Adjoint(e) administratif(ve) | Office Administrator

Valsoft; Saint-Laurent-de-l'Île-d'Orléans; On-site; CAD 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible working schedule

Unlimited vacation after 1 year

Annual Wellness Benefit

Training Reimbursement Program

Job summary

Valsoft is seeking an Office Administrator to join our Montreal team. You will provide comprehensive administrative support, manage office perks and supplies, and coordinate with vendors and building management to keep day-to-day operations running smoothly.

Strong communication, organization, and MS Office skills are essential. A customer-centric approach will help maintain a positive workplace and productive environment.

Qualifications

• Experience in customer service, reception, or a similar field.
• High attention to detail and problem-solving skills.
• Strong organizational and multitasking abilities.
• Excellent interpersonal skills.
• Strong verbal and written communication skills.
• Proficient in Microsoft Office Suite.
• Valid driver’s license and access to a car.

Responsibilities

• Provide comprehensive administrative support to ensure smooth office operations.
• Plan and coordinate office perks and services to enhance workplace culture.
• Order daily lunches and manage vendors.
• Manage the ordering and maintenance of office supplies.
• Liaise with external suppliers and coordinate with building management and maintenance crews to resolve office issues.
• Address and resolve ad-hoc administrative requests promptly with a customer-centric approach.
• Manage company voicemail and direct messages to the appropriate personnel.
• Sort and distribute mail/packages and handle outgoing mail efficiently.
• Assist with planning and setup/cleanup of company events.
• Ensure compliance with health and safety regulations.
• Run errands as needed to support office operations.

Skills

Customer service

Reception duties

Organization

Communication skills

Microsoft Office

Attention to detail

Problem solving

Tools

Microsoft Office Suite

Job description

Valsoft is looking for an Office Administrator to join our team in Montreal.

ABOUT VALSOFT CORP.:

Established in Canada in 2015, Valsoft has grown to a global portfolio of 118+ companies, acquiring and developing vertical market software companies, enabling each business to deliver the best mission-critical solutions for customers in their respective industries. A key tenet of Valsoft’s philosophy is to invest in well-established businesses and foster an entrepreneurial environment that molds companies into leaders in their respective industries. Valsoft looks to buy, hold and create value through long-term partnerships with existing management.

INVESTMENT APPROACH:

Unlike private equity and venture capital firms, we are Entrepreneurs who Buy, Enhance and Grow Software Businesses. That’s right; we don’t sell businesses. We form a strategic alliance with existing management teams. We recognize the dedication and perseverance required to create a firm and place a premium on customers’ and workers’ well-being over short-term goals.

CULTURE:

Valsoft is more than just a place to work; we’re a team. We mean it when we say people are our greatest assets, so investing in them is our number one priority. We create an environment where our employees feel first-day-on-the-job excitement, day after day, creating a culture of high performers and collaboration. We celebrate our milestones, and we’re proud of them. We Dream Big, Stay Humble and Stay Hungry.

POSITION DESCRIPTION:

As an Office Administrator, your primary mandate will be to provide comprehensive administrative support to ensure smooth office operations. You will organize and manage office perks and services that enhance our workplace culture, manage supplies, coordinate with external suppliers and building management, and resolve office issues as they arise. Your customer-centric approach and strong communication skills will be key to handling administrative requests and keeping day-to-day operations running smoothly. By ensuring our workplace is well-managed and pleasant, you will directly contribute to employee satisfaction and productivity.

KEY RESPONSIBILITIES:

• Provide comprehensive administrative support to ensure smooth office operations.
• Plan and coordinate office perks and services to enhance workplace culture.
• Order daily lunches and manage vendors.
• Manage the ordering and maintenance of office supplies.
• Liaise with external suppliers and coordinate with building management and maintenance crews to resolve office issues.
• Address and resolve ad-hoc administrative requests promptly with a customer-centric approach.
• Manage company voicemail and direct messages to the appropriate personnel.
• Sort and distribute mail/packages and handle outgoing mail efficiently.
• Assist with planning and setup/cleanup of company events.
• Ensure compliance with health and safety regulations.
• Run errands as needed to support office operations.

REQUIRED/MINIMUM QUALIFICATIONS:

• Experience in customer service, reception, or a similar field.
• High attention to detail and problem-solving skills.
• Strong organizational and multitasking abilities.
• Excellent interpersonal skills.
• Strong verbal and written communication skills.
• Proficient in Microsoft Office Suite.
• Valid driver’s license and access to a car.

ADDITIONAL or PREFERRED QUALIFICATIONS (*optional):

• Team-first mentality.
• Ability to maintain confidentiality.
• Ability to work autonomously while contributing to a collaborative team environment.

EMPLOYEE PERKS (*optional):

• Flexible working schedule
• Unlimited vacation after 1 year
• Annual Wellness Benefit
• Training Reimbursement Program

Ready to join a collaborative and innovative team where you can make an immediate impact?

________________

DESCRIPTION:

Valsoft est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour se joindre à notre équipe à Montréal.

À PROPOS DE VALSOFT CORP.:

Fondée au Canada en 2015, Valsoft possède aujourd’hui un portefeuille mondial de plus de 118 entreprises. Elle acquiert et développe des sociétés de logiciels spécialisées dans des marchés verticaux, leur permettant d’offrir les meilleures solutions critiques à leurs clients dans leur secteur respectif. Un principe fondamental de la philosophie de Valsoft est d’investir dans des entreprises bien établies et de favoriser un environnement entrepreneurial, afin de les façonner en leaders dans leur domaine. Valsoft vise à acquérir, conserver et créer de la valeur grâce à des partenariats à long terme avec les équipes de direction en place.

APPROCHE D’INVESTISSEMENT:

Contrairement aux firmes de capital-investissement et de capital-risque, nous sommes des entrepreneurs qui achètent, développent et font croître des entreprises logicielles. C’est exact : nous ne revendons pas les entreprises. Nous formons une alliance stratégique avec les équipes de direction en place. Nous reconnaissons le dévouement et la persévérance nécessaires pour créer une entreprise, et nous accordons la priorité au bien-être des clients et des employés plutôt qu’à des objectifs à court terme.

CULTURE:

Valsoft est bien plus qu’un simple lieu de travail : nous sommes une équipe. Lorsque nous affirmons que les gens sont notre plus grand atout, nous le pensons sincèrement. Investir dans nos employés est notre priorité absolue. Nous créons un environnement où nos employés ressentent l’excitation du premier jour, jour après jour, favorisant une culture de performance et de collaboration. Nous célébrons nos réussites, et nous en sommes fiers. Nous rêvons grand, restons humbles et toujours motivés.

DESCRIPTION DU POSTE:

À titre d’adjoint(e) administratif(ve), votre mandat principal sera de fournir un soutien administratif complet afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau. Vous organiserez et gérerez les avantages et services offerts au bureau afin de renforcer notre culture d’entreprise, gérerez les fournitures, assurerez la coordination avec les fournisseurs externes et la gestion de l’immeuble, et résoudrez les problèmes liés au bureau au fur et à mesure. Votre approche axée sur le service à la clientèle et vos excellentes aptitudes en communication seront essentielles pour traiter les demandes administratives et assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes. En veillant à ce que notre milieu de travail soit bien géré et agréable, vous contribuerez directement à la satisfaction et à la productivité des employés.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:

• Fournir un soutien administratif complet afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau.
• Planifier et coordonner les avantages et services offerts au bureau afin de renforcer la culture d’entreprise.
• Commander les dîners quotidiens et gérer les relations avec les fournisseurs.
• Gérer la commande et l’inventaire des fournitures de bureau.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs externes et coordonner avec la gestion de l’immeuble et les équipes d’entretien afin de résoudre les problèmes liés au bureau.
• Traiter et résoudre rapidement les demandes administratives ponctuelles, avec une approche axée sur le service à la clientèle.
• Gérer la messagerie vocale de l’entreprise et acheminer les messages aux personnes concernées.
• Trier et distribuer le courrier et les colis, et gérer efficacement le courrier sortant.
• Participer à la planification, à l’installation et au rangement lors des événements de l’entreprise.
• Veiller au respect des règlements en matière de santé et de sécurité.
• Faire des courses au besoin pour soutenir les opérations du bureau.

QUALIFICATIONS REQUISES / MINIMALES:

• Expérience en service à la clientèle, en réception ou dans un domaine similaire.
• Grand souci du détail et habiletés en résolution de problèmes.
• Excellentes capacités d’organisation et aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes habiletés interpersonnelles.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule.

Prêt(e) à joindre une équipe collaborative et innovante où vous pourrez avoir un impact immédiat?