Agent(e) – Services administratifs

Courtier Vie; Trois-Rivières; On-site; CAD 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

Courtier Vie à Trois-Rivières recherche un(e) réceptionniste/assistant administratif. Vous gérerez le courrier, répondrez aux appels, accueillerez visiteurs et apporterez un soutien aux affaires en vigueur.

Le poste implique la saisie de données, la distribution du courrier et le suivi des documents, avec une communication fluide et un sens de l’organisation développé. Le candidat idéal maîtrise le français et a une expérience pertinente.

Qualifications

• Diplôme en bureautique ou formation équivalente.
• 1 à 3 années d’expérience à un poste similaire.
• Maîtrise du français.

Responsibilities

• Gère le courrier entrant et les étiquettes, distribue le courrier et suit les frais postaux.
• Répond aux appels entrants, accueille les visiteurs et redirige les demandes.
• Saisie des données dans le système; assure le soutien administratif des affaires en vigueur.
• Maintient les listes d'absents et assure la sécurité des lieux en fin de journée.

Skills

Maîtrise du français

Education

Diplôme en bureautique ou formation équivalente

Job description

Vous Relèverez Les Défis Professionnels Suivants

Responsable de la gestion du courrier. Vous effectuez le remplacement de la réceptionniste pour les appels entrants ainsi que de l’accueil des visiteurs. Vous apportez également votre soutien aux affaires en vigueur ainsi que toutes autres tâches connexes reliées au poste :

Courrier

• Ouvre tout le courrier entrant
• Répartit le courrier par secteurs et effectue la distribution
• Achemine/expédie tout le courrier sortant
• Gère et prépare toutes les étiquettes et fiches de courrier
• Maintient un fichier pour la répartition des coûts des timbres/messager afin de refacturer les coûts aux conseillers
• Assure la réduction des coûts au niveau de la gestion des envois du courrier
• Gère le rapport de messager (ICS)
• Travaille avec les logiciels de courrier
• Accueille les conseillers au comptoir de courrier, leur remet leur courrier ou s’occupe d’acheminer leurs documents
• Numérise des documents

Réception

• Répond à tous les appels entrants
• Répond aux besoins des appelants et redirige les appels aux destinataires
• Reçoit et accueille les clients (courtiers, fournisseurs, clients des courtiers, et autres visiteurs)
• Maintient une liste des absents afin de rediriger les appels
• S’occupe de barrer les portes en fin de journée afin d’assurer la sécurité des lieux

Soutien – Affaires en vigueur

• Vérifie les documents relatifs aux transactions demandées sur des polices en vigueur
• Procède à la saisie des données dans le système maison
• Achemine les demandes aux compagnies

Soutien administratif

• Responsable de la mise à jour des permis dans le dossier des conseillers
• Envoi les courriels de mises à jour des conseillers par courriel

Profil Recherché

• Diplôme en bureautique ou formation équivalente
• 1 à 3 années d’expérience à un poste similaire
• Maîtrise du français

Tous les curriculums vitae seront traités confidentiellement. Nous vous remercions de votre intérêt mais seules les personnes retenues seront contactées. L’emploi du masculin dans ce document pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte.