Adjointe Administrative

PGW New Branding; Laval; On-site; CAD 32,000 - 34,000; Full time

Job summary

La société PGW New Branding, basée à Laval, recrute un adjoint(e) administratif(ve) à temps plein pour soutenir les équipes de direction et d’exploitation. Le poste implique la coordination des activités de bureau, la gestion des communications et le maintien des tâches administratives quotidiennes.

Maîtrise de Microsoft Office et des systèmes CRM exigée, avec d’excellentes compétences organisationnelles et une excellente communication écrite et orale.

Qualifications

• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes CRM requis.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles.

Responsibilities

• Coordination du bureau: gestion des fournitures et inventaire, classement, services de messagerie et entretien des équipements.
• Communication et planification: répondre aux appels et courriels, organiser réunions et déplacements, préparer les ordres du jour.
• Gestion documentaire: rédaction, révision et mise en forme de documents et rapports, saisie de données et production de rapports internes.
• Accueil des clients et visiteurs: accueil des visiteurs et coordination avec les équipes service client ou vente.
• Soutien à l’équipe: aide à l’intégration des nouveaux employés et organisation d’événements.

Skills

Microsoft Office

CRM systems

Organisation exceptionnelle

Communication écrite et orale

Discrétion et professionnalisme

Tools

Microsoft Office

CRM systems

Job description

Titre du poste : Adjoint(e) administratif(ve)

Lieu : Laval

Supérieur hiérarchique : Directeur(trice) principal(e) de la stratégie

Horaire de travail : Temps plein, 35 à 40 heures par semaine

Exigences linguistiques : Bilingue (anglais/français) préféré au Québec et en Ontario afin de pouvoir interagir avec les interlocuteurs en dehors du Québec

Aperçu du poste

L’adjoint(e) administratif(ve) offre un soutien essentiel aux équipes de direction et d’exploitation en coordonnant les activités de bureau, en gérant les communications et en assurant le bon fonctionnement des tâches administratives quotidiennes. Ce rôle est crucial pour maintenir l’efficacité organisationnelle et soutenir les opérations de première ligne et de soutien.

Responsabilités principales

1. Coordination du bureau

Gérer les fournitures et l’inventaire du bureau

Organiser et maintenir les systèmes de classement (numériques et physiques)

Coordonner les services de messagerie, la distribution du courrier et l’entretien des équipements de bureau

2. Communication et planification

Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et les diriger

Planifier et confirmer les réunions, rendez-vous et déplacements

Préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux des réunions

3. Gestion documentaire

Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance, les rapports et les présentations

Aider à la saisie de données, au traitement des factures et à la production de rapports internes

4. Accueil des clients et visiteurs

Accueillir et assister les visiteurs et les clients

Coordonner avec les équipes de service à la clientèle ou de vente pour transmettre les messages et les mises à jour

5. Soutien à l’équipe

Soutenir l’intégration des nouveaux employés (ex. : installation du poste de travail, demandes d’accès)

Aider à la communication interne et à l’organisation d’événements

Compétences et qualifications

Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes CRM

Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Excellentes aptitudes en communication écrite et orale

Discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles

Rémunération

Taux horaire typique : 23 à 25 $ CAD