Adjointe Administrative

PGW Auto Glass; Sainte-Thérèse; On-site; CAD 36,000 - 40,000; Full time

Job summary

PGW Auto Glass recherche un adjoint administratif(ve) pour soutenir les équipes de direction et opérationnelles à Laval. Vous coordonnez les activités de bureau, gérez les communications et assurez le bon fonctionnement des tâches administratives quotidiennes.

Ce rôle nécessite une excellente organisation, une capacité à traiter des informations sensibles et une communication efficace en français et en anglais.

Qualifications

• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes CRM.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale.
• Discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles.

Responsibilities

• Coordination du bureau: gérer les fournitures et l’inventaire; organiser les systèmes de classement; coordonner les services courrier et entretien des équipements.
• Communication & Planning: répondre aux appels et courriels; planifier réunions et déplacements; préparer les ordres du jour et procès-verbaux.
• Gestion documentaire: rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance, les rapports et les présentations; saisie de données et traitement des factures.
• Accueil des clients et visiteurs: accueillir et assister les visiteurs; coordonner avec le service client ou les ventes pour transmettre messages et mises à jour.
• Soutien à l’équipe: onboarding des nouveaux employés; aide à la communication interne et à l’organisation d’événements.

Skills

Microsoft Office Suite

CRM systems

Organisation

Communication écrite et orale

Tools

Logiciels bureautiques

Job description

Titre du poste: Adjoint(e) administratif(ve)

Lieu: Laval

Supérieur hiérarchique: Directeur(trice) principal(e) de la stratégie

Horaire de travail: Temps plein, 35 à 40 heures par semaine

Exigences linguistiques: Bilingue (anglais/français) préféré au Québec et en Ontario afin de pouvoir interagir avec les interlocuteurs en dehors du Québec

Position Title: Administrative Assistant

Location: Laval

Reports To: Sr. Director of Strategy

Work Schedule: Full-time, 35–40 hours/week

Language Requirements: Bilingual (English/French) preferred in Quebec and Ontario 1

Aperçu du poste

L’adjoint(e) administratif(ve) offre un soutien essentiel aux équipes de direction et d’exploitation en coordonnant les activités de bureau, en gérant les communications et en assurant le bon fonctionnement des tâches administratives quotidiennes. Ce rôle est crucial pour maintenir l’efficacité organisationnelle et soutenir les opérations de première ligne et de soutien.

Position Overview

The Administrative Assistant provides essential support to management and operational teams by coordinating office activities, managing communications, and ensuring smooth day-to-day administrative functions. This role is critical to maintaining organizational efficiency and supporting frontline and back-office operations 2 3.

Responsabilités principales

Coordination du bureau

• Gérer les fournitures et l’inventaire du bureau
• Organiser et maintenir les systèmes de classement (numériques et physiques)
• Coordonner les services de messagerie, la distribution du courrier et l’entretien des équipements de bureau

Communication & Planning

• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et les diriger
• Planifier et confirmer les réunions, rendez-vous et déplacements
• Préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux des réunions

Gestion documentaire

• Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance, les rapports et les présentations
• Aider à la saisie de données, au traitement des factures et à la production de rapports internes

Accueil des clients et visiteurs

• Accueillir et assister les visiteurs et les clients
• Coordonner avec les équipes de service à la clientèle ou de vente pour transmettre les messages et les mises à jour

Soutien à l’équipe

• Soutenir l’intégration des nouveaux employés (ex. : installation du poste de travail, demandes d’accès)
• Aider à la communication interne et à l’organisation d’événements

Key Responsibilities

Office Coordination

• Maintain office supplies and inventory.
• Organize and maintain filing systems (digital and physical).
• Coordinate courier services, mail distribution, and office equipment servicing

Communication & Scheduling

• Answer and direct phone calls and emails.
• Schedule and confirm meetings, appointments, and travel arrangements.
• Prepare meeting agendas and take minutes.

Document Management

• Draft, proofread, and format correspondence, reports, and presentations.
• Assist with data entry, invoice processing, and internal reporting.

Customer & Visitor Support

• Greet and assist visitors and clients.
• Coordinate with customer service or sales teams to relay messages and updates.

Team Support

• Support onboarding of new employees (e.g., desk setup, access requests).
• Assist with internal communications and event planning.

Compétences Et Qualifications

• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes CRM
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale
• Discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles

Skills & Qualifications

• Proficiency in Microsoft Office Suite and CRM systems
• Strong organizational and multitasking abilities
• Excellent written and verbal communication skills
• Discretion and professionalism in handling confidential information

Compensation

• Taux horaire typique : 26 à 28,85 $ CAD
• Typical hourly rate: 26-28.85$/hr CAD