Coordonnateur(trice) ventes et opérations banquets - Sales & Banquet Operations Coordinator

Urgo Hotels Canada; Quebec; On-site; CAD 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Régime de retraite avec contribution

Transport en commun ou stationnement

Prime de référencement

Tarifs employés Marriott

Développement et avancement

Job summary

Marriott Québec Centre-Ville est à la recherche d’un Coordonnateur(trice) ventes et opérations banquets pour rejoindre son équipe. Relevant de la Directrice des ventes et marketing, vous coordonnez les groupes confirmés et assurez le bon déroulement des événements à l’hôtel.

Vous serez le point de contact principal pour nos clients et travaillerez avec les départements afin d’offrir une expérience fluide et personnalisée, incluant la facturation et le montage des salles.

Qualifications

• Capacité à utiliser les fonctions avancées de différents systèmes informatiques (suivis clients, contrôle des inventaires, outils de prévisions).
• Personnalité créative, axée sur les résultats et la qualité du service banquets.
• Rigueur et excellent sens de l’organisation, souci du détail dans le suivi des dossiers.
• Excellentes aptitudes en communication, en français et en anglais.

Responsibilities

• Coordonner les séjours des groupes confirmés : hébergement, salles, nourriture et boissons et autres besoins.
• Préparer et diffuser les résumés de groupes et bons de commande.
• Effectuer les suivis avec les clients avant leur arrivée et pendant leur événement.
• Accueillir les clients et agir comme personne-ressource lors des événements.
• Surveiller le bon déroulement des fonctions et répondre aux demandes de dernière minute.
• Coordonner le montage des salles, le personnel et les équipements audiovisuels.
• Participer aux réunions hebdomadaires des ventes et des groupes.
• Effectuer la facturation des fonctions banquets et les suivis administratifs.

Job description

Le Marriott Québec Centre-Ville est à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) ventes et opérations banquets pour se joindre à son équipe.

Relevant de la Directrice des ventes et marketing, vous serez responsable de la coordination des groupes confirmés et du bon déroulement des événements à l’hôtel. Vous serez un point de contact privilégié pour nos clients et travaillerez en étroite collaboration avec les différents départements afin d’assurer une expérience fluide et personnalisée.

Responsabilités

• Coordonner les séjours des groupes confirmés : hébergement, salles, nourriture et boissons et autres besoins;
• Préparer et diffuser les résumés de groupes, bons de commande et informations aux départements concernés;
• Effectuer les suivis avec les clients avant leur arrivée et pendant leur événement;
• Accueillir les clients et agir comme personne-ressource lors des événements;
• Superviser le bon déroulement des fonctions et répondre aux demandes ou changements de dernière minute;
• Coordonner le montage des salles, les besoins en personnel et les équipements audiovisuels;
• Participer aux réunions hebdomadaires des ventes et des groupes;
• Effectuer la facturation des fonctions banquets et les suivis administratifs requis;
• Effectuer toute autre tâche connexe permettant d’assurer le succès des groupes et événements.

Compétences et exigences

• Capacité à utiliser les fonctions avancées de différents systèmes informatiques : suivis clients, contrôle des inventaires, outils de prévisions, etc.;
• Personnalité créative, axée sur les résultats et la qualité du service banquet;
• Excellent sens de l’organisation, souci du détail et rigueur dans le suivi des dossiers;
• Excellentes aptitudes en communication, en français et en anglais;
• Minimum de trois (3) années d’expérience en service à la clientèle;
• Diplôme d’études collégiales dans le domaine de l’hôtellerie;
• Disponibilité pour un horaire de travail variable et flexible.

Avantages

• Assurances collectives et programme d’aide aux employés;
• Régime de retraite avec contribution de l’employeur;
• Transport en commun ou stationnement offert;
• Prime de référencement et programmes de reconnaissance;
• Tarifs employés avantageux dans les hôtels Marriott à travers le monde;
• Possibilités de développement et d’avancement au sein de l’entreprise et du réseau Marriott.

Joignez-vous à une équipe dynamique et contribuez directement au succès de nos groupes et événements!

The Quebec City Marriott Downtown is looking for a Sales & Banquet Operations Coordinator to join our team.

Reporting to the Director of Sales & Marketing, you will be responsible for coordinating confirmed groups and ensuring the smooth execution of events at the hotel. You will be a key point of contact for our clients and work closely with the hotel’s various departments to provide a seamless and personalized experience.

Responsibilities

• Coordinate confirmed group stays, including accommodations, meeting rooms, food & beverage and other requirements;
• Prepare and distribute group resumes, banquet event orders and relevant information to the appropriate departments;
• Follow up with clients prior to arrival and throughout their event;
• Welcome clients and act as their main point of contact during events;
• Oversee the smooth execution of functions and respond to last-minute requests or changes;
• Coordinate room setups, staffing requirements and audiovisual equipment;
• Participate in weekly sales and group meetings;
• Complete banquet function billing and required administrative follow-ups;
• Perform other related duties to ensure the success of groups and events.

Skills & Requirements

• Ability to use advanced functions of various computer systems, including client tracking, inventory control and forecasting tools;
• Creative personality with a strong focus on results and banquet service;
• Excellent organizational skills, attention to detail and thoroughness in following up on files;
• Excellent communication skills in both French and English;
• Minimum of three (3) years of customer service experience;
• College diploma in hospitality;
• Availability to work a variable and flexible schedule.

Benefits

• Group insurance and Employee Assistance Program;
• Retirement plan with employer contribution;
• Public transportation or parking provided;
• Employee referral bonus and recognition programs;
• Preferred employee rates at Marriott hotels worldwide;
• Development and career advancement opportunities within the company and the Marriott network.

Join a dynamic team and play an important role in the success of our groups and events!

Source: Urgo Hotels & Resorts Canada