Administrateur de baux

Consignaction; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Mode hybride et horaire flexible

Régime de retraite simplifié (employé

Assurances collectives incluant télémé

Stationnement sur place

Job summary

Consignaction, située à Saint-Laurent dans la région de Montréal, recherche un administrateur de baux expérimenté pour assurer la gestion des baux commerciaux et le volet administratif des contrats immobiliers. Vous consoliderez les données financières, préparerez les rapports et assurerez la conformité contractuelle.

Le poste exige au moins 3 ans d’expérience, une formation en finances, et une maîtrise des outils Microsoft 365; Power BI est un atout pour l’analyse.

Qualifications

• Diplôme ou formation en finances exigé ou équivalent.
• Expérience concrète en baux commerciaux et/ou administration de contrats immobiliers exigée (≥3 ans).
• Maîtrise des outils bureautiques et capacités d’analyse financière.

Responsibilities

• Administrer les baux et les ententes d’occupation; suivre échéances et renouvellements.
• Analyser les clauses financières et effectuer les réconciliations des loyers.
• Veiller à l’archivage des documents contractuels et coordonner les transferts avec l’équipe juridique.
• Gérer les dépôts de garantie et les paiements mensuels des baux; préparer les rapports financiers.
• Favoriser les relations avec les propriétaires et les équipes internes; soutenir les projets d’ouverture/relocation; assurer le respect des contrats.

Skills

Autonomie

Rigueur et précision

Esprit d’équipe

Bon sens de l’organisation

Communication efficace

Anglais fonctionnel

Education

Diplôme en finances ou formation équivalente

3 ans d’expérience en baux commerciaux/administration de contrats immobiliers

Tools

Microsoft 365

Power BI

Job description

Avantages de travailler avec nous

• Mode hybride et horaire flexible;
• Régime de retraite simplifié avec contribution de l’employeur pouvant aller jusqu’à 5%;
• Régime d’assurances collectives incluant la télémédecine;
• Accessible en transport en commun et stationnement disponible sur place.

Responsabilités du poste

Administration des baux

• Maintenir à jour la base de données des baux et des ententes d'occupation;
• Assurer le suivi des échéances contractuelles, renouvellements, options, indexations et autres obligations prévues aux contrats;
• Effectuer l'analyse et l'interprétation des clauses financières des baux;
• Veiller à la conservation et à l'archivage des documents contractuels en collaboration avec l’équipe juridique.
• Coordonner les prises de possession, transferts et cessations de comptes auprès des fournisseurs de services publics pour l’ensemble du portefeuille immobilier;
• Effectuer le suivi administratif et financiers des comptes auprès des fournisseurs de services publics afin d’éviter des interruptions de services;

Contrôle et validation des factures

• Réviser et valider les factures de loyers, taxes, charges d'exploitation, frais communs et autres frais facturés par les propriétaires;
• Vérifier la conformité des montants facturés aux dispositions contractuelles;
• Effectuer les calculs de réconciliation des loyers, ajustements annuels, indexations et récupérations de coûts;
• Faire le suivi des écarts, erreurs de facturation ou crédits à recevoir et assurer leur résolution auprès des propriétaires;

Gestion financière et analytique

• Préparer les informations requises pour la comptabilisation des dépenses locatives;
• Préparer les informations requises pour le paiement mensuel des baux;
• Assurer l'exactitude des données utilisées pour la comptabilisation des contrats de location;
• Gérer les dépôts de garantie et les remboursements selon les dispositions prévues aux baux;
• Supporter l’équipe finance dans la prévision des coûts d'occupation pour fins budgétaires;
• Produire des analyses financières relatives au portefeuille de locations;
• Collaborer à la production de rapports de gestion et d'indicateurs de performance;

Relations avec les parties prenantes

• Agir comme point de contact principal auprès des propriétaires concernant les aspects financiers des baux;
• Collaborer avec les équipes immobilières, opérationnelles, juridiques et comptables;
• Soutenir les projets d'ouverture, de fermeture, de relocalisation ou de renouvellement de sites sous l'angle financier et contractuel;

Toutes autres tâches connexes.

• Détenir un diplôme ou une formation en finances;
• Expérience concrète en baux commerciaux et/ou en administration de contrats immobiliers;
• Posséder un minimum de 3 ans dans un rôle similaire;
• Maîtriser la suite Microsoft 365;
• Connaissance de Power BI (un atout);
• Rigueur, fiabilité et attention au détail;
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément dans un environnement en croissance;
• Esprit d’équipe, sens de la collaboration élevé et habileté à communiquer de manière constructive;
• Autonomie; sens de l’organisation développé, fait preuve de jugement et sait repérer les enjeux potentiels;
• Anglais fonctionnel (un atout).

Type d’emploi : Temps plein permanent

Lieu de travail : Mode hybride, nos bureaux sont situés à Saint-Laurent.