Adjoint·e administrative et juridique (100% présentiel)

Spiegel Ryan S.E.N.C.R.L.; Montreal; On-site; CAD 55,000 - 80,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

REER avec contribution employeur

3 semaines de vacances

8 journées personnelles

Télémédecine

Job summary

Spiegel Ryan S.E.N.C.R.L. recherche une secrétaire juridique expérimentée pour assister l’associé senior et son adjointe. Vous effectuerez des recherches, retranscrirez dictées et documents juridiques, et gérerez les aspects procéduraux des dossiers.

Vous interviendrez aussi dans la préparation des rencontres clients, la coordination logistique et les tâches administratives courantes; le poste requiert maîtrise du pack MS365, orthographe irréprochable et bilinguisme FR/EN.

Qualifications

• Diplôme collégial en secrétariat juridique exigé.
• Minimum 10 ans d’expérience dans un rôle similaire.
• Maîtrise du pack Microsoft 365 et niveaux élevés d’orthographe et grammaire.

Responsibilities

• Effectuer la recherche de conflits lors de l’ouverture d’un dossier.
• Réaliser des recherches (REQ, jugements, etc.).
• Transcrire et mettre en page dictées et documents juridiques.
• Gérer l’aspect procédural des dossiers et communications.
• Préparer les rencontres avec les clients et coordonner les aspects logistiques.
• Collaborer avec le département informatique pour les besoins techniques.
• Aider l’associé et suivre les dossiers avec les avocats.
• Réaliser tâches administratives (ouverture/fermeture de dossiers, facturation, classement).
• Accomplir toute autre tâche connexe.

Skills

Maîtrise du français et de l’anglais

Organisation et réactivité

Communication professionnelle

MS 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams

Education

Diplôme d’étude collégiale en secrétariat juridique

Tools

MAITRE

Job description

En collaboration avec l’autre adjointe attitrée à cet associé senior, la personne recherchée aura les principales responsabilités suivantes :

• Effectuer la recherche de conflits lors de l’ouverture d’un dossier ;
• Réaliser des recherches (REQ, jugements, etc.)
• Transcrire et mettre en page les dictées et autres documents juridiques (lettres, procédures, contrats, ententes, etc.)
• Gérer l’aspect procédural des dossiers (documents à transmettre à la partie adverse, à la Cour, aux huissiers, etc.)
• Préparer les rencontres avec les clients : réservation de salle, besoins techniques, sténographes, préparation et impression des documents, commande de repas)
• Collaborer avec le département informatique pour les besoins techniques et les suivis
• Aider de façon proactive l’associé pour les suivis des dossiers avec les autres avocats
• Réaliser des tâches de nature administrative telles que l’ouverture et la fermeture de dossiers, la facturation, le classement, etc.
• Accomplir toute autre tâche connexe selon les besoins de l’équipe.

Qualifications requises:

• Diplôme d’étude collégiale en secrétariat juridique
• Minimum de 10 ans d’expérience dans le domaine, à occuper des fonctions similaires
• Maîtrise de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams)
• Logiciel MAITRE (un atout)
• Très bon niveau d’orthographe et de grammaire
• Maîtrise du français et de l’anglais (la personne devra desservir et interagir avec une clientèle majoritairement anglophone à 85%), tant à l’oral qu’à l’écrit

Habiletés et compétences requises :

• Réactivité, courtoisie, professionnalisme et débrouillardise
• Capacité à travailler sous pression
• Traitement des informations confidentielles de manière sensible
• Prise d’initiatives
• Gestion de plusieurs dossiers à la fois selon les priorités
• Fort sens de l’organisation
• Travail avec des échéanciers serrés
• Minutie et souci du détail

Avantages à travailler chez nous :

• Salaire compétitif
• Assurances collectives (médicaments, dentaire, vision et autres services médicaux)
• REER avec contribution de l’employeur
• 3 semaines de vacances
• 8 journées personnelles
• Service de télémédecine
• Boni annuel
• Horaire d’été (vendredi après-midi de congé)
• Activités sociales tout au long de l’année