Adjoint(e) de direction / Executive Assistant

Quantum Management Services Ltd.; Montreal; Hybrid; CAD 81,000 - 99,000; Full time

Benefits offered by this job

RÉER contributions

Wellness allowance

Home office allowance

Employer-paid benefits

Job summary

Quantum Management Services Ltd. recherche un adjoint(e) de direction pour son bureau de Montréal, en mode hybride (2 jours sur place).

Le rôle est un véritable partenaire d’affaires, soutenant les consultants principaux, gérant des mandats clients et des projets de recherche de cadres de haut niveau. Le candidat idéal possède au moins 5 ans d’expérience en soutien exécutif, une excellente organisation et la capacité de prioriser des priorités multiples dans un environnement dynamique et

Qualifications

• Au moins 5 ans d'expérience en tant qu'adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs.
• Solides compétences en coordination de projets et en organisation.
• Expérience de la gestion de priorités multiples dans un environnement au rythme soutenu.
• Capacité à travailler de manière autonome et proactive avec un minimum de supervision.
• Souci du détail et suivi exceptionnels.
• Solides compétences en gestion des parties prenantes et en établissement de relations.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office et des technologies modernes de l'environnement de travail.
• Solides compétences en résolution de problèmes et bon jugement professionnel.

Responsibilities

• Gérer des agendas complexes, des réunions et les horaires des cadres supérieurs.
• Coordonner l'organisation et la logistique des déplacements nationaux et internationaux.
• Appuyer les missions de recrutement de cadres supérieurs et de conseil en leadership du début à la fin.
• Assurer le suivi des échéanciers de projet, des livrables et des engagements des parties prenantes.
• Préparer des présentations, des rapports et de la documentation confidentielle pour les clients.
• Coordonner la communication entre les consultants, les clients, les candidats et les équipes internes.
• Gérer les dépenses, le soutien à la facturation et les processus administratifs.
• Tenir à jour des dossiers de projet et des informations de base de données.
• Organiser des réunions, des événements et des interactions avec les clients, tant en ligne qu'en personne.
• Identifier de manière proactive les priorités et veiller au respect des échéances critiques.

Skills

Gestion des priorités multiples

Coordination de projets

Autonomie et initiative

Gestion des parties prenantes

Organisation avancée

Maîtrise de Microsoft Office

Relations professionnelles

Tools

Microsoft Office

Job description

Poste :

adjoint(e) de direction

Lieu de travail :

Centre-ville de Montréal, mode hybride (2 jours sur place)

Rémunération :

• Salaire de base pouvant atteindre 90 000 $


• Prime cible de 10 %


• Cotisations généreuses au REER pouvant atteindre 8 000 $ par année


• Avantages sociaux pris en charge à 100 % par l'employeur


• Allocation de bien-être


• Allocation pour le bureau à domicile

À propos du poste

Notre client est un cabinet de conseil en leadership et de recherche de cadres de renommée mondiale qui collabore avec certaines des organisations les plus respectées au monde pour les aider à attirer, à évaluer et à développer des talents de haut niveau.
Il recherche un(e) adjoint(e) à la direction pour se joindre à son équipe de Montréal en pleine croissance. Ce poste va bien au-delà d'un simple rôle de soutien administratif traditionnel. Vous deviendrez un partenaire d'affaires de confiance pour les consultants principaux, en aidant à gérer des mandats clients de grande envergure, des projets de recherche de cadres et des missions de conseil en leadership.
La personne idéale pour ce poste aime travailler dans un milieu professionnel dynamique, s'épanouit en jonglant avec de multiples priorités et tire sa fierté de devancer les besoins avant même qu'ils ne se manifestent. Ce poste offre la possibilité de côtoyer des cadres supérieurs issus d'un large éventail de secteurs d'activité et de jouer un rôle significatif dans des projets stratégiques complexes.

Vos responsabilités :

• Gérer des agendas complexes, des réunions, des entrevues et les horaires des cadres supérieurs


• Coordonner l'organisation et la logistique des déplacements nationaux et internationaux


• Appuyer les missions de recrutement de cadres supérieurs et de conseil en leadership du début à la fin


• Assurer le suivi des échéanciers de projet, des livrables et des engagements des parties prenantes


• Préparer des présentations, des rapports et de la documentation confidentielle pour les clients


• Coordonner la communication entre les consultants, les clients, les candidats et les équipes internes


• Gérer les dépenses, le soutien à la facturation et les processus administratifs


• Tenir à jour des dossiers de projet et des informations de base de données précis


• Organiser des réunions, des événements et des interactions avec les clients, tant en ligne qu'en personne


• Identifier de manière proactive les priorités et veiller au respect des échéances critiques

Exigences :

• Au moins 5 ans d'expérience en tant qu'adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs, d'associés ou de dirigeants de haut niveau


• Solides compétences en coordination de projets et en organisation


• Expérience de la gestion de priorités multiples dans un environnement au rythme soutenu


• Capacité à travailler de manière autonome et proactive avec un minimum de supervision


• Souci du détail et suivi exceptionnels


• Solides compétences en gestion des parties prenantes et en établissement de relations


• Expérience dans les services professionnels, le conseil, le recrutement de cadres, les cabinets d'avocats, les cabinets comptables ou dans un domaine similaire, un atout majeur


• Maîtrise avancée de Microsoft Office et des technologies modernes de l'environnement de travail


• Solides compétences en résolution de problèmes et bon jugement professionnel

Si vous recherchez une opportunité vous permettant de mettre à profit à la fois vos compétences en soutien de la haute direction et en gestion de projets tout en travaillant avec des hauts dirigeants dans un environnement collaboratif et hautement performant, nous serions ravis de vous rencontrer.