Property Administrator

Kassen Recruitment; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Kassen Recruitment recherche un Administrateur immobilier pour soutenir la gestion quotidienne d’un portefeuille mixte (commerces, résidentiel et usages divers). Le candidat assure les relations avec les locataires, l’administration des baux et le suivi financier.

Vous interviendrez dans un environnement dynamique, travaillerez avec les équipes internes et les locataires, et vous mobiliserez vos compétences organisationnelles et communicationnelles.

Qualifications

• 3 à 5 ans d’expérience en administration ou gestion immobilière.

Responsibilities

• Servir de point de contact principal pour les locataires, répondre à leurs demandes et coordonner l’administration des baux, les renouvellements et les emménagements/déménagements.
• Maintenir à jour les dossiers des baux, des locataires et des documents d’assurance.
• Coordonner les demandes d’entretien et travailler avec les fournisseurs pour garantir les réparations et les améliorations.
• Participer à la perception des loyers et au suivi financier (comptes fournisseurs/clients, budgets, suivi des dépenses).
• Préparer les rapports relatifs aux immeubles et assurer une organisation efficace des archives.
• Soutenir les activités de location, visites et marketing au besoin.
• Collaborer avec les équipes internes et les partenaires externes pour le bon déroulement des opérations quotidiennes.
• Assurer un soutien administratif général (planning, courrier, coordination de bureau).

Skills

Relation locataires

Gestion baux

Coordination financière

Organisation

Communication

Bilingue FR/EN

Logiciels immobilier

Education

Diplôme en administration immobilière

Tools

Excel

Logiciels gestion immobilière

MS Office

Job description

Une organisation bien établie spécialisée dans l’investissement et la gestion immobilière est à la recherche d’un(e) Administrateur(trice) immobilier(ère) pour se joindre à son équipe. Il s’agit d’une excellente occasion pour un(e) professionnel(le) organisé(e) qui souhaite évoluer dans un environnement dynamique, soutenir un portefeuille immobilier diversifié et collaborer avec les locataires ainsi que les équipes internes.

A well-established real estate investment and property management organization is seeking a Property Administrator to join its team. This is an excellent opportunity for a detail-oriented professional who enjoys working in a fast-paced environment, supporting a diverse property portfolio, and collaborating with both tenants and internal stakeholders.

About the Role

Reporting to the property management team, you will support the day-to-day administration of a portfolio of commercial, residential, and mixed-use properties. This role combines tenant relations, lease administration, financial coordination, and property operations, making it ideal for someone who enjoys a varied and hands-on position.

What You\'ll Do

• Serve as a primary point of contact for tenants, responding to inquiries and coordinating lease administration, renewals, and move-ins/move-outs.
• Maintain accurate records for leases, tenant information, insurance documentation, and property files.
• Coordinate maintenance requests and work closely with vendors and contractors to ensure timely completion of repairs and property improvements.
• Assist with rent collection, accounts receivable and payable, budgeting support, expense tracking, and financial reporting.
• Prepare property-related reports and administrative documentation while maintaining organized records and filing systems.
• Support leasing activities, including property showings and marketing initiatives, as needed.
• Coordinate with internal departments and external stakeholders to ensure smooth day-to-day property operations.
• Provide general administrative support, including scheduling, correspondence, and office coordination.

What You\'ll Bring

• 3-5 years of experience in property administration, property management, or a related real estate support role.
• Strong knowledge of lease administration and tenant relations.
• Experience supporting financial processes such as rent collection, accounts payable/receivable, budgeting, or expense reporting.
• Excellent organizational skills with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• Strong communication and customer service skills with a professional and collaborative approach.
• Proficiency with Microsoft Office and experience using property management or business software.
• A valid driver\'s licence and access to reliable transportation for occasional travel between properties.
• Bilingual English and French communication skills are considered a strong asset.

Why Join

This is an excellent opportunity to join a collaborative and established real estate organization where you\'ll play an important role in supporting day-to-day property operations. You\'ll gain exposure to a diverse portfolio, work closely with experienced professionals, and have opportunities to grow your skills in a supportive and team-oriented environment.

Une organisation bien établie spécialisée dans l’investissement et la gestion immobilière est à la recherche d’un(e) Administrateur(trice) immobilier(ère) pour se joindre à son équipe. Il s’agit d’une excellente occasion pour un(e) professionnel(le) organisé(e) qui souhaite évoluer dans un environnement dynamique, soutenir un portefeuille immobilier diversifié et collaborer avec les locataires ainsi que les équipes internes.

À propos du poste

Relevant de l’équipe de gestion immobilière, vous contribuerez à l’administration quotidienne d’un portefeuille d’immeubles commerciaux, résidentiels et à usage mixte. Ce poste combine les relations avec les locataires, l’administration des baux, le soutien financier et les opérations immobilières, ce qui en fait une excellente opportunité pour une personne qui aime occuper un rôle varié et concret.

Vos responsabilités

• Agir à titre de principal point de contact pour les locataires en répondant à leurs demandes et en assurant la coordination de l’administration des baux, des renouvellements ainsi que des emménagements et déménagements.
• Maintenir à jour les dossiers des baux, les informations des locataires, les documents d’assurance et l’ensemble des dossiers immobiliers.
• Coordonner les demandes d’entretien et collaborer avec les fournisseurs et entrepreneurs afin d’assurer la réalisation rapide des réparations et des améliorations aux immeubles.
• Participer à la perception des loyers, au suivi des comptes fournisseurs et clients, au soutien budgétaire, au suivi des dépenses ainsi qu’à la préparation de rapports financiers.
• Préparer différents rapports liés aux immeubles et assurer le maintien d’une documentation et d’un système de classement rigoureux.
• Appuyer les activités de location, notamment les visites d’immeubles et les initiatives de commercialisation, au besoin.
• Collaborer avec les équipes internes et les partenaires externes afin d’assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes.
• Fournir un soutien administratif général, notamment en matière de gestion d’horaires, de correspondance et de coordination de bureau.

Ce que vous apportez

• De 3 à 5 ans d’expérience en administration immobilière, en gestion immobilière ou dans un domaine connexe.
• Bonne connaissance de l’administration des baux et des relations avec les locataires.
• Expérience en soutien aux processus financiers, notamment la perception des loyers, les comptes fournisseurs et clients, les budgets ou le suivi des dépenses.
• Excellentes aptitudes en organisation et capacité à gérer plusieurs priorities dans un environnement dynamique.
• Solides compétences en communication et en service à la clientèle, avec une approche professionnelle et collaborative.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et expérience avec des logiciels de gestion immobilière ou des systèmes de gestion d’entreprise.
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule pour les déplacements occasionnels entre les immeubles.
• Le bilinguisme (français et anglais) constitue un atout important.

Pourquoi vous joindre à nous?

Joignez-vous à une organisation immobilière établie où vous jouerez un rôle clé dans le soutien des opérations quotidiennes d’un portefeuille diversifié. Vous évoluerez au sein d’une équipe collaborative, bénéficierez de l’accompagnement de professionnels expérimentés et aurez l’occasion de développer vos compétences dans un environnement stimulant et axé sur le travail d’équipe.