Adjointe administrative ou adjoint administratif - Service du greffe et des affaires juridiques

VILLE DE SALABERRY-DE-VALLEYFIELD; Salaberry-de-Valleyfield; On-site; CAD 43,000 - 53,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Aide aux employés et télémédecine

Fonds de pension à prestations determn

Accès à la télémédecine

Job summary

Ville de Salaberry-de-Valleyfield recrute un adjoint administratif(ve) pour soutenir le service du greffe et des affaires juridiques. Vous aiderez à organiser les séances du conseil et assurerez le soutien administratif quotidien.

Vous devrez maîtriser le français et la Suite Microsoft 365 et être à l’aise avec les outils technologiques. Le poste offre un horaire de 32,5 heures sur 4 jours et demi et un régime de prestations collectives.

Qualifications

• Diplôme professionnel en secrétariat ou bureautique ou équivalence.
• Expérience pertinente dans un emploi similaire.
• Expérience dans le domaine juridique est un atout.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Bonne connaissance de la Suite Microsoft 365 et facilité avec les logiciels technologiques.

Responsibilities

• Assister la directrice et la greffière adjointe dans le processus des séances du conseil municipal.
• Réaliser recherches pour répondre aux besoins des services internes.
• Contribuer à la coordination des processus internes du service (contrats, règlements, etc.).
• Rédiger, créer ou réviser procès-verbaux, formulaires et lettres.
• Soutenir les membres de l'équipe dans les tâches administratives.
• Classer papier et électronique selon les normes en vigueur.
• Entrer des données et générer des rapports.
• Agir comme commissaire à l’assermentation lorsque requis.

Skills

Français courant (oral et écrit)

Education

DEP en secrétariat ou bureautique

Tools

Microsoft 365

Job description

La Ville de Salaberry-de-Valleyfield emploie actuellement plus de 350 employés répartis dans 13 services municipaux. Elle propose une multitude d’emplois stimulants dans un environnement de travail dynamique. Elle compte se positionner comme une ville-phare audacieuse, dynamique et prospère en misant sur des services diversifiés et de qualité auprès des citoyens du territoire.

Le Service du greffe et des affaires juridique est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour compléter son équipe.Ce service est composé de 12 employés.

Description du poste

Sous la responsabilité de la directrice du service, le ou la titulaire de l'emploiassure diverses tâches touchant les activités du service. Plus précisément, la personne assumera les responsabilités suivantes :

• Assister la directrice et la greffière adjointe dans le processus des séances du conseil municipal;
• Procéder à diverses recherches pour répondre aux besoins des services internes en soutien aux membres de l’équipe;
• Contribuer à la coordination de divers processus internes relevant du service (exemples : signature de contrats, règlements ou autres,etc.);
• Rédiger, créer ou réviser divers documents, tels que des procès-verbaux, des formulaires,des lettres ou autres;
• Soutenir les membres de l'équipe dans les tâches administratives;
• Prendre en charge le classement papier et électronique de nombreux dossiers selon les normes en vigueur;
• Procéder à l'entrée de données et sortir des rapports;
• Agit à titre de commissaire à l’assermentation lorsque requis;
• Accueille les visiteurs qui se présentent au bureauet les dirige;
• Répondreà toutes demandes relatives au service du greffe et des affaires juridiques.Assure le suivi de demandes autant téléphoniques, électroniques qu’en présence;
• Assurer le suivi de la facturation, procéder à la création de commandes et s'assurer des processus internes relatifs à la facturation;
• Apporter un soutien dans la planification globale des activités de l’équipe, proposer et mettre en place des idées pour optimiser les méthodes de travail;
• Toutes autres tâches connexes.

Exigences

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou bureautique, ou l'équivalence;
• Expérience pertinente dans un emploi similaire;
• Expérience dans le domaine juridique, un atout;
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
• Avoir une excellente connaissance de la Suite Microsoft 365 (dont les applications Word, Excel, Teams, Outlook, Powerpoint, Forms) et facilité avec les logiciels technologiques.

Profil recherché

• Sens de la gestion du temps et des priorités, de l’organisation, de l’initiative et de l’autonomie;;
• Sens de l’éthique et de la confidentialité, élevé;
• Rigueur professionnelle et administrative;
• Sens du jugement et habileté à gérer plusieurs priorités simultanément;
• Capacité d’adaptation, polyvalence et proactivité;
• Habiletés à être en mode solutions et faire preuve de proactivité;
• Diplomatie, facilité à travailler avec divers types de clientèle et approche axée sur le service citoyen;
• Esprit de collaboration etbonnescapacités de communication écrite et orale.

Conditions

• Salaire 2026 : 31,35 $ à 38,51 $;
• Horaire de 32,5 heures sur 4 jours et demi (vendredi midi, à l'année);
• Programme d'assurances collectives, programme d'aide aux employés et télémédecine;
• Fonds de pension à prestation déterminée selon les conditions d'admissibilité.

La Ville de Salaberry-de-Valleyfield a adopté un programme d’accès à l’égalité en emploi afin de permettre aux femmes, aux autochtones, aux handicapés et aux minorités visibles et ethniques de se joindre à son organisation. Des mesures d’adaptations peuvent être offertes aux personnes handicapées. Nous remercions les postulants pour leur intérêt, mais nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus.Il est possible que nos communications se dirigent dans votre boîte d'indésirables, s'il vous plait veuillez en faire la vérification.