DPA005011 - Agent(e) de soutien administratif, classe 1 - Services adaptés

Cégep de Sainte-Foy; Quebec; In loco; CAD 18.000 - 24.000; Part-time

Descrizione del lavoro

Le Cégep de Sainte-Foy propose un poste de soutien administratif à temps partiel, axé sur l’accueil, la gestion des examens et l’assistance administrative au sein des Services adaptés. Le candidat idéal possède un DES/DEP, une expérience en secrétariat et une excellente maîtrise du français.

Vous travaillerez en équipe, répondrez aux demandes des étudiants et du corps professoral, et assurerez la planification et le suivi des examens tout en maintenant des standards élevés de service et

Competenze

• Expérience ou formation en secrétariat ou soutien administratif souhaitée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, base de données).
• Sens du service et capacité à accueillir une clientèle variée et à guider les utilisateurs vers les ressources.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français.

Mansioni

• Accueille étudiants, personnel et visiteurs à l’accueil ou au local de soutien; oriente vers les ressources appropriées.
• Planifie et gère la passation des examens et assure le secret du déroulement dans différents locaux.
• ÉCHANGE des courriels et messages pour diverses situations liées au service.
• Interagit avec une clientèle variée sur les démarches à suivre pour les dossiers d’intervention.
• Assiste la coordonnatrice et le personnel dans diverses tâches administratives.
• Programme et organise les rendez-vous avec les membres de l’équipe des Services adaptés.
• Met à jour les informations des étudiants inscrits et gère les documents administratifs.
• Accomplit d’autres tâches connexes selon les besoins.

Conoscenze

Accueil et service clientèle

Gestion du stress

Adaptabilité

Communication

Formazione

DES ou DEP option appropriée

Strumenti

Word

Excel

Bases de données

Antidote / Word Q

Descrizione del lavoro

Le Cégep de Sainte-Foy, une expérience d'emploi enrichissante !

Veuillez noter que cet emploi est réservé aux employé-es du Cégep ainsi qu'aux personnes ayant travaillé au Collège au cours des trois dernières années.

Travailler au Cégep de Sainte-Foy signifie bien plus qu’un emploi. C’est une expérience de travail stimulante et enrichissante, rendue possible grâce à l’esprit de communauté qui nous habite. Dans cette communauté, nous nous soucions les uns des autres, nous sommes ouverts et nous travaillons en collaboration, dans une ambiance chaleureuse, professionnelle et toujours agréable.

Cette expérience, il faut la vivre pour pleinement l’apprécier!

Voici à quoi ressemblerait votre quotidien dans notre équipe

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir une variété de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et à assister une ou plusieurs personnes dans l’exécution des tâches de secrétariat liées au déroulement des activités courantes des services adaptés.

Plus spécifiquement, l’agent(e) de soutien administratif, classe I :

• Accueille les étudiants, les professeurs ou toute autre personne à la salle d'examen, à l’accueil ou au local de soutien des Services adaptés; répond à leurs demandes ou les dirige vers les personnes ressources appropriées;
• Planifie, organise et assure la gestion et la surveillance requise lors de la passation des examens par les étudiants dans les différents locaux dispersés dans le cégep;
• Effectue de nombreux échanges de courriels et de Mios avec les étudiants et avec les professeurs pour diverses situations;
• Interagit auprès d’une clientèle variée (diagnostics en santé mentale, troubles d’apprentissages, trouble déficitaire de l’attention, troubles du spectre autistique, etc.) afin de donner des renseignements sur les démarches à suivre pour préparer le dossier préalable à la rencontre d’élaboration du plan d’intervention ou d'encadrer la passation de leurs examens;
• Assiste la coordonnatrice, la gestionnaire, le personnel professionnel et technique dans les différentes tâches administratives;
• Effectue ou accompagne les étudiants pour la prise de rendez-vous avec les différents membres de l’équipe des Services adaptés;
• Tient à jour l'ensemble des informations des étudiant(e)s inscrits aux Services adaptés;
• Complète les demandes de reprographie, réquisitions de matériel, réservation de locaux ou tout autre formulaire administratif nécessaire au bon fonctionnement du service;
• Récupère, dépouille, achemine et distribue le courrier et la correspondance;
• Tient à jour l’inventaire des fournitures et des appareils du service;
• Prête assistance à l'équipe et aux étudiants en évaluation dans l'utilisation des logiciels et des équipements;
• Accomplit, au besoin, toutes autres tâches connexes.

Vous vous reconnaissez dans cette description ?

Scolarité et expérience :

• Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue;

ET

• Avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

Profil recherché :

• Un excellent sens de l’accueil et du service à la clientèle pour être en mesure d’accueillir adéquatement des étudiants ayant des limitations fonctionnelles (diagnostics en santé mentale, troubles d’apprentissages, trouble déficitaire de l’attention, troubles du spectre autistique, etc.);
• De très bonnes habiletés de gestion de soi pour être en mesure de faire face à des situations imprévues ou inconnues;
• Une bonne capacité d’adaptation;
• D’excellentes connaissances du français écrit et de très bonnes capacités de vulgarisation et de très bonnes capacités de vulgarisation et de communication orale;
• Avoir une condition physique permettant de se déplacer rapidement dans tout le cégep, et ce, en transportant du matériel ou en poussant un chariot;
• Des compétences et de l’expérience dans l’utilisation des logiciels couramment utilisés à ce poste, notamment les logiciels de traitement de texte, de chiffriers électroniques et des connaissances de base des logiciels de base de données;
• Des connaissances en lien avec certains logiciels spécialisés couramment utilisés par certains étudiants (Antidote, Word Q, etc.) seraient un atout;
• N'avoir aucun empêchement en lien avec l'emploi.

Tests :

Test de français, Word I, Excel I et jury de sélection

Remarques :

* Ce poste est à temps partiel sur une base annualisée. L'horaire est de 35 heures par semaine mais le poste comprend une mise à pied temporaire entre le 1er juin et le 9 août. Les heures de travail sont de 9h00 à 17h00 avec possibilité, à l'occasion, de devoir travailler plus tard pour terminer vers 19h.

Personnel du cégep :Vous avez jusqu'au 9 novembre 2026 pour postuler.

Il est important de vous inscrire sur le site du Cégep de Sainte-Foy pour que votre candidature soit prise en considération. Notez toutefois que seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Au Cégep de Sainte-Foy, nous croyons que la diversité enrichit notre milieu de travail. C’est pourquoi nous encourageons les personnes issues des groupes visés par le programme d’accès à l’égalité en emploi à soumettre leur candidature. Des mesures d’accommodement peuvent être offertes à chaque étape du processus de sélection, ainsi qu’au moment de l’intégration en emploi. Nous vous invitons à nous faire part de vos besoins.

Au plaisir de vous rencontrer !

Régulier à temps partiel sur une base annuelle*, permanent

Direction /Service : Direction des études - Services adaptés

Horaire de travail : 35heures du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h00

Date de début de l'affichage interne : 27 octobre 2026

Nom du/de la supérieur(e) immédiat(e) : Marie-Christine Légaré

Nom du/de la prédécesseur(e) : Louis-David Harvey