Agent(e) d’administration auxiliaire

SHDM; Montreal (administrative region); On-site; CAD 56,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride – télétravail 3 jours/semaine

Accès métro – Berri UQAM

Job summary

SHDM recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir la direction de la gestion immobilière résidentielle à Montréal. Vous participerez à la gestion des baux, au suivi des dossiers, et à la communication avec locataires, partenaires et services sociaux.

Le poste demande un diplôme en comptabilité ou administration et au moins 2 ans d’expérience, avec une maîtrise de MS Office et une forte organisation. Travail hybride avec contacts locaux et municipalité.

Qualifications

• Diplôme collégial en comptabilité ou en administration.
• Expérience pertinente d’au moins 2 ans dans un poste similaire.
• Maîtrise des outils MS Office et capacité d’autonomie.

Responsibilities

• Soutien administratif à la direction de la gestion immobilière résidentielle.
• Effectuer la saisie et l’archivage des dossiers des locataires.
• Gérer les demandes liées aux baux et la facturation de services.
• Traiter le courrier et assurer le secrétariat courant du secteur.

Skills

Organisation

Autonomie

Relation interpersonnelle

Adaptabilité

Education

Diplôme d’études collégiales en comptabilité ou en administration

Tools

MS Office

Job description

Les défis vous stimulent et vos compétences correspondent à cette offre d’emploi?

L’objectif principal de la fonction est d’assurer et d’effectuer un soutien administratif à l’ensemble de la direction de la gestion immobilière résidentielle.

Quel serait votre rôle dans l’équipe?

• Collaborer de manière ponctuelle à la location des logements en effectuant diverses tâches manuelles telle querencontrer les locataires pour la signature du bail, effectuer des enquêtes avant location, préparer des baux et des annexes;
• Effectuer diverses tâches administratives reliées à la gestion des baux, notamment:

• Le traitement des demandes des locataires relatives au bail;
• La saisie et le maintien des fichiers informatiques des locataires (création, ajustements, mise à jour, modifications, etc.);
• La perception des loyers ainsi que la collection des arrérages et des comptes délinquants;
• Le classement et le maintien des dossiers des locataires et des dossiers administratifs;
• Les mises en disponibilité des logements;
• La gestion des listes d’attente (location, transfert, besoins spécifiques, etc.,);
• Le traitement et la gestion des fichiers de suivi de l’aide assujettie au contrôle de revenu (AACR);
• Les représentations, s’il y a lieu, pour la Société, devant la Régie du logement ainsi que la préparation des causes et l’exécution des décisions rendues.

• Recevoir et diriger les appels téléphoniques. Accueillir les visiteurs, les clients potentiels et les locataires;
• Collaborer avec les familles des locataires, les services sociaux, les représentants de la justice et les conseillers juridiques lorsque la situation l’exige;
• Recevoir, traiter et assurer les demandes de renseignements, des requêtes, des plaintes et des demandes de service, le tout en conformité avec les clauses du bail, les politiques et règlements ainsi que les critères établis par la Société en matière de relations entre propriétaire et locataires;
• Traiter le courrier, répondre aux lettres en fonction des politiques, des procédures et des critères établis et des directives du gestionnaire. Effectuer le secrétariat courant de son secteur;
• Préparer les rapports administratifs exigés par un gestionnaire ou le directeur;
• Traiter certaines factures de service et des contrats professionnels;
• Effectuer le remplacement à la réception;
• Collaborer à la planification du travail des préposés aux immeubles en conformité avec les directives des gestionnaires d’immeubles;
• Assurer, en l’absence d’un gestionnaire, le suivi des appels de services réguliers, en appui aux autres agents d’administration, au besoin, consulter son directeur;
• Veiller, lors d’une situation d’urgence, à minimiser les dommages pouvant être encourus et s’assurer que les personnes responsables soient informées sans délai.

Correspondez-vous au profil recherché?

• Détenir un diplôme d’études collégiales en comptabilité ou en administration;
• Posséder une expérience pertinente de deux (2) ans dans un poste similaire;
• Maîtriser les outils de la suite MS Office.

Capacité connaissance et maîtrise des principes comptables, connaissances des projets immobiliers des immeubles et des programmes (atout), posséder un sens développé de l’organisation et des priorités, maintenir de bonnes relations interpersonnelles, habileté à travailler de façon autonome, capacité d’adaptation à différentes clientèles.

Qu’est-ce que notre collaboration vous apportera ?

L’échelle salariale pour le poste se situe entre 55 784$ et 67597$.

Des conditions d’emploi des plus concurrentielles sont offertes, dans une entreprise à taille humaine qui contribue à répondre aux enjeux de l’immobilier abordable :

• Travail en mode hybride : Possibilité de télétravail trois (3) jours par semaine;
• Facilement accessible en métro: Station Berri UQAM