Secrétaire de paroisse / adjointe à la direction

La Fabrique de la paroisse de Saint-Thomas d'Aquin; Quebec; Sur place; CAD 38 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

La Fabrique de la paroisse de Saint-Thomas-d'Aquin recherche un secrétaire de paroisse pour accueillir et orienter les visiteurs, appliquer les normes et gérer les tâches administratives quotidiennes.

Le poste implique la coordination des bénévoles et des activités, la tenue des dossiers et la liaison avec l'administration pour les paiements et les ressources matérielles.

Qualifications

• Accueil des visiteurs et réponse aux demandes d'information avec courtoisie.
• Rédiger et corriger lettres, comptes rendus et documents administratifs.
• Tenue à jour des dossiers, agendas et registres paroissiaux.

Responsabilités

• Recevoir les visiteurs et orienter les demandes vers le service adapté.
• Gérer les appels, répondre au téléphone et acheminer les messages.
• Rédiger et mettre en forme documents et rapports variés.
• Coordonner les réservations de salles et les activités paroissiales.

Connaissances

Accueil et relationnel

Rédaction et correction de documents

Organisation et gestion des dossiers

Utilisation bureautique

Outils

Google Workspace

Suite bureautique

Description du poste

L'Église catholique Saint-Thomas-d\'Aquin est un OBNL hors du commun. Axée sur le développement de la foi des jeunes adulte et des familles, elle se distingue comme paroisse en croissance. Avec plus de 400 bénévoles et une centaines d'activités annuelles variées, la paroisse ne cesse de surprendre (formations, retraites spirituelles, parcours alpha, cinéma, diffusion The Chosen, club de boxe, équipe de volley-ball, canôt à glace, bistro du curé, etc). Vous cherchez une mission qui fait du sens ? Chez nous, les humains ne sont pas des numéros, mais ils font partie de la famille. Apportez vos talents et vos connaissances pour relever des défis et contribuer à perpétuer un lieu vivant et dynamique centré sur la foi.

Relevant de la direction générale, le secrétaire de paroisse est chargé d\'accueillir et diriger les visiteurs, d’appliquer les normes et règlements, de répondre et d’acheminer les appels téléphoniques et de fournir des renseignements généraux. Elle effectue aussi différentes tâches administratives et coordonne les bénévoles qui sont en service ponctuel ou permanent au secrétariat.

Plus spécifiquement :

• Assurer, sur place ou par téléphone, l’accueil des personnes désirant connaître les services de la Paroisse et s'en prévaloir.
• Fournir les renseignements élémentaires aux interlocuteurs avec courtoisie et professionnalisme;
• Diriger les requêtes vers la personne ou le service le plus approprié;
• Rédiger et corriger des lettres, comptes rendus de rencontres et autres documents ;
• Tenir à jour et classer les dossiers de la Paroisse : papiers, virtuels, bases de données, registres et calendriers;
• Utiliser divers équipements de bureau dans l'accomplissement de son travail (photocopieur, timbreuse, ordinateur, imprimante etc.) et veiller à l’entretien des appareils;
• Recevoir les offrandes de messes, les entrées au logiciel de messes et faire le lien avec l’administration pour les paiements;
• Préparer les documents pour la sacristie (prières universelles, intentions de messe, prône, quêtes commandées);
• Coordonner les célébrations et réservations de salles (sacrements, funérailles, messes, réservations de salle, sacristain, monteur de salle, agenda, remise de clé, état des lieux, lien avec les maisons funéraires, etc);
• Effectuer la préparation, la mise en page et la correction de documents et de rapports, notamment pour la fabrique;
• Commander le matériel et gérer les inventaires;
• Gérer les comptes maîtres (boîtes vocales, codes de porte, répondeur, calendriers, Google, etc.);
• Veiller à la bonne tenue des dossiers paroissiaux , comprenant les registres, les archives et les statistiques de la paroisse;
• Assumer toutes autres tâches connexes.

Exigences spécifiques:

L’employé peut répartir l'horaire de travail s'il respecte les heures d'ouvertures du mardi au jeudi de 14h à 17h et qu'il est disponible pour assister à la réunion d’employés le jeudi midi.