Adjoint-e administratif-ve / opérations - Montréal

Randstad Canada; Montreal; On-site; CAD 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Poste temporaire

35 heures/semaine

Bureau au centre-ville - présentiel

Demi-journées d'été

Horaires de travail flexibles

Salaire compétitif

2 semaines de vacances, 3 jours person

Job summary

Randstad Canada recherche un adjoint administratif polyvalent pour soutenir la gestion immobilière au centre-ville de Montréal. Poste temporaire à 35 heures/semaine, 100% présentiel, avec déplacements et coordination entre locataires, maintenance et services internes.

Le candidat idéal possède un DEC en administration ou DEP avec expérience, maîtrise Windows et Office, et anglais intermédiaire. Horaires flexibles et demi-journées d'été sont offerts.

Qualifications

• Diplôme ou expérience équivalente en administration.
• Bonne maîtrise d'Excel et Word.
• Anglais intermédiaire exigé, à l'oral et à l'écrit.

Responsibilities

• Coordonner visites de maintenance et visites de locataires potentiels.
• Répondre aux demandes des locataires et coordonner avec l’équipe de maintenance.
• Rédiger des lettres et courriels (avis, demandes, etc.).
• Suivre les demandes et renouvellements d’assurances des locataires.
• Organiser les travaux des entrepreneurs et des professionnels avec les locataires et le gestionnaire.
• Mettre à jour les ententes de services des locataires.
• Administrer le système GMAO (bon de travail, demandes, rapports).

Skills

Communication bilingue

Gestion administrative

Polyvalence

Education

DEC - administration

DEP - secrétariat et 2 ans exp.

Tools

Microsoft Windows

Microsoft Office (Word, Excel)

Adobe Acrobat

Job description

Vous êtes un professionnel de l'administration expérimenté à la recherche d'un nouveau défi ? Le domaine de la gestion immobilière vous intéresse ? Voulez-vous travailler pour une entreprise de grande réputation qui gère des immeubles de prestige au cœur du centre-ville de Montréal ? Si c'est le cas, ce poste pourrait être pour vous !

Notre client, l'un des plus importants propriétaires d'immeubles, est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) dynamique et polyvalente, pour une entrée en poste immédiate.

Avantages

• Poste temporaire, 35 heures/semaine
• Poste au bureau du lundi au vendredi 100% présentiel
• Demi-journées d'été
• Horaires de travail flexibles
• Salaire compétitif
• 2 semaines de vacances, 3 jours personnels

Responsabilités

Collaboration avec les locataires :

• Coordonner les visites de maintenance, les visites de locataires potentiels et les interventions des assureurs et autres autorités.
• Répondre aux demandes des locataires et coordonner avec l’équipe de maintenance.
• Rédiger des lettres et courriels (avis, demandes, etc.).
• Suivre les demandes et renouvellements d’assurances des locataires.
• Organiser les travaux des entrepreneurs et des professionnels avec les locataires et le gestionnaire.
• Mettre à jour les ententes de services des locataires.
• Administrer le système GMAO (création de bons de travail, demandes de services, rapports de performance).

Collaboration avec l’équipe de sécurité, d’entretien ménager et mécanique :

• Organiser des réunions trimestrielles avec les responsables de chaque département.
• Assurer la coordination avec les services technologiques.
• Informer quotidiennement toutes les équipes des événements en cours ou à venir.

Service de comptabilité :

• Créer et envoyer des bons de commande (PO) via Yardi.
• Saisir les paiements de factures et suivre les soumissions des services externes.

Collaboration avec les fournisseurs :

• Demander des soumissions et suivre les dates de livraison/travaux.
• Mettre à jour les inventaires et les contrats.
• Assurer le suivi des maintenances périodiques et vérifier la conformité des dossiers fournisseurs (assurances, RBQ, etc.).

Support à la gestionnaire :

• Effectuer des tâches administratives (agenda, courrier, classement, correspondance).
• Apporter un soutien pour la préparation des offres, demandes et rapports.
• Inspecter les lieux et signaler les réparations nécessaires à l’équipe de maintenance.
• Gérer les commandes de papeterie et breuvages en respectant le budget.
• Remplacer la gestionnaire en son absence et produire divers documents.
• Gérer la correspondance et effectuer toutes autres tâches connexes demandées.

Qualifications

• Avoir un niveau d'anglais intermédiaire, tant à l'écrit qu'à l'oral, étant donné que le candidat devra être en mesure de communiquer avec des clients anglophones
• Être titulaire d'un diplôme d'études collégiales (DEC - administration) ; ou être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles (DEP - secrétariat) et posséder deux (2)années d'expérience pertinente ;
• Connaissance du système d'exploitation Microsoft Windows et des logiciels Office, y compris Word et Excel ;
• Connaissance d'Adobe (pour gérer les PDF) ;
• La connaissance du logiciel Angus est un atout.
• La connaissance du logiciel Avid est un atout.
• Très à l'aise avec les systèmes informatiques

Notre client exerce ses activités au Canada. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.

Exigences linguistiques en anglais

Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

• communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base quotidienne
• travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d'autres pays. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.

Exigences linguistiques en anglais (répétition)

Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

• communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
• travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à [e-mail] pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.