Agent(e) de liaison administratif auxiliaire

SHDM; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 56,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride - télétravail possible 3 jours

Accessibilité métro (Berri-UQAM)

Job summary

SHDM recherche un Agent(e) de liaison administratif auxiliaire pour soutenir les activités de gestion immobilière et vérifier le respect des processus établis, sous la supervision du superviseur adjoint.

Le candidat participera à la mise en place de systèmes de suivi, générera des rapports mensuels sur le taux de vacances et calculera les honoraires pour les travaux majeurs, tout en assurant la transmission des documents et le respect des normes de la SHDM.

Qualifications

• Diplôme collégial en administration ou domaine connexe requis.
• 2 années d’expérience pertinente dans un poste similaire exigées (atout dans le domaine municipal).
• Maîtrise des outils MS Office, particulièrement Excel.

Responsibilities

• Collaborer à la mise en place de divers systèmes de suivis et d’outils de mesure relatifs à la performance des gestionnaires externes et internes.
• Générer les rapports mensuels du taux de vacances pour les logements et les stationnements du parc résidentiel géré.
• Calculer les honoraires pour les travaux majeurs des gestionnaires externes.
• S’assurer que le tableau prévisionnel des travaux majeurs est acheminé aux gestionnaires externes et internes.
• Assurer les suivis pour la remise de documents et l’application des normes SHDM.
• Collecter les données pertinentes pour évaluer la prestation des gestionnaires externes et internes.

Skills

Relation interpersonnelle

Discrétion et confidentialité

Organisation et gestion des priorités

Education

Diplôme collégial en administration

Tools

Excel

MS Office

Job description

Agent(e) de liaison administratif auxiliaire

Les défis vous stimulent et vos compétences correspondent à cette offre d’emploi?

Sous la responsabilité du superviseur adjoint – soutien administratif, l’agent de liaison aura pour objectif principal d’assurer un suivi relatif aux diverses activités de la gestion immobilière afin de permettre la vérification du respect des processus et directives mis en place et de leur efficacité à tous les niveaux.

Quel serait votre rôle dans l’équipe?

• Collaborer à la mise en place de divers systèmes de suivis et d’outils de mesure relatifs à la performance des gestionnaires externes et internes de la Direction de la gestion immobilière résidentielle;
• Générer les rapports mensuels du taux de vacances pour les logements et les stationnements du parc résidentiel géré à l’interne et à l’externe;
• Calculer les honoraires pour les travaux majeurs des gestionnaires externes;
• S’assurer que le tableau prévisionnel des travaux majeurs est acheminé aux gestionnaires externes et internes;
• S’assure que les actions nécessaires sont prises au moment opportun pour aviser les gestionnaires externes et internes des travaux à venir;
• Assurer les suivis pour la remise de documents auprès des gestionnaires externes et l’application des normes de la SHDM comme prévu à la convention de gérance, soit la remise de la preuve d’assurance et la remise des rapports et des certificats d’inspection d’alarme-incendie annuellement, le rapport trimestriel pour les punaises, le respect des processus d’appel d’offres, la transmission de documents demandés par la SHDM (factures et preuves de paiement) pour le calcul des honoraires pour les travaux majeurs, les remises en état, les travaux et l’entretien des immeubles;
• Recommander les modifications souhaitables à la convention de gérance à son supérieur immédiat;
• Assurer les suivis nécessaires relatifs aux associations des propriétés Autonomie+;
• Collecter les données pertinentes pour évaluer la prestation des gestionnaires externes et internes;
• Organiser les visites administratives des projets;
• Collaborer à l’organisation des séances d’information et de formation avec les gestionnaires externes et internes pour assurer l’uniformisation et la standardisation des pratiques;
• Assurer la bonne communication des objectifs de la SHDM aux gestionnaires externes;
• Voir à l’application et au respect des politiques, des procédures et des règlements de la SHDM;
• Identifier et acheminer toute problématique à son supérieur;
• Effectuer toute tâche connexe et de même nature à la demande de son supérieur.

Correspondez-vous au profil recherché?

• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration ou dans une discipline qui est de concert avec le poste;
• Posséder un minimum de deux (2) années d’expérience pertinentes dans un poste similaire. Toute expérience dans le domaine municipal constitue un atout;
• Maîtriser les outils de la suite MS Office, particulièrement Excel.

Possède une excellente maîtrise du français dans l’expression orale et écrite, possède des connaissances de l’anglais (un atout), a une grande capacité d’adaptation aux différentes clientèles et souci aigu du service auprès de la clientèle, a d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles; fait preuve de discrétion et confidentialité ainsi que de rigueur et d’intégrité, démontre une excellente capacité de synthèse et d’analyse, a une bonne tolérance au stress et un sens de l’organisation ainsi qu’une bonne gestion des priorités.

Qu’est-ce que notre collaboration vous apportera ?

L’échelle salariale pour le poste se situe entre 55 784$ et 67597$.

Des conditions d’emploi des plus concurrentielles sont offertes, dans une entreprise à taille humaine qui contribue à répondre aux enjeux de l’immobilier abordable :

• Travail en mode hybride : Possibilité de télétravail trois (3) jours par semaine;
• Facilement accessible en métro: Station Berri UQAM