Receptionist-telephone operator

Firstbase Services; Abbotsford; On-site; CAD 40,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Dental plan

Health care plan

Job summary

Firstbase Services à Abbotsford recherche un(e) agent administratif(ve) polyvalent(e) pour répondre au téléphone, accueillir les visiteurs et diriger vers les services concernés.

Vous fournirez des informations de base au public, enregistrerez les données, gérerez l’agenda et effectuerez diverses tâches administratives courantes tout en respectant les délais et la précision. Vous travaillez en 40 heures/semaine, avec plan de travail permanent.

Qualifications

• Détails: pas de diplôme requis, formation possible sur le tas.
• Compétences générales en service à la clientèle et en assistance administrative.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et les diriger vers les contacts ou services appropriés.
• Fournir des informations de base au public.
• Obtenir et traiter les informations nécessaires pour le service client.
• Gérer le standard téléphonique.
• Commander des fournitures de bureau.
• Enregistrer et transmettre les informations.
• Planifier et confirmer les rendez-vous.
• Maintenir les registres et journaux de travail.
• Effectuer les tâches administratives telles que le classement et l'envoi du courrier.
• Répondre au téléphone et transmettre les messages.
• Organiser les téléconférences.
• Saisir des données.

Skills

Excellent oral communication

Excellent written communication

Attention to detail

Time management

Organized

Reliability

Team player

Multitask

Maturity

Flexibility

Efficient interpersonal skills

Education

No degree, certificate or diploma

Tools

MS Office

MS Word

MS Excel

MS Outlook

MS PowerPoint

MS Access

MS Windows

Electronic mail

Spreadsheet

Job description

• Durée de l'emploi: Permanent
• Langue de travail: Anglais
• Heures de travail: 40 hours per week
• Education:
• Expérience:

Education

• No degree, certificate or diploma

Tasks

• Greet people and direct them to contacts or service areas
• Provide basic information to clients and the public
• Obtain and process information required to provide customer service
• Operate switchboard or telephone system
• Order office supplies
• Record and relay information
• Schedule and confirm appointments
• Maintain work records and logs
• Perform clerical duties, such as filing and sorting and distributing mail
• Answer telephone and relay telephone calls and messages
• Arrange teleconferences
• Perform data entry

Computer and technology knowledge

• Switchboard 1-25 lines
• Electronic scheduler
• Word processing software
• MS Office
• Database software
• Presentation software
• Electronic mail
• Spreadsheet
• MS Access
• MS Excel
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Word
• MS Windows

Transportation/travel information

• Own transportation
• Public transportation is available

Work conditions and physical capabilities

• Ability to work independently
• Fast-paced environment
• Work under pressure
• Tight deadlines
• Repetitive tasks
• Attention to detail
• Sitting

Personal suitability

• Efficient interpersonal skills
• Excellent oral communication
• Excellent written communication
• Flexibility
• Organized
• Reliability
• Team player
• Ability to multitask
• Time management
• Maturity

Screening questions

• Are you available to start on the date listed in the job posting?
• Do you have experience working in this field?

Experience

• No experience (will train)

Employment terms options

• Day

Health benefits

• Dental plan
• Health care plan