Agent(e) administratif(-ive)

Le Groupe Forget; Victoriaville; Hybrid; CAD 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective

Job summary

Le Groupe Forget à Victoriaville recherche un agent administratif pour assurer l’accueil des patients à la réception, informer et orienter, et gérer l’agenda des professionnels.

Vous serez en charge de la gestion des dossiers patients, de la facturation et des suivis avec les organismes, tout en assurant le contrôle des stocks et les communications.

Qualifications

• Diplôme professionnel ou collégial en administration, spécialisation secrétariat.
• Minimum de 2 années d’expérience pertinente.
• Maîtrise des outils de la suite Office (Outlook, Word et Excel).
• Connaissance de la gestion des dossiers médicaux électroniques.
• Capacité à apprendre rapidement et à s’adapter à un environnement en constante évolution.
• Capacité à gérer le stress et à maintenir une attitude positive.
• Sensibilité, empathie et patience envers une clientèle âgée.

Responsibilities

• Accueillir chaleureusement les patients à la réception et répondre à leurs questions.
• Informer les patients par téléphone et gérer l'agenda des professionnels.
• Gérer les dossiers et les préparer pour les professionnels.
• Assurer la conformité des documents de facturation et les suivis avec les payeurs.
• Numériser et traiter les dossiers des patients après leur visite.
• Gérer les correspondances et communications (poste, courriel, télécopie, mémos).
• Clôturer les transactions journalières et finaliser les rapports de vente.
• Préparer, recevoir et expédier les commandes; superviser l’inventaire des fournitures.

Skills

Service client

Organisation

Gestion d'agenda

Gestion du stress

Empathie

Education

Diplôme professionnel ou collégial en administration (secretariat)

Tools

Outlook

Word

Excel

Dossiers médicaux électroniques

Job description

Agent(e) administratif(ve) – Victoriaville

Nous nous engageons à offrir un service client exceptionnel, plaçant le bien-être et la satisfaction de nos patients au cœur de nos préoccupations. Notre équipe de professionnels chevronnés accompagne, écoute, répond aux questions et examine les alternatives et procédures pour chaque patient, garantissant des soins de haute qualité.

Service à la clientèle et soutien administratif

• Accueillir chaleureusement les patients à la réception;
• Informer les patients et répondre amicalement à leurs questions par téléphone;
• Gérer de façon optimale l’agenda des professionnels et les rendez‑vous;
• Assurer les suivis personnalisés avec les clients conformément aux détails de leurs dossiers et préparer avec précision ces dossiers pour nos professionnels;
• Assurer la conformité des documents de facturation et effectuer les suivis nécessaires avec la RAMQ, la CNESST, les assureurs et les autres organismes payeurs;
• Gérer efficacement les dossiers des patients après leur visite, en numérisant et traitant l’information;
• Gérer diligemment les correspondances et les communications (poste, courriel, télécopie, mémos, etc.).

Comptabilité et inventaire

• Traiter les paiements reçus des patients et en assurer le suivi au besoin;
• Clôturer les transactions journalières et finaliser les rapports de vente;
• Réaliser les dépôts et transmettre les documents à la comptabilité;
• Préparer, recevoir et expédier les commandes;
• Superviser l’inventaire des produits pour les patients et des fournitures de bureau;
• Orchestrer la préparation des bons de commande auprès des fournisseurs et en assurer le suivi;
• Communiquer les données financières relatives à la gestion de l’inventaire à la comptabilité.
• Titulaire d’un diplôme professionnel ou collégial en administration (spécialisation en secrétariat);
• Minimum de 2 années d’expérience pertinente;
• Maîtrise des outils de la suite Office (Outlook, Word et Excel);
• Connaissance de la gestion des dossiers médicaux électroniques.
• Capacité à apprendre rapidement et à s’adapter à de nouveaux défis dans un environnement en constante évolution;
• Capacité à gérer le stress et à maintenir une attitude positive, même dans les situations difficiles;
• Sensibilité, empathie et patience envers une clientèle âgée.
• Salaire compétitif basé sur l’expérience et les qualifications;
• Régime d’assurances collectives généreux, entièrement pris en charge par l’employeur;
• Horaire de travail stable, du lundi au vendredi de 8h00 à 16h30.