Adjoint.e exécutif.ve - Soutien à la gouvernance (JP)

TOTEM; Eastern Ontario; On-site; CAD 100,000 - 140,000; Full time

Benefits offered by this job

Bon programme d’avantages sociaux

Régime de retraite

Prime annuelle au rendement

Congés payés avantageux

Programme d’aide aux employés

Déplacements occasionnels et ponctuels

Job summary

TOTEM, organisation active, recherche un adjoint exécutif.ve – soutien à la gouvernance. Relevant directement de la présidence, vous coordonnez l’agenda, les déplacements et les réunions, assurez le secrétariat et le suivi des décisions tout en protégeant la confidentialité.

Profil recherché: baccalauréat en administration ou droit; 5–10 ans d’expérience auprès de cadres; maîtrise du français et de l’anglais; maîtrise de Microsoft 365 et ERP.

Qualifications

• Baccalauréat en administration, droit, gouvernance, ou équivalent.
• Formation ou certification en gouvernance est un atout.
• 5 à 10 années d’expérience auprès de cadres supérieurs, idéalement en gouvernance, secrétariat ou administration de conseil.
• Bonne connaissance des principes de gouvernance et du fonctionnement des conseils d’administration.
• Capacité à anticiper les besoins et à traiter des dossiers confidentiels.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Maîtrise de Microsoft 365 et des outils de gestion documentaire.
• Connaissance d’un ERP est un atout.

Responsibilities

• Gérer et coordonner les activités du bureau de la présidence (agenda, communications, déplacements, réunions).
• Soutien stratégique à la présidence dans documents, correspondance et suivi des décisions.
• Agir comme liaison entre la présidence, la haute direction, le conseil et partenaires internes/externes.
• Coordonner projets spéciaux, dossiers confidentiels et événements corporatifs.
• Assurer le secrétariat corporatif et planifier les réunions du conseil et comités.
• Préparer l’ordre du jour, documents, procès-verbaux et résolutions.
• Veiller à la tenue à jour des dossiers et au respect des politiques et pratiques de gouvernance.
• Identifier et proposer des améliorations des processus administratifs.
• Gérer des renseignements sensibles et confidentiels.

Skills

Organisation

Analyse

Communication

Discrétion

Gestion des priorités

Bilingue Français/Anglais

Education

Baccalauréat en administration, droit, gouvernance

Tools

Microsoft 365

ERP

Job description

Notre client est une organisation d’envergure œuvrant dans un secteur essentiel de l’économie et ayant des activités au Canada. Nous sommes à la recherche d’un.e Adjoint.e exécutif.ve - Soutien à la gouvernance qui assumera également des responsabilités liées au secrétariat corporatif et à la gouvernance. Relevant directement de la présidence, cette personne jouera un rôle clé dans la coordination des activités de la direction et dans le soutien aux instances de gouvernance de l’organisation.

La personne recherchée se démarque par son professionnalisme, sa discrétion, son jugement, son sens de l’organisation et sa capacité à évoluer dans un environnement où les informations traitées sont hautement confidentielles.

Responsabilités :

• Assurer la gestion et la coordination des activités du bureau de la présidence, notamment l’agenda, les communications, les déplacements, les réunions et les priorités;

• Fournir un soutien stratégique à la présidence dans la préparation de documents, la gestion de la correspondance et le suivi des décisions, engagements et dossiers prioritaires;

• Agir comme principal point de liaison entre la présidence, la haute direction, le conseil d’administration et les différents partenaires internes et externes;

• Coordonner divers projets spéciaux, dossiers confidentiels et événements corporatifs;

• Assurer les responsabilités liées au secrétariat corporatif et soutenir la planification et l’administration des rencontres du conseil d’administration et de ses comités;

• Préparer les ordres du jour, documents de réunion, procès-verbaux, résolutions et suivis requis;

• Veiller à la tenue à jour des dossiers corporatifs et contribuer au respect des politiques, exigences légales et pratiques de gouvernance;

• Identifier et proposer des améliorations aux processus administratifs et aux pratiques de gouvernance;

• Assurer la gestion rigoureuse de renseignements sensibles, confidentiels et privilégiés.

Profil recherché :

• Baccalauréat en administration, droit, gouvernance, administration publique ou dans une discipline connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience;

• Formation ou certification en gouvernance, un atout;

• De 5 à 10 années d’expérience pertinentedans un rôle de soutien auprès de cadres supérieurs, idéalement combinée à une expérience en gouvernance, secrétariat corporatif ou administration de conseil d’administration;

• Bonne connaissance des principes de gouvernance et du fonctionnement des conseils d’administration;

• Excellente capacité à anticiper les besoins, gérer plusieurs priorités et traiter des dossiers confidentiels;

• Professionnalisme, discrétion, jugement et capacité à établir des relations de confiance;

• Excellentes aptitudes organisationnelles, analytiques et communicationnelles;

• Très bonne maîtrise de Microsoft 365 et des outils de gestion documentaire ou de gouvernance;

• Connaissance d’un système ERP, un atout;

• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Conditions du poste :

• Poste permanent - 37,5 heures par semaine;

• Présentiel;

• Bureau situé à l'est de l’Ontario, à proximité de Cornwall,

• Salaire annuel : 100 000 $ à 140 000 $, selon l’expérience;

• Bon programme d’avantages sociaux;

• Régime de retraite;

• Prime annuelle au rendement;

• Congés payés avantageux;

• Programme d’aide aux employés et à leur famille;

• Possibilités de développement professionnel;

• Déplacements occasionnels et disponibilité ponctuelle en dehors des heures régulières.

Le genre féminin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.

*La maîtrise du français et de l’anglais est requise afin de communiquer avec des collègues, clients et partenaires unilingues anglophones situés au Canada et à l’international.

#TOTEMADMIN