Secrétaire à l'Info-Service

La Tuque; La Tuque; Hybrid; CAD 32,000 - 44,000; Full time

Job summary

La Ville de La Tuque recrute pour l'Info-service un Secrétaire compétent. Vous saisirez et traiterez la correspondance, les courriels, les appels et les factures, et produirez des rapports d'encaissement.

Exigences: études collégales ou DEP en administration ou bureautique et une expérience d'un an. Maîtrise du français, connaissance de l'anglais, et bureautique MS Office. Poste sur place, horaire 35 h/semaine, salaires 27,55 $/heure.

Qualifications

• Scolarité: Études collégiales OU DEP en administration ou bureautique ou toute combinaison d'expérience et/ou de formation jugée équivalente;
• Un (1) an d'expérience pertinente.
• Excellent français parlé et écrit, connaissances d'usage en anglais ;
• Connaissance des principaux logiciels de la Suite Microsoft Office (Word et Excel) ;
• Sens du service à la clientèle, capacité d'écoute, sens de l'organisation et habiletés de communication;
• Aisance avec les outils numériques dont les médias sociaux;
• Habileté à manipuler des chiffres et à réaliser des calculs courants de manière fiable;
• Qualités/aptitudes personnelles:
• Sens de l'organisation;
• Autonomie et initiative;
• Esprit d'équipe;

Responsibilities

• Saisir et traiter la correspondance, les courriels, les appels, les factures et les demandes des citoyens;
• Produire des factures, faire l'encaissement des paiements, saisir l'information au logiciel comptable ;
• Balancer la caisse et produire les rapports d'encaissement;
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone, courriers électroniques ou plateforme web ;
• Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
• Tenir des agendas, fixer et confirmer les rendez-vous et réunions, réserver des salles de réunions ;
• Transmettre des formulaires et renseignements requis par certains services (permis, recrutement, etc.) aux clients;
• Accueillir les citoyens et visiteurs, offrir un service à la clientèle courtois et les orienter selon leurs besoins
• Effectuer des appels de suivi, compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements;
• Effectuer la mise à jour du site web selon les directives et diffuser les communiqués de presse.

Skills

Français excellent

Anglais moyen

Service client

Écoute active

Organisation

Numérique & réseaux sociaux

Calculs simples

Education

Études collégiales OU DEP en administration ou bureautique

Tools

Word

Excel

Job description

Intitulé du poste: Secrétaire à l'Info-service

Secteur d'activité : Affaires, finance et administration

Principales responsabilités:

Saisir et traiter la correspondance, les courriels, les appels, les factures et les demandes des citoyens;

Produire des factures, faire l'encaissement des paiements, saisir l'information au logiciel comptable ;

Balancer la caisse et produire les rapports d'encaissement;

Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone, courriers électroniques ou plateforme web ;

Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;

Tenir des agendas, fixer et confirmer les rendez-vous et réunions, réserver des salles de réunions ;

Transmettre des formulaires et renseignements requis par certains services (permis, recrutement, etc.) aux clients;

Accueillir les citoyens et visiteurs, offrir un service à la clientèle courtois et les orienter selon leurs besoins

Effectuer des appels de suivi, compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements;

Effectuer la mise à jour du site web selon les directives et diffuser les communiqués de presse.

Exigences du poste:

Scolarité: Études collégiales OU DEP en administration ou bureautique ou toute combinaison d'expérience et/ou de formation jugée équivalente;

Un (1) an d'expérience pertinente.

Compétences du candidat

Excellent français parlé et écrit, connaissances d'usage en anglais ;

Connaissance des principaux logiciels de la Suite Microsoft Office (Word et Excel) ;

Sens du service à la clientèle, capacité d'écoute, sens de l'organisation et habiletés de communication;

Aisance avec les outils numériques dont les médias sociaux;

Habileté à manipuler des chiffres et à réaliser des calculs courants de manière fiable;

Qualités/aptitudes personnelles:

Sens de l'organisation;

Autonomie et initiative;

Esprit d'équipe;

Horaire de travail :

L'employé sera appelé à travailler 5 jours par semaine, pour environ 35 heures de travail. Les journées de congé seront les samedis et les dimanches.

Horaire d'été : du lundi au jeudi de 7h45 à 12h et de 13h à 16h30, le vendredi de 8h à 12h.

Horaire régulier: du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 13h à 16h30

Statut d'emploi : Offre permanente

Déplacements professionnels: Non

Sur place seulement, hybride ou possibilité de télétravail : Aucune possibilité de télétravail

Avantages sociaux:

Avantages sociaux: assurance invalidité, assurance maladie complémentaire, soin de la vue, services paramédicaux;

Régime de retraite : Régime à prestation déterminée;

Congés payés: 10 jours/année;

Congés mobiles: 28 heures de congé/année;

Autres : selon la convention collective.

Salaire :

27,55$/heure.

Heures supplémentaires: Possibilité de cumuler jusqu'à 35 heures de temps supplémentaire à être utiliser en congés payés.

Lieu de travail:

Nom de l'organisation : Ville de La Tuque

Adresse: 375, rue Saint-Joseph, La Tuque (Québec) G9X 1L5

Numéro de téléphone : [phone]

Adresse courriel : [e-mail]

Autres lieux de travail: Non