Agent(e) de soutien administratif, classe principale au psychosocial

Cégep de Lévis; Lévis; On-site; CAD 37,000 - 45,000; Full time

Job summary

Le Cégep de Lévis recherche un agent de soutien administratif à temps plein pour soutenir les services étudiants et communautaires. Vous accueillerez le public, gérerez l’agenda et assurerez le classement des dossiers étudiants, tout en assurant le suivi des besoins administratifs liés aux activités et aux offres d’emploi.

Vous travaillerez sous la direction de la Direction des affaires étudiantes et communautaires, avec une charge horaire de 35 heures/semaine et un salaire horaire entre 26,54 $

Qualifications

• Diplôme DEP avec option appropriée ou DES ou équivalent et au moins six (6) années d'expérience pertinente.
• Connaissance des logiciels Word, Excel et Outlook.
• Intérêt et aptitudes pour comprendre et opérer divers systèmes informatisés CLARA et ACCESS.
• Entregent, autonomie, discrétion, sens de l’organisation et souci de la qualité du service à la clientèle.

Responsibilities

• Accueillir la clientèle et la diriger vers le service approprié selon les procédures; prendre les rendez-vous et gérer l’agenda des professionnels.
• Répondre au téléphone, donner des renseignements et diriger les appels.
• Ouvrir et classer les dossiers des étudiants et compiler les statistiques sur la clientèle.
• Transcrire des lettres et documents à l’aide du traitement de textes et les imprimer.
• Faire les réquisitions pour l’achat de matériel.
• Supporter les professionnels dans la logistique des activités et la réservation des locaux et du matériel.
• Répondre aux questions des étudiants concernant les casiers et maîtriser CLARA.

Skills

Accueil clientèle

Planification et agenda

Rigueur et organisation

Communication écrite et orale

Gestion du courrier et dossiers

Education

DEP ou DES ou équivalent

Tools

Word

Excel

Outlook

CLARA

Access

Job description

Travailler au Cégep de Lévis

C’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiantset travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante,qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes,qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.

IDENTIFICATION DU POSTE

Titre d'emploi: Agent(e) de soutien administratif, classe principale au psychosocial

Numéro de référence: 2004

Direction: Direction des affaires étudiantes et communautaires

AFFICHAGE

Début d'affichage : 2026-11-03

Fin d'affichage : 2026-11-16 23:59

DÉTAILS DU POSTE

Catégorie d’emploi: Soutien administratif

Lieu de travail: Cégep de Lévis, 205 route Mgr Bourget, Lévis, Qc.

Nom du supérieur immédiat: Denis Côté

Statut de l'emploi: Régulier temps complet

Horaire de travail: Lundi au vendredi de 8 h à 16 h (35 h/sem.)

PAS DE TÉLÉTRAVAIL

Échelle salariale: De 26,54 $ à 32,47 $

Entrée en fonction prévue: Dès que possible

DESCRIPTION DU POSTE

Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

RAISON D’ÊTRE DU POSTE

Sous la direction de la direction adjointe des affaires étudiantes et communautaires, en collaboration avec la responsable de l’aide à l’emploi et des intervenants psychosociaux, l’agent ou l’agente de soutien administratif classe principale accueille la clientèle de ces deux services, collabore à leur bon fonctionnement et apporte une aide aux usagers ainsi qu’aux professionnels de ces services. L'agent ou l'agente de soutien aura aussi la responsabilité de la gestion administrative des casiers.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

• Accueillir la clientèle et la diriger vers le service approprié selon les procédures établies, prendre les rendez-vous et gérer l’agenda des professionnels de ces secteurs;
• Répondre au téléphone, donner des renseignements et diriger les appels aux bons endroits;
• Ouvrir et classer les dossiers des étudiants ainsi que compiler les statistiques sur la clientèle;
• Transcrire des lettres, listes et documents divers à l’aide du traitement de textes et les imprimer;
• Faire les réquisitions pour l’achat de matériel;
• Supporter les professionnels dans la logistique de l’organisation d’activités de sensibilisation ou d’animation (réservation des locaux et du matériel, accueillir les invités, voir à l’organisation des kiosques);
• Répondre aux questions des étudiants concernant les casiers ;
• Être en mesure de maîtriser le logiciel d'attribution des casiers et ses particuliarités dans CLARA ;
• Commander la documentation;
• Ouvrir le courrier;
• Participer à la cueillette et la compilation des données dans le cadre de l’enquête annuelle sur le placement des diplômés (relance);
• Dresser des tableaux (calendriers des activités, horaire, échéanciers, etc.) à l’aide des logiciels appropriés;
• Transcrire les messages publicisant les activités offertes dans les services à des fins de communications internes et les acheminer à qui de droit dans les délais;
• Tenir à jour les dossiers et formulaires requis au bon fonctionnement du service;
• Assurer la logistique des réunions dans l’organisation d’activités du service;
• Recevoir, traiter et diffuser les offres d’emplois selon les procédures établies;
• Tenir à jour les demandes d’offres d’emplois;
• Ouvrir les dossiers des nouveaux étudiants;
• Effectuer les réservations de locaux;
• Collaborer avec la secrétaire des services adaptés lors de certaines périodes de travail plus intensives, dans le respect de ses responsabilités;
• Effectuer le traitement, la saisie et les affichages des offres d’emplois et de stages;
• Veiller au support dans le suivi des dossiers des stages en Alternance travail-études;
• Effectuer les statistiques et les compilations de données en lien avec les offres d'emploi;
• Au besoin, accomplir toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir au moins six (6) années d’expérience pertinente.

Conditions exigées par le collège

• Satisfaction de la norme linguistique établie par le Collège;
• Des connaissances de logiciels de traitement de texte, de chiffrier et de courrier électronique tels que : Word, Excel et Outlook;
• Intérêt et aptitudes pour comprendre et opérer divers systèmes informatisés tels que les applications CLARA et la base de données ACCESS (gestion des locaux, gestion des approvisionnements);
• Entregent, autonomie, discrétion, sens de l’organisation et souci de la qualité du service à la clientèle.

Tests requis: test de français.

Remarques : Veuillez noter que le CV et la lettre de présentation sont obligatoires.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.