Adjoint(e) administratif(ve)

JobsMedia.io; Saint-Urbain; On-site; CAD 40,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Emploi à temps plein et permanent

Horaire de 35 heures/semaine

Vacances et congés personnels

Assurance collective et régime de retr

Job summary

JobsMedia.io recherche un adjoint administratif pour soutenir les services municipaux de Saint-Urbain, Charlevoix. Le candidat assure l’accueil, les communications et le traitement de documents administratifs, avec participation à la facturation et à la gestion des achats de bureau.

Le poste exige un DEP en administration, une expérience minimale et une excellente maîtrise du français. Poste à temps plein, horaire de 35 heures, et avantages variés; expérience municipale appréciée.

Qualifications

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) d’adjoint(e) administratif(ve) ou équivalent.
• Expérience pertinente de plus de six mois dans un poste similaire.
• Expérience dans le milieu municipal est un atout.
• Maîtrise des outils informatiques de la Suite Office (Excel, Word, Outlook, Teams).
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et les citoyens et gérer les communications (appels, courriels, correspondance).
• Reproduire, numériser, classer et archiver les documents selon les procédures.
• Rédiger, préparer et réviser divers documents administratifs et supports de communication.
• Contribuer à la facturation: encaissements et dépôts; participer aux comptes payables.
• Gérer les commandes de matériel et de fournitures de bureau selon les procédures.
• Planifier et prendre des rendez‑vous; assurer le suivi administratif.
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du supérieur.

Skills

MS Office

Organisation

Autonomie

Français avancé

Education

DEP Adjoint administratif

Tools

PG MegaGest

Job description

• Vacances

Description de l'offre d'emploi

Située au cœur de la région de Charlevoix, la municipalité de Saint Urbain se distingue par son caractère champêtre, son riche environnement naturel et sa communauté dynamique d’environ 1 400 citoyens. Elle bénéficie d’un territoire vaste et diversifié, propice au développement durable, à l’agriculture, au plein air et au tourisme.

La Municipalité est actuellement à la recherche d’une personne pour occuper le poste d’adjoint(e) administratif(ve).

Sous l’autorité de la direction générale, la personne titulaire du poste assure le soutien administratif et clérical requis pour le bon fonctionnement de l’organisation. Elle offre un soutien à la direction générale ainsi qu’aux différents services de la municipalité dans l’exécution de leurs activités administratives.

Principales Responsabilités

• Assurer l'accueil des visiteurs et des citoyens ainsi que la gestion des communications, notamment les appels téléphoniques, les courriels et la correspondance;
• Assurer la reproduction, la numérisation, le classement et l'archivage des documents conformément aux procédures établies;
• Rédiger, préparer et réviser divers documents administratifs et outils de communication selon les standards établis;
• Collaborer à certaines tâches liées à la facturation et procéder aux encaissements et aux dépôts;
• Participer à certaines tâches liées aux comptes payables;
• Gérer les commandes de matériel, d’équipements et de fournitures de bureau conformément aux procédures établies;
• Effectuer la prise de rendez‑vous ;
• Accomplir toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur.

Profil recherché

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) d’adjoint(e) administratif(ve), en secrétariat ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente;
• Avoir une expérience pertinente de plus de six (6) mois dans une poste similaire;
• Avoir de l’expérience dans le milieu municipal (atout);
• Connaître le logiciel PG MegaGest (atout);
• Maîtriser les outils informatiques de la Suite Office (Excel, Word, Outlook, Teams);
• Avoir le sens des responsabilités, de l’organisation et des priorités;
• Faire preuve d’autonomie et de rigueur;
• Faire preuve de courtoisie, discrétion et professionnalisme;
• Démontrer d’excellentes aptitudes pour le travail d’équipe et la communication;
• Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Conditions avantageuses

• Emploi à temps plein, permanent
• Horaire de 35 heures / semaine
• Salaire offert selon l’expérience et la politique en vigueur
• Vacances
• Congés personnels
• Assurance collective et régime de retraite

• L’emploi du masculin a été utilisé afin d’alléger le texte.

Formations

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) — Administration, commerce et informatique

Langues

• Français parlé et écrit — Niveau avancé

Expérience

7 à 11 mois