Responsable à l'accueil et adjoint(e) à la direction

Coude à Coude; Shawinigan; On-site; CAD 38,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux

Job summary

Coude à Coude à Shawinigan recherche une personne pour accueillir les familles, faciliter l’accès aux rendez‑vous cliniques et soutenir la direction dans ses tâches administratives. Sous la supervision de la direction générale, vous assurez un accueil chaleureux et une coordination rigoureuse des rendez‑vous.

Vous travaillez en étroite collaboration avec l’équipe clinique et le personnel, gérez le courrier et les documents, saisissez les dossiers et compilez les statistiques demandées.

Qualifications

• Expérience en secrétariat, en administration ou en accueil.
• Maîtrise des outils bureautiques et des bases de données.
• Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités.
• Connaissance des normes de confidentialité applicables aux dossiers cliniques.

Responsibilities

• Acceuillir les familles lors des rendez‑vous et orienter les demandes.
• Gérer le courrier et les communications documentaires.
• Planifier, confirmer et suivre les rendez‑vous dans la base de données; gérer annulations et reprogrammations.
• Informer les familles des modalités pratiques et signaler les difficultés de planification.
• Saisir et mettre à jour les dossiers, classer les documents et compiler les statistiques.
• Faciliter la circulation de l’information entre les familles, le personnel médical et la direction.
• Signaler les informations manquantes et transmettre les appels et documents selon le protocole.
• Assurer le soutien administratif de la direction générale et adjointe.
• Participer à la vie de l’organisme et aux rencontres d’équipe.

Skills

Secrétariat

Administration

Accueil

Confidentialité dossiers

Coordination clinique

Tools

Suite bureautique

Job description

Un accueil chaleureux peut faire toute la différence

Vous aimez le contact humain autant que le travail bien organisé ? Coude à Coude recherche une personne pour accueillir les familles, faciliter l’accès aux rendez‑vous cliniques et soutenir la direction dans ses tâches administratives.

La créativité, la bienveillance, l’ancrage et l’épanouissement guident notre travail. L’entraide et la collaboration font partie intégrante de notre culture.

Votre rôle

Sous la supervision immédiate de la direction générale, vous assurez un accueil chaleureux, une coordination rigoureuse des rendez‑vous et un traitement confidentiel des informations. Vous travaillez en étroite collaboration avec l’équipe clinique, la direction générale et la direction adjointe.

Vos principales responsabilités

• Accueillir les familles lors des rendez‑vous et les visiteurs de Coude à Coude, répondre aux appels et orienter les demandes vers les bonnes personnes;
• Gérer le courrier et les communications documentaires;
• Planifier, confirmer et suivre les rendez‑vous dans la base de données. Gérer les annulations et les reprogrammations;
• Informer les familles des modalités pratiques et signaler les difficultés récurrentes de disponibilité ou de planification;
• Saisir et mettre à jour les dossiers, classer les documents cliniques et compiler les statistiques demandées;
• Faciliter la circulation de l’information entre les familles, le personnel médical, l’équipe d’intervention et la direction;
• Signaler les informations manquantes et transmettre sans délai les appels, documents ou remarques préoccupants selon le protocole de relais;
• Assurer le soutien administratif de la direction générale et de la direction adjointe;
• Participer à la vie de l’organisme, aux rencontres d’équipe et aux mobilisations collectives et contribuer aux opérations selon les besoins.

Ce poste se consacre à l’accueil, à la coordination et au soutien administratif. L’évaluation familiale, l’accompagnement psychosocial et les décisions cliniques relèvent de l’équipe clinique.

Les compétences recherchées

• Expérience en secrétariat, en administration ou en accueil;
• Maîtrise des outils bureautiques et des bases de données;
• Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités;
• Connaissance des normes de confidentialité applicables aux dossiers cliniques;
• Capacité à travailler en étroite coordination avec une équipe clinique.

Les qualités qui vous caractérisent

Vous faites preuve de discrétion, de rigueur et d’attention aux détails. Votre accueil est chaleureux et vous demeurez calme lorsque les demandes se multiplient. Vous avez le sens du service et savez vous affirmer avec bienveillance.

Conditions d’emploi

• Lieu de travail : Coude à Coude, Shawinigan (secteur Grand‑Mère). Présentiel.
• Statut du poste et horaire : Permanent. Horaire à discuter (3 à 5 jours par semaine).
• Rémunération et avantages : Selon expérience et scolarité. Plusieurs avantages sociaux à découvrir.
• Entrée en fonction : Octobre