Agent(e) administratif(-ive)

Le Groupe Forget; Cowansville; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives généreuses

Horaire stable 8h00–16h30, lundi au‑fr

Job summary

Le Groupe Forget cherche une personne polyvalente pour assurer le soutien administratif et le service à la clientèle au sein de notre équipe. Vous accueillerez les patients, organiserez les rendez-vous et assurerez le suivi des dossiers et documents liés à la facturation et à la RAMQ.

Vous gérerez l’inventaire, la comptabilité de base et les commandes, tout en respectant les procédures et en restant disponible pour les professionnels.

Qualifications

• Minimum de 2 années d’expérience pertinente en administration ou secrétariat.
• Maîtrise des outils Office et d’un système de gestion des dossiers médicaux.
• Capacité à accueillir et conseiller les patients, et à gérer l’agenda.

Responsibilities

• Accueillir les patients à la réception et répondre aux questions.
• Gérer l’agenda des professionnels et les rendez-vous.
• Assurer le suivi des dossiers et préparer les documents pour les professionnels.
• Conformité des documents de facturation et suivis avec RAMQ, CNESST et assureurs.
• Numériser et traiter les dossiers patients après visite et gérer les communications.
• Traiter les paiements et clôturer les rapports de vente.
• Préparer, recevoir et expédier les commandes et superviser l’inventaire.
• Communiquer les données financières à la comptabilité.

Skills

Bilinguisme fr/anglais

Maîtrise Office (Outlook, Word, Excel)

Gestion du stress

Empathie et patience

Adaptabilité

Education

Diplôme professionnel ou collégial en administration (spécialisation en secrétariat)

Tools

Office Suite

Dossiers médicaux électroniques

Job description

Nous nous engageons à offrir un service client exceptionnel, plaçant le bien-être et la satisfaction de nos patients au cœur de nos préoccupations. Notre équipe de professionnels chevronnés accompagne, écoute, répond aux questions et examine les alternatives et procédures pour chaque patient, garantissant des soins de haute qualité.

Votre mission consistera à être le pivot administratif au sein de notre équipe, garantissant un soutien de qualité et une coordination fluide des activités quotidiennes de nos professionnels.

VOTRE CONTRIBUTION AU SEIN DE L’ÉQUIPE

Service à la clientèle et soutien administratif

• Accueillir chaleureusement les patients à la réception;
• Informer les patients et répondre amicalement à leurs questions par téléphone;
• Gérer de façon optimale l’agenda des professionnels et les rendez-vous;
• Assurer les suivis personnalisés avec les clients conformément aux détails de leurs dossiers et préparer avec précision ces dossiers pour nos professionnels;
• Assurer la conformité des documents de facturation et effectuer les suivis nécessaires avec la RAMQ, la CNESST, les assureurs et les autres organismes payeurs;
• Gérer efficacement les dossiers des patients après leur visite, en numérisant et traitant l’information;
• Gérer diligemment les correspondances et les communications (poste, courriel, télécopie, mémos, etc.).

Comptabilité et inventaire

• Traiter les paiements reçus des patients et en assurer le suivi au besoin;
• Clôturer les transactions journalières et finaliser les rapports de vente;
• Réaliser les dépôts et transmettre les documents à la comptabilité;
• Préparer, recevoir et expédier les commandes;
• Superviser l’inventaire des produits pour les patients et des fournitures de bureau;
• Orchestrer la préparation des bons de commande auprès des fournisseurs et en assurer le suivi;
• Communiquer les données financières relatives à la gestion de l’inventaire à la comptabilité.
• Titulaire d’un diplôme professionnel ou collégial en administration (spécialisation en secrétariat);
• Minimum de 2 années d’expérience pertinente;
• Bilinguisme* à l’oral et à l’écrit (un atout);
• Maîtrise des outils de la suite Office (Outlook, Word et Excel);
• Connaissance de la gestion des dossiers médicaux électroniques.
• Capacité à apprendre rapidement et à s’adapter à de nouveaux défis dans un environnement en constante évolution;
• Capacité à gérer le stress et à maintenir une attitude positive, même dans les situations difficiles;
• Sensibilité, empathie et patience envers une clientèle âgée.
• Salaire compétitif basé sur l’expérience et les qualifications;
• Régime d’assurances collectives généreux, entièrement pris en charge par l’employeur;
• Horaire de travail stable de 8 h 00 à 16 h 30 du lundi au vendredi;

*Le poste requiert une maîtrise bilingue du français et de l’anglais en raison des motifs suivants:

• La localisation du poste dans une région où une part significative de la population s’exprime en anglais;
• La nécessité pour le candidat retenu de communiquer efficacement avec la clientèle, que ce soit en personne ou au téléphone, et ce de façon quotidienne. Cela implique de fournir des instructions simples, de planifier des rendez-vous médicaux, de comprendre les interrogations des patients et d’y répondre ou de les orienter vers le professionnel approprié. Le candidat devra posséder un niveau avancé tant en production orale qu’en compréhension orale de l’anglais;
• La capacité du candidat à lire et comprendre des communications écrites en anglais émanant tant de clients que de professionnels de la santé, et à y répondre également par écrit en anglais, et ce de façon quotidienne. Le candidat devra posséder un niveau intermédiaire tant en production écrite qu’en compréhension écrite de l’anglais.