Commis sénior

Urgences-Santé; Quebec; On-site; CAD 40,000 - 52,000; Full time

Job summary

URGENCES-SANTE recherche un agent d’organisation et d’affectation du personnel pour coordonner les remplacements et les affectations en contexte administratif au sein de nos services.

Le poste exige une DES, une expérience bureautique et une excellente maîtrise du français, ainsi qu’une capacité à gérer les priorités, le service à la clientèle et le travail sous pression dans un environnement informatisé. Lieu: Capitale-Nationale, Québec.

Qualifications

• DES ou équivalent exigé.
• Deux années d'expérience dans un travail de bureau.
• Maîtrise rapide du clavier (≈30 mots/min).
• Maîtrise du français excellente.
• Expérience en gestion de liste d'appel ou d'horaire.
• Connaissance des conventions collectives serait un atout.
• Bonne maîtrise de l’environnement informatique.
• Service à la clientèle et capacité d’analyse.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer les priorités.
• Capacité à travailler en équipe et autonomie.

Responsibilities

• Recevoir et traiter les communications téléphoniques ou écrites du personnel et des gestionnaires.
• Expliquer les procédures et évaluer la possibilité de remplacement.
• Effectuer les remplacements à l'ipèce et répartir le temps supplémentaire.
• Affecter le personnel, notamment ambulanciers, et tenir compte des disponibilités.
• Recevoir les demandes d’échanges d’horaires et vérifier la conformité.
• Convoquer les membres du personnel aux activités de formation.
• Recevoir et transmettre les appels et messages aux personnes concernées.
• Vérifier et saisir les disponibilités du personnel.
• Imprimer les documents nécessaires au bon fonctionnement du service.
• Classer les documents et transmettre les informations pertinentes.
• Informer des pertes d’assignation et effectuer les conciliations.
• Gérer les remplacements à long terme et les vacances selon la CC.
• Confectionner les horaires selon les règles de la CC.
• Tenir à jour un registre des jours travaillés et attribuer les quarts.
• Traiter les demandes de préférés en période protégée.
• Participer à la formation des nouvelles recrues.

Skills

Maîtrise du français

Rapidité clavier 30 mots/min

Gestion de l'horaire

Service à la clientèle

Analyse et jugement

Travail sous pression

Travail en équipe

Autonomie et initiative

Education

DES ou équivalent

Tools

Informatique bureautique

Job description

Besoin:

Commissénior-listederappel

Tâchesetresponsabilités:

Recevoirlescommunicationstéléphoniquesouécritesdupersonnel,despersonnesgestionnairesoudesservicesrelativementauxabsencesouauxmodificationsdesbesoinseneffectifs;

Expliquerlesprocéduresapplicablesselonlesdifférentstypesd'absenceetévaluerlapossibilitéderemplacerlespersonnesabsentesenfonctiondesquotasétablis;

Effectuerlesremplacementsàlapièceetrépartirletempssupplémentaireconformémentauxprocéduresétabliesetenfonctiondesdisponibilitésdupersonnel,

Affecterlepersonneltechnicienambulancierauxévénementsspéciauxetauxtransportsdelonguedistance,etsaisirtouteautredonnéenécessaireàl'établissementdel'horaire;

Recevoirlesdemandesd'échangesd'horaires,effectuerlesvérificationsdelademande,enfonctiondesrèglesdefonctionnementetsaisirl'échanges'ilyalieu;

Convoquerlesmembresdupersonnelauxactivitésdeformation;

Recevoirlesappelstéléphoniques,répondreauxdemandesderenseignementsettransmettrelesappelsoulesmessagesauxpersonnesconcernées;

Recevoir,vérifieretsaisirlesdisponibilitésdupersonnelinscritsurlalistederappel;

Assurerl'impressiondesdocumentsinformatisésnécessairesaubonfonctionnementduservice;

Effectuerleclassementdel'ensembledesdocumentsduservicedeshorairesettransmettrediversesinformationsauxpersonnesconcernées;

Informerlorsqu'ilyaperteouprolongationd'assignationeteffectuerlesconciliationsnécessaireslorsderetourprogressif;

Effectuerlesremplacementsàlongtermeainsiqueceuxliésauxvacancesparlepersonnelinscritsurlalistederappel,selonlesdisponibilitésexpriméesetlesdispositionsdelaconventioncollective;

Effectuerlaconfectiondeshorairesenconformitéaveclesrèglesdelaconventioncollective;

Teniràjourunregistredesjourstravaillésdesnouvellespersonnesemployéesjusqu'àlafindeleurpériodedeprobationafind'attribuerlesquartsdetravailàtourderôle;

Effectuerletraitementdesdemandesdefériésenpériodeprotégéeetencontinue;

Participeràlaformationdesnouvellespersonnesemployées.

Pré-requis:

Détenirundiplômed’étudessecondaires(DES)oul’équivalent;

Minimumdedeux(2)ansd''expériencedansuntravaildebureau;

Rapiditéauclavierde30mots/minute;

Excellentemaîtrisedelalanguefrançaise;

Expérienceengestiondelistederappelouengestiond'horaireainsiqu'uneconnaissancedesconventionscollectivesduréseaudelasantéseraitunatout;

Bonnemaîtrisedel'environnementinformatique;

Souciduserviceàlaclientèle;

Capacitéd’analyseetdejugement;

Capacitédetravaillersouspressionetdegérerlespriorités;

Capacitédetravaillerenéquipe;

Grandeautonomieetinitiative.