Adjointe ou adjoint à l’administration

Loisirs du Trait-Carré; Quebec; On-site; CAD 36,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Stationnement gratuit

Assurances collectives

RVER

Congés maladie/personnels

Fériés

Job summary

Loisirs du Trait-Carré recherche un Adjoint·e à l’administration pour assurer l’accueil, la gestion des inscriptions et le suivi administratif des activités et locations. Le poste participe à la circulation de l’information entre les secteurs et assure un service professionnel et accessible à la communauté.

Avec un horaire de jour à temps plein et 35 h/semaine, le candidat contribuera à la coordination des activités, à la facturation et au respect des procédures internes.

Qualifications

• Formation collégiale ou universitaire dans un domaine pertinent au poste.
• Expérience en administration et en service à la clientèle.
• Expérience en gestion d’inscriptions, de réservations ou de dossiers administratifs est un atout.
• Connaissance des outils informatiques et des logiciels bureautiques (Suite Office, Qidigo, etc.).

Responsibilities

• Répondre aux appels et courriels; accueillir la clientèle et les guider.
• Recevoir et traiter les demandes de location de salles et terrains.
• Effectuer les inscriptions et suivre les dossiers des participants.
• Préparer et suivre les documents administratifs et les paiements.

Skills

Service à la clientèle

Communication

Organisation

Gestion multitâche

Education

Formation collégiale en administration

Tools

Suite Office

Qidigo

Job description

Adjoint·e à l’administration

Les Loisirs du Trait-Carré est un organisme à but non lucratif actif en loisirs et en animation dans le secteur de Charlesbourg. Nous offrons une programmation diversifiée d’activités sportives, culturelles et récréatives destinée aux jeunes, aux familles et à l’ensemble de la communauté. Notre équipe contribue à faire vivre un milieu dynamique et accessible, particulièrement à travers une programmation estivale active.

Informations sur le poste

Lieu : Capitale-Nationale (Loisirs du Trait-Carré)

Type de poste : temps plein, permanent

Horaire : 35 h/semaine, horaire de jour, possibilité soirs et fins de semaine selon les activités

Entrée en poste : fin novembre 2026

Salaire : 20 $ à 23,50 $/heure (selon expérience)

Supérieur.e immédiat.e : Direction générale

Avantages sociaux : stationnement gratuit, assurances collectives, RVER, congés maladies/personnels, fériés

Objectif du poste

La personne joue un rôle central dans l’accueil des personnes citoyennes, la gestion des inscriptions, le traitement des demandes de location, le suivi administratif des activités ainsi que la circulation de l’information entre les différents secteurs de l’organisation.

Elle contribue à assurer un service professionnel, efficace et cohérent auprès de la population, tout en soutenant l’équipe dans la réalisation des activités et services offerts par l’organisme.

RESPONSABILITÉS

Service à la clientèle

• Répondre aux appels, courriels et demandes d’information
• Accueillir et accompagner la clientèle dans leurs démarches
• Informer la clientèle concernant les activités, services et installations
• Assurer le suivi des demandes et orienter les personnes vers les bonnes ressources au besoin
• Intervenir avec professionnalisme lors de situations complexes ou d’insatisfaction

Gestion des locations

• Recevoir et traiter les demandes de location de salles et terrains sportifs
• Effectuer les réservations et assurer les suivis nécessaires auprès de la clientèle
• Préparer la documentation et la facturation associées aux locations
• Transmettre les informations pertinentes aux équipes concernées
• Appliquer les politiques et procédures de location de l’organisme

Inscriptions et dossiers des personnes participantes

• Effectuer les inscriptions aux différentes activités de l’organisme
• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers des personnes participantes
• Traiter les modifications, annulations et demandes de remboursement selon les procédures établies
• Produire les listes et informations nécessaires aux responsables d’activités
• Collaborer avec les différents secteurs afin d’assurer l’exactitude des informations

Soutien administratif

• Préparer, classer et assurer le suivi de documents administratifs
• Effectuer les suivis des comptes clients et des paiements
• Contribuer à la préparation de différents documents administratifs

Qualifications

• Formation collégiale ou universitaire dans un domaine pertinent au poste
• Toute combinaison pertinente de formation et d’expérience sera considérée
• Expérience en administration et en service à la clientèle
• Expérience en gestion d’inscriptions, de réservations ou de dossiers administratifs, un atout
• Expérience dans un milieu communautaire, municipal ou OBNL, un atout
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique (Suite Office, Qidigo, etc.)

Profil recherché

• Personne dynamique, positive et à l’aise d’interagir avec différents publics
• Possède un excellent sens du service à la clientèle et aime créer une expérience positive pour la clientèle
• Fait preuve d’initiative, apprend rapidement et s’approprie facilement de nouvelles procédures et de nouveaux outils
• Est organisée, rigoureuse et capable de gérer plusieurs demandes simultanément
• Est capable d’appliquer les politiques et procédures avec constance
• Est autonome tout en aimant travailler en équipe
• Se adapte facilement à un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement
• A envie de contribuer concrètement au fonctionnement et à l’amélioration de l’organisme