Agent(e) de soutien administratif, classe I

Cégep de Victoriaville; Victoriaville; On-site; CAD 35,000 - 40,000; Full time

Job summary

Le Cégep de Victoriaville recherche une agente ou un agent de soutien administratif, classe I, pour réaliser des travaux administratifs complexes et soutenir les activités des secteurs internationaux et internes.

Vous assurerez le suivi administratif, la gestion des courriels, le traitement des paiements et la coordination des réunions, tout en maintenant la confidentialité et la qualité du service.

Qualifications

• Diplôme DEP avec option appropriée ou DES ou équivalent reconnu et 1 an d'expérience pertinente.
• Maîtrise du français à un niveau avancé (tests requis).
• Maîtrise intermédiaire de Word (tests requis).
• Connaissance avancée d'Excel et PowerPoint (tests requis).
• Connaissance de la suite Office 365.
• Capacité à organiser le travail et respecter les échéanciers.
• Discrétion, tact, diplomatie et sens du service à la clientèle.

Responsibilities

• Effectuer des tâches administratives liées à l’international.
• Gérer les courriels des adresses internationales ou d’un autre secteur de la direction des études.
• Participer à des rencontres et faire le suivi des actions sous sa responsabilité.
• Recueillir, traiter et archiver des documents et informations confidentielles.
• Réaliser des opérations financières (paiements automatisés, dépôts, suivi de budget) pour les projets internationaux.
• Utiliser des logiciels CLARA, TEAMS et Valise virtuelle.

Skills

Organisation

Rigueur

Discrétion

Service client

Travail en équipe

Education

DEP avec option appropriée

DES ou équivalent

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Office 365

Teams

CLARA

Valise virtuelle

Job description

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes. Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du collège. Elle peut avoir à réaliser une partie ou l'ensemble des travaux d'un secteur d’activités. Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l'inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires. Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège. Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies. Elle initie au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe. De Façon Plus Spécifique, L’agente Ou L’agent De Soutien Administratif, Classe 1 Devra Effectuer Les Tâches Suivantes

• Effectuer des tâches administratives reliées à l’international;
• Effectuer des tâches administratives reliées à l’organisation scolaire;
• Gérer les courriels reçus dans les adresses liées à l’international ou à un autre secteur de la direction des études;
• Participer à des rencontres et faire le suivi des actions sous sa responsabilité;
• Recueillir, traiter et archiver les documents et les informations confidentielles;
• Réaliser des opérations financières (paiements automatisés, dépôts, DMA, DMI, suivi de budget), notamment pour les différents projets internationaux;
• Utiliser des logiciels spécialisés : CLARA, TEAMS, Valise virtuelle.

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec une option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

AUTRES EXIGENCES

• Excellente maîtrise du français (réussir les tests de niveau avancé);
• Très bonne connaissance du logiciel Word (réussir le test de niveau intermédiaire);
• Bonne connaissance des logiciels Excel et Powerpoint (réussir les tests de niveau intermédiaire);
• Bonne connaissance de la suite Office 365;
• Capacité à organiser son travail et à respecter les échéanciers;
• Souci du détail, grande discrétion, tact, diplomatie, sens de la clientèle et débrouillardise;
• Adaptation de son approche à différentes clientèles;
• Capacité à prioriser les opérations selon les échéanciers;
• Excellente capacité à travailler en équipe;
• Sens de la collaboration;
• Souci du service à la clientèle.

Catégorie d’emploi : Agente ou agent de soutien administratif, classe I

Lieu de travail : Cégep de Victoriaville

Service : Des études et Direction des communications, affaires corporatives et internationales

Statut : Personne salariée occasionnelle, à temps plein

Horaire : 35 heures/ par semaine, du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h

Traitement : Taux horaire de 25,65 à 28,68 $

Supérieur : Directrice adjointe des études (Carine Croteau)

Durée du projet : Entrée en fonction dès que possible jusqu’au 30 juin 2027

Fin d’affichage : 10 novembre 2026

Le Cégep de Victoriaville s’enrichit de sa diversité et est fier de souscrire à un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones ainsi que les personnes handicapées, conformément à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans les organismes publics.

Si vous faites partie d’un groupe visé par cette loi, nous vous invitons à compléter votre profil sur notre site internet.

Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de sélection.

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.