Commis à la documentation

Service de Gestion Documentaire France Longpré inc; Lévis; On-site; CAD 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Service de Gestion Documentaire France Longpré inc recherche un commis au classement pour assurer l’organisation, la validation et la mise à jour des documents selon les procédures établies. Sous supervision, vous participerez au suivi et au classement des dossiers et veillerez à la confidentialité et à la sécurité des informations.

Formation complète offerte, possibilités d’évolution vers technicien en documentation ou chargé de projet.

Qualifications

• Bon sens de l’organisation et souci du détail.
• Capacité à travailler de façon autonome, rigoureuse et méthodique.
• Connaissance de base des outils informatiques, particulièrement Excel.
• Rigueur, discrétion et respect des procédures.
• Esprit d’équipe et fiabilité dans l’exécution du travail.

Responsibilities

• Effectuer la prise d’inventaire des documents et en assurer le suivi dans une base de données (principalement Excel).
• Valider l’état des dossiers (ouverts, fermés ou à transférer) dans les portails ou systèmes de gestion documentaire.
• Sortir, classer et localiser les dossiers selon des listes préétablies.
• Appliquer rigoureusement les règles et procédures de gestion documentaire.
• Collaborer avec l’équipe de travail pour assurer la fluidité des opérations et le respect des échéanciers.
• Maintenir un environnement de travail ordonné et sécuritaire.
• Respecter la confidentialité des documents manipulés.

Skills

Organisation

Autonomie

Excel de base

Rigueur

Travail d'équipe

Tools

Excel

Job description

Description Du Poste

Le commis au classement joue un rôle essentiel dans la bonne gestion documentaire des organisations. Il est responsable d’assurer l’organisation, la validation et la mise à jour des documents selon les procédures établies. Il participe activement au suivi, au repérage et au classement des dossiers dans les systèmes et voûtes prévues à cet effet. Sous la supervision d’un chargé de projet, il veille à la conformité, à la qualité et à la sécurité de l’information, tout en appliquant les règles de gestion documentaire et les normes de confidentialité en vigueur.

Description de l'entreprise

Gestion documentaire

Description de l’offre d’emploi

Responsabilités principales

• Effectuer la prise d’inventaire des documents et en assurer le suivi dans une base de données (principalement Excel).
• Valider l’état des dossiers (ouverts, fermés ou à transférer) dans les portails ou systèmes de gestion documentaire.
• Sortir, classer et localiser les dossiers selon des listes préétablies.
• Appliquer rigoureusement les règles et procédures de gestion documentaire.
• Collaborer avec l’équipe de travail pour assurer la fluidité des opérations et le respect des échéanciers.
• Maintenir un environnement de travail ordonné et sécuritaire.
• Respecter la confidentialité des documents manipulés.

Compétences et qualités recherchées

• Bon sens de l’organisation et souci du détail.
• Capacité à travailler de façon autonome, rigoureuse et méthodique.
• Connaissance de base des outils informatiques, particulièrement Excel.
• Rigueur, discrétion et respect des procédures.
• Esprit d’équipe et fiabilité dans l’exécution du travail.

Conditions de travail

• Formation complète offerte à l’interne.
• Possibilités d’avancement vers des postes de technicien en documentation ou chargé de projet.
• Environnement de travail humain et stimulant.
• Mandats variés dans plusieurs régions du Québec.
• Un véhicule pour les déplacements est nécessaire ou la/le candidat demeure à Lévis

Qualifications professionnellesCette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)Langues

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Expérience

7 à 11 mois

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à travailler en équipe
• Respect des normes et règlements