Adjoint(e) de direction (JP)

Totem Talent; Montreal; Hybrid; CAD 55,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Petit-déjeuner offert

Trois semaines de vacances annuelles

Horaires flexibles

Job summary

Totem Talent Laval recherche un(e) Adjoint(e) de direction pour soutenir un associé et son équipe. Vous assurerez l’organisation des activités administratives et la coordination des dossiers clients, avec une communication fluide avec les partenaires. Le poste est permanent, hybride – 3 jours au bureau par semaine, 35 heures par semaine.

Salaire annuel entre 55 000 $ et 70 000 $, selon l’expérience. Maîtrise de Taxprep et de la suite Microsoft Office requise.

Qualifications

• DEC en secrétariat ou équivalent.
• Minimum 3 ans d’expérience dans un poste administratif similaire.
• Maîtrise du logiciel Taxprep (obligatoire).
• Expérience dans un cabinet comptable ou juridique est un atout.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Maîtrise du français et connaissance de l’anglais à l’oral et à l’écrit.

Responsibilities

• Coordonner la logistique des réunions et assurer la communication avec clients, partenaires et collaborateurs.
• Effectuer des suivis administratifs et préparer les documents requis.
• Rédiger, réviser et mettre en page divers documents professionnels.
• Gérer les dossiers clients, classement et transmission pour signature.
• Maintenir les bases de données clients et les outils de suivi.
• Ouverture des dossiers et gestion des démarches administratives liées à l’intégration.
• Suivi de la facturation et des comptes impayés.
• Collaborer avec l’équipe et répondre à leurs besoins.

Skills

Organisation

Autonomie

Rigueur

Communication

Polyvalence

Education

DEC en secrétariat ou équivalent

Tools

Taxprep

Microsoft Office

Job description

Adjoint(e) de direction

Lieu : Laval
Mode de travail : Hybride – 3 jours en présentiel par semaine
Horaire : 35 heures par semaine, horaire flexible
Type de poste : Permanent, temps plein
Salaire : 55 000 $ à 70 000 $ par année, selon l’expérience

Notre client, un cabinet professionnel situé à Laval, est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) de direction pour soutenir un associé et son équipe dans leurs activités quotidiennes. La personne recherchée est organisée, débrouillarde et particulièrement à l’aise avec les outils technologiques. Elle jouera un rôle clé dans la coordination des activités administratives et dans les suivis auprès de la clientèle.

À propos du poste

Sous la responsabilité du gestionnaire immédiat et en collaboration avec les membres du service, la personne titulaire du poste offrira un soutien administratif varié afin d’assurer le bon fonctionnement des activités du cabinet. Elle travaillera en étroite collaboration avec l’associé et les membres de son équipe, tout en assurant des communications régulières avec les clients et les partenaires.

Principales responsabilités

• Coordonner la logistique des réunions et communiquer régulièrement avec les clients, partenaires et collaborateurs;
• Effectuer des suivis proactifs auprès de la clientèle concernant les signatures de documents, les processus d’autorisation, les procurations et les autres pièces requises;
• Rédiger, réviser et mettre en page divers documents professionnels;
• Créer et mettre à jour les dossiers clients, assurer le classement et la numérisation des documents, et gérer leur transmission pour signature;
• Maintenir à jour les bases de données clients et les outils de suivi dans Excel;
• Assurer l’ouverture des dossiers clients et coordonner les démarches administratives liées à leur intégration, notamment la préparation des documents requis et l’accès aux outils numériques.
• Assurer le suivi de la facturation, des comptes impayés et des différentes communications avec les clients;
• Collaborer et répondre aux besoins variés des membres de l’équipe.

Profil recherché

• DEC en secrétariat ou toute autre formation pertinente;
• Minimum 3 ans d’expérience dans un poste administratif similaire;
• Maîtrise du logiciel Taxprep (obligatoire);
• Une expérience au sein d’un cabinet comptable ou juridique constitue un atout;
• Une expérience auprès de fiscalistes ou dans un environnement professionnel similaire est un avantage;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint;
• Aisance avec les technologies, les portails clients et les outils numériques;
• Bonne maîtrise du français et connaissance de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit;*
• Excellent sens de l’organisation, autonomie et souci du détail;
• Débrouillardise, proactivité et capacité à trouver des solutions;
• Facilité à apprendre de nouveaux outils et à s’adapter aux besoins de l’équipe;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers.

Conditions et avantages

• Salaire annuel entre 55 000 $ et 70 000 $, selon l’expérience;
• Poste permanent avec un horaire flexible de 35 heures par semaine;
• Mode de travail hybride avec 3 jours de présence au bureau par semaine;
• Trois semaines de vacances annuelles;
• Différentes options d’assurances collectives;
• Petit-déjeuner offert au bureau.

Le genre féminin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.
*La maîtrise du français et de l’anglais est requise afin de communiquer avec des collègues, clients et partenaires unilingues anglophones situés au Canada et à l’international.