Secrétaire de direction - premier niveau - Bureau de la Vérificatrice Générale

Ville de Montréal; Montreal; On-site; CAD 42,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages concurrentiels

Conciliation travail-vie personnelle

Défis d'envergure

Carrière au service de Montréal

Job summary

La Ville de Montréal – Bureau du vérificateur général (BVG) cherche à pourvoir un poste permanent d’employé(e) de bureau et soutien administratif. Vous appuierez la vérificatrice générale et l’équipe, en assurant le secrétariat et le suivi des dossiers.

Vous collaborerez avec les arrondissements, les services municipaux et partenaires externes, préparerez etRédigerez divers rapports destinés à la direction et à l’audit, et coordonnerez les réunions selon les besoins opérationnels.

Qualifications

• Expérience confirmée en secrétariat et soutien exécutif.
• Maîtrise de la rédaction et mise en page de documents professionnels.
• Connaissances des normes et procédures administratives.

Responsibilities

• Assurer un soutien administratif constant à la vérificatrice générale et à l'équipe.
• Établir et maintenir les liens avec les arrondissements et services municipaux.
• Rédiger et vérifier des rapports et documents destinés à la direction et audit.
• Préparer et coordonner les réunions et le calendrier.
• Effectuer le suivi des échéances et rappels.

Skills

Soutien administratif

Secrétariat de direction

Gestion des dossiers décisionnels

Education

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat

Attestation d'études collégiales en bureautique

Tools

Microsoft Office

Simon

Kronos

GDD (Gestion des dossiers décisionnels)

Job description

Catégorie d'emploi: Employé(e) de bureau, soutien administratif et technique - Col blanc

Horaire: Flexible, 70 heures sur 2 semaines | Mode hybride dont 1 à 2 jours en présence au bureau, selon les besoins opérationnels

Adresse: 1550, rue Metcalfe, Montréal, H3A 1X6 | Station de métro Peel et station de REM McGill à proximité

Ce processus vise à pourvoir 1 poste vacant permanent (36452).

NOTRE OFFRE

Sous l’autorité de la vérificatrice générale, le Bureau du vérificateur général (BVG) joue un rôle essentiel dans la gouvernance des municipalités, car il fournit aux élu(e)s et aux citoyen(ne)s un regard objectif et indépendant sur la qualité de la gestion des fonds publics, la conformité aux lois et règlements ainsi que la fiabilité des états financiers. La vérificatrice générale relève directement du conseil municipal. L’indépendance, le respect, l’intégrité et l’objectivité sont les valeurs qui guident le BVG.

Votre mandat

Vous apportez un soutien administratif constant à la vérificatrice générale et à l'équipe. Vous établissez et maintenez des liens fonctionnels avec les arrondissements, les services de la Ville ainsi que les partenaires externes impliqués dans le cadre du suivi des dossiers. Plus spécifiquement, vous :

• Agissez en qualité d'aide-conseil en ce qui concerne les tâches de secrétariat et de soutien administratif de premier niveau;
• Révisez, vérifiez, effectuez la mise en page et rédigez divers documents (Ex : rapport annuel, rapports d'audit, plans et résultats d'audit) destinés à la direction du BVG et aux entités auditées en respectant des normes strictes;
• Priorisez les dossiers et les documents en fonction des urgences;
• Faites les suivis sur le cheminement et les échéances et effectuez les rappels nécessaires;
• Réglez un grand nombre de détails administratifs significatifs;
• Coordonnez les réunions;
• Préparez et diffusez la revue de presse quotidienne;
• Recevez et transmettez les appels téléphoniques.

Des questions? N’hésitez pas à communiquer avec Marianne Racine-Laberge ([e-mail]), spécialiste en acquisition de talents.

PROFIL RECHERCHÉ

• Détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou une atestation d'études collégiales en bureautique
• 5 années d'expérience en lien avec les responsabilités du poste, plus spécifiquement comme secrétaire de direction
• Maîtrise de la suite Microsoft Office ainsi que des applications Simon, Kronos et gestion des dossiers décisionnels (GDD)
• Maîtrise de la langue française à un niveau supérieur
• Connaissance de la langue anglaise niveau fonctionnel est un atout

Votre candidature devra être recommandée au terme du processus d’accréditation sécuritaire du SPVM.

NOS AVANTAGES

• Des défis d'envergure
• Une carrière au service de la population montréalaise
• Une rémunération et des avantages concurrentiels
• La conciliation travail-vie personnelle
• La possibilité de faire progresser votre carrière

Soyez fière ou fier de travailler pour le premier employeur en importance de la région métropolitaine et la plus importante métropole francophone en Amérique du Nord. La Ville de Montréal, c'est près de 30 000 talents qui contribuent chaque jour à l'essor de la Ville et à faire la différence pour la population et le bien public.