Agent-e de soutien administratif, classe I - TER-S26-27-0216

Cégep de Lanaudière; Terrebonne; On-site; CAD 34,000 - 52,000; Full time

Job summary

Cégep de Lanaudière, situé à Terrebonne, recherche une agente ou agent de soutien administratif pour assurer le secrétariat et le soutien des services adaptés. Le poste est régulier à temps plein, avec un horaire 10 h à 18 h puis 7 h 30 à 15 h 30 selon les besoins.

Vous collaborerez au SAIDE, utiliserez Clara et PIO, et interviendrez dans la planification des examens et le suivi des dossiers étudiants. Poste situé au Service des affaires étudiantes.

Qualifications

• Études DEP ou DES ou équivalence reconnue par l'autorité compétente.
• Expérience d'au moins un an pertinent.
• Connaissance du système Clara, OMNIVOX et PIO (Atout).
• Maîtrise des outils de secrétariat et de gestion administrative.

Responsibilities

• Accueillir les personnes étudiantes, diriger vers les ressources et répondre aux demandes.
• Gérer les rendez‑vous et l’information pour les étudiantes et enseignants.
• Effectuer les opérations entre PIO et CLARA, et assurer le secrétariat des services adaptés.
• Assurer le suivi des communications téléphoniques, courriels et boîtes internes.
• Préparer et superviser les évaluations et les passations selon le calendrier.

Skills

Accueil et orientation

Gestion des rendez-vous

Soutien administratif

Gestion des communications

Education

DEP avec option appropriée ou DES ou équivalence

Tools

Clara

OMNIVOX

PIO (Atout)

Atout

Job description

# de référence : TER-S26-27-0216 Date de début de l'affichage : Le 19 octobre 2026 Date de fin de l'affichage : Le 2 novembre 2026 à 9 h

NATURE DU TRAVAIL

L’emploi d’agente ou d’agent de soutien administratif, classe I consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Pour connaître les tâches et les attributions caractéristiques de cette classe d'emploi, veuillez consulter le plan de classification du personnel de soutien.

De manière plus spécifique, la personne est notamment appelée à exécuter les tâches suivantes :

Tâches Liées à L’accueil

• Accueillir les personnes étudiantes, recevoir leurs demandes d'information, les orienter vers les ressources appropriées s’il y a lieu;
• Assurer un soutien à la prise de rendez-vous des personnes étudiantes avec les intervenants, particulièrement en ce qui concerne les 1er rendez-vous;
• Informer les personnes étudiantes et les personnes enseignantes concernant les procédures liées à l’utilisation des services adaptés;
• Gérer les communications du service en effectuant un suivi réguliers des boites de message téléphonique, des MIO ou du courriel interne;
• Accueillir les personnes étudiantes en détresse, les installer dans la salle d’apaisement et voir, selon le protocole établi, à ce qu’il soit soutenu par un intervenant du SAIDE, de l’équipe psychosocial ou des agents de sécurité;
• Attribuer les casiers, les codes de stationnement et les clés d’ascenseur aux personnes étudiantes SAIDE qui doivent en bénéficier.

Tâches liées à la gestion de la passation d’évaluations

• Voir à la planification et à l’organisation des journées d’examen dès la fin de la période d’inscription ;
• Confirmer les examens dans Clara en s’assurant de valider les données au dossier;
• Attribuer les postes de travail pour chaque personne étudiante;
• Programmer les accès aux mesures informatiques des personnes étudiantes;
• Recupérer les examens auprès des personnes enseignantes en vue des passations à venir (version papier ou électronique);
• Imprimer les documents (liste des examens par jour et demande d’examen de la personne étudiante);
• Effectuer la gestion et la surveillance quotidienne des examens, incluant les simulations et les épreuves uniformes en langue d’enseignement, ainsi que les cours d’été;
• Accueillir les personnes étudiantes lorsqu’ils se présentent pour leur évaluation et s’assurer qu’il soit en mesure de fonctionner adéquatement avec l’équipement informatique;
• Gérer les prêts de portable pour les personnes étudiantes qui effectuent leurs évaluations en classe;
• Vérifier le matériel autorisé, et informer la personne étudiante des consignes relatives à leur évaluation;
• S’assurer de la gestion des accès aux mesures informatiques (Antidote, Internet, dictionnaire, etc)
• Assurer la surveillance des examens / plagiat et tricherie, à l’aide des outils appropriés;
• Récupérer et classer les examens à remettre aux personnes enseignantes.

Réaliser des tâches administratives reliées aux services adaptés

• Mettre à jour et diffuser les guides de procédures pour les personnes étudiantes et les personnes enseignantes;
• Tenir à jour le dossier informatisé de chaque personne étudiante dans le module SAIDE du logiciel Clara;
• S’assurer que chaque dossier étudiant soit complet et à jour sur le plan administratif : codes au dossier, déclaration HAN, présence des pièces justificatives (certificat médical, évaluation, plan d’intervention), horaire de cours, contrat d’embauche d’autres ressources requises, etc.;
• Effectuer les opérations entre les plates-formes PIO et CLARA services adaptés;
• Compléter les demandes de supports spécialisés selon la situation des étudiants, le cas échéant;
• Effectuer le classement des documents produits par le personnel professionnel du service et en assurer le suivi, la gestion documentaire et l’archivage;
• Assurer le secrétariat des services adaptés : par exemple les fiches des plans d’intervention et signature de ceux-ci, copie des évaluations, des horaires et des notes de preneurs de notes, édition des rapports annuels et des autres documents;
• Mettre à jour et améliorer les formulaires et documents du SAIDE en collaboration avec l’équipe;
• Tenir à jour et remettre au responsable la liste des personnes étudiantes ayant des besoins particuliers en cas d’urgence (protocole en cas d’évacuation, de crise, etc.);
• Compiler les données statistiques demandées;
• Remplir les autorisations de paiement pour les preneurs de notes;
• Rechercher des surveillants-étudiants et tenir à jour la liste à chaque session pour les épreuves de français;
• Informer la communauté éducative et la clientèle externe sur les services adaptés offerts au Collège, en collaboration avec l’équipe.

Apporter Un Soutien Ponctuel Aux Centres D’aide

• Voir à assurer les tâches essentielles pour un fonctionnement quotidien en cas d’absence de l’ASA responsable.

EXIGENCES

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente,

et

Avoir une (1) année d'expérience pertinente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES

• Avoir une connaissance du système de gestion pédagogique Clara, la plate-forme OMNIVOX et PIO (Atout).
• Avoir une connaissance du logiciel de contrôle et de surveillance des examens (Atout).

TESTS REQUIS

• Test de français niveau avancé, note de passage établie à 60 %
• Test Word niveau débutant, note de passage établie à 60 %
• Test Excel niveau débutant, note de passage établie à 60 %

REMARQUES

Le Cégep de Lanaudière applique un Programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques, ainsi que les personnes autochtones à présenter leur candidature.

Dans le cadre de ce programme, les personnes handicapées désirant obtenir de l'assistance pour le processus de présélection et de sélection sont invitées à communiquer avec nous par courriel à [e-mail] ou par téléphone à 450-470-0911, poste 7234.

RENSEIGNEMENTS UTILES POUR LES CANDIDATS OU CANDIDATES PROVENANT DE L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC ET DÉSIRANT TRAVAILLER AU CL :

Il n'est pas nécessaire d'avoir un diplôme québécois, mais vous devez avoir obtenu une évaluation comparative délivrée par le ministère de l'Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion. Faire reconnaître ses compétences acquises à l'étranger | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.

DÉTAILS DU POSTE

Raison d’être du poste : Poste vacant

Lieu de travail : Terrebonne

Direction/Service : Service des affaires étudiantes

Statut de l’emploi : Régulier à temps complet

Horaire de travail : Jusqu'à la fin de la session d'automne 2026 : Du lundi au vendredi de 10 h à 18 h (ou de 10 h 30 à 18 h 30 - Variable selon les besoins du service)

À compter de janvier 2027 : Du lundi au vendredi de 7 h 30 à 15 h 30 (ou de 7 h à 15 h - Variable selon les besoins du service)

Nombre d’heures : 35 heures par semaine

Entrée en fonction prévue : Le plus tôt possible