Adjoint·e administratif·ve / Administrative Assistant

Tangorh; Outaouais; On-site; CAD 45,000 - 55,000; Full time

Job summary

Tangorh recherche un adjoint administratif spécialiste en gestion immobilière pour soutenir les activités des immeubles résidentiels et commerciaux. Vous coordonnez les locations, la communication avec les locataires et la gestion documentaire.

Le poste demande une maîtrise des outils numériques et une excellente capacité d’organisation, en français et en anglais. Horaire de 37,5 heures par semaine, travail sur site avec salaire annuel entre 45 000 $ et 55 000 $.

Qualifications

• Expérience en administration immobilière dans le résidentiel ou commercial.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office.
• Excellente communication en français et en anglais.
• Bonne organisation et autonomie.
• Capacité de gérer plusieurs dossiers et de respecter les délais.
• Discrétion et professionnalisme.

Responsibilities

• Préparer les annonces et mettre à jour les plateformes de location.
• Répondre aux candidats et préparer les documents pour les enquêtes de crédit.
• Planifier les visites et préparer les baux et documents des nouveaux locataires.
• Gérer les retards de paiement et effectuer la collecte des loyers.
• Préparer les dossiers de litige et suivre les dossiers TAL.
• Mettre à jour les tableaux des locataires et des entrepreneurs.

Skills

Administration immobilière

Organisation et polyvalence

Communication FR/EN

Tools

Suite Microsoft Office

Job description

Description du poste

L’adjoint·e administratif·ve assure un soutien administratif pour la gestion des immeubles résidentiels et commerciaux. La personne coordonne les activités liées à la location, à la communication avec les locataires, à la gestion documentaire et aux suivis opérationnels.

Vos responsabilités

• Préparer les annonces et mettre à jour les plateformes de location
• Répondre aux candidats intéressés et préparer les documents pour les enquêtes de crédit
• Planifier les visites
• Préparer et classer les baux ainsi que la documentation pour les nouveaux locataires
• Mettre à jour les tableaux et les bases de données des locataires et des entrepreneurs/sous-traitants
• Traiter les demandes de cession de bail et assurer les suivis nécessaires
• Rédiger et envoyer les communications aux locataires
• Gérer les retards de paiement et appliquer les frais
• Effectuer la collecte des loyers, les dépôts, les paiements de factures et assurer le suivi avec la comptabilité
• Préparer et rédiger les documents nécessaires aux dossiers de litige, et envoyer les documents requis
• Assister à la préparation des dossiers pour le Tribunal administratif du logement (TAL) et suivre l’évolution des dossiers
• Planifier et coordonner les horaires des gens de service
• Tenir à jour les listes d’inventaire
• Effectuer les suivis périodiques liés aux entretiens, inspections, assurances et autres
• Mettre à jour le tableau de maintenance des immeubles et les rapports d’inspection

Profil recherché

• Expérience pertinente en administration immobilière ou en soutien administratif dans un contexte résidentiel et/ou commercial
• Très bonne maîtrise des outils numériques et de la suite Microsoft Office
• Excellentes habiletés en communication écrite et verbale, en français et en anglais
• Sens de l’organisation, polyvalence, rigueur et autonomie
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à répondre efficacement aux urgences
• Discrétion, professionnalisme et souci du détail

Conditions de travail

37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, entre 8 h et 16 h (horaire flexible au besoin)

Salaire entre 45000$ et 55000$ par année

Possibilités de développement professionnel

• Possibilités de développement professionnel

Vous souhaitez contribuer activement à la gestion administrative et faire une réelle différence auprès d’une équipe engagée?