Adjointe administrative - Montréal

Randstad Canada; Montreal; Hybrid; CAD 40,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaire compétitif

Congés 3–4 semaines

Assurance maladie

Horaires hybrides

Job summary

Randstad Canada recherche une Adjointe administrative pour son bureau du centre-ville de Montréal. Le poste nécessite une maîtrise parfaite du français et de l’anglais, et une expérience dans le domaine juridique.

Vous contribuerez à la production de documents, à la gestion des dossiers et à la préparation de documents juridiques de base, tout en assurant un service client de haute qualité et un fonctionnement efficace du cabinet en mode hybride.

Qualifications

• Bilingue en français et en anglais à l’écrit comme à l’oral.
• Diplôme d’études supérieures en assistant juridique, assistant de direction ou assistante administrative.
• 1 à 3 ans d’expérience dans le secteur juridique ou des services professionnels.
• Maîtrise intermédiaire de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Excellentes compétences en traitement de texte, orthographe et relecture.

Responsibilities

• Rédiger, réviser et corriger la correspondance, mémos et documents transactionnels complexes.
• Préparer les documents juridiques de base et maintenir les connaissances en terminologie juridique.
• Gérer le cycle de vie des dossiers clients (création, classement, archivage).
• Réaliser les tâches administratives générales: numérisation, impression, saisie de données et reliures.
• Gérer les dépenses des professionnels et produire des rapports selon les directives du cabinet.
• Gérer les factures et les demandes de chèques dans les systèmes financiers.
• Organiser les déplacements: vols, hébergement et transport terrestre.
• Servir de point de contact central et coordonner les demandes avec les ressources internes.

Skills

Bilingue FR/EN

Organisation

Communication écrite

Education

Diplôme supérieur assistant juridique

Tools

Microsoft Office

Job description

Êtes-vous à la recherche d'un nouveau défi administratif? Êtes-vous intéressé par une carrière dans le secteur juridique?

Souhaitez-vous vous joindre à une organisation nationale qui favorise le développement personnel des individus et offre des perspectives de carrière stimulantes ?

Notre client, un important cabinet juridique national, cherche à embaucher une Adjointe administrative pour leur bureau situé au centre-ville de Montréal.

Avantages

• Salaire compétitif basé sur l'expérience
• 3 à 4 semaines de congés (selon l'expérience)
• 6 jours de congés personnels + 2 jours supplémentaires (1 pour le bénévolat et 1 pour l'anniversaire)
• Assurance maladie complète dès le premier jour, payée par l'entreprise
• Modèle de travail : Hybride 3 jours au bureau / 2 jours télétravail (100 % au bureau durant les 3 premiers mois)
• Forte implication dans la communauté et engagement en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion

Responsabilités

• Production de documents : Rédiger, réviser et corriger la correspondance, les mémos et les documents transactionnels complexes.
• Procédures juridiques : Préparer les documents judiciaires de base et maintenir à jour les connaissances en terminologie juridique, en règles de pratique et en terminologie médicale, le cas échéant.
• Gestion documentaire et dossiers : Gérer le cycle de vie complet des dossiers clients (création, classement et archivage).
• Administration générale : Exécuter les tâches essentielles, notamment la numérisation, l'impression, la saisie de données et la création de reliures physiques ou numériques.
• Comptes de dépenses : Traiter les dépenses des professionnels et produire des rapports détaillés conformément aux directives du Cabinet.
• Facturation : Gérer les factures des fournisseurs/tiers et les demandes de chèques au sein des systèmes financiers du Cabinet.
• Gestion des déplacements : Organiser des itinéraires de voyage complets, incluant les réservations de vols, d'hébergement et de transport terrestre.
• Liaison avec les intervenants : Agir à titre de point de contact central, acheminer les demandes vers les ressources appropriées du Cabinet et résoudre les problèmes de processus pour les professionnels.
• Intégration d'équipe : Favoriser un environnement collaboratif par le mentorat, le partage proactif de connaissances et la participation active aux initiatives d'équipe.
• Service à la clientèle : Travailler directement avec les avocats et les clients du Centre de ressources pour assurer la continuité des opérations juridiques et la satisfaction de la clientèle.
• Réception et triage : Gérer le processus de réception en priorisant, coordonnant et triant les demandes afin d'assurer leur exécution dans les délais.
• Suivi du système : Assurer la mise à jour précise du système de gestion du flux de travail pour suivre les demandes et offrir un soutien auxiliaire au Centre de ressources.
• Contrôle de la qualité : Effectuer un contrôle de qualité rigoureux sur son propre travail et réviser les documents produits par les pairs pour en assurer l'exactitude.

Qualifications

• Compétences linguistiques : Parfaitement bilingue en français et en anglais (à l'écrit comme à l'oral)
• Formation : Diplôme d'études supérieures dans le cadre d'un programme de formation d'assistant juridique, d'assistant de direction ou d'assistante administrative.
• Expérience : 1 à 3 ans d'expérience pertinente, de préférence dans le secteur juridique ou des services professionnels.
• Compétences techniques : maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
• Communication : excellentes compétences en traitement de texte, orthographe, relecture et révision.
• Professionnalisme : capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe tout en faisant preuve de tact, de respect et de professionnalisme dans toutes les interactions.
• Service à la clientèle : expérience avérée dans la prestation d’un service de haut niveau tant auprès des collègues et des avocats.
• Sens de l'organisation : Forte aptitude à gérer les priorités et à mener plusieurs dossiers de front de manière organisée, tout en respectant des délais serrés.
• Communication proactive : écoute activement pour comprendre les besoins des avocats et des collègues ; pose des questions de clarification pour s’assurer que les attentes sont satisfaites.
• Réactivité : grande réactivité face aux demandes, fournissant des mises à jour en temps opportun sur l’avancement des travaux et identifiant les obstacles potentiels à l’obtention des résultats.

Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d'autres pays. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.

Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

• communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
• travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à [e-mail] pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.