Adjoint (e) administratif (ve) en immobilier Jr

Synergie Group (Canada); Montreal; On-site; CAD 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

Synergie Group (Canada) à Montréal recherche une adjoint administratif polyvalente et autonome pour soutenir la direction et les services administratifs. Vous rédigerez des contrats, préparerez des rapports et assurerez le suivi des dossiers, tout en gérant les appels, les inscriptions et les transactions avec rigueur et discrétion.

Le poste exige une maîtrise parfaite du français et de l’anglais, une excellente connaissance de MS Office et une capacité à respecter des échéances serrées.

Qualifications

• 3 à 5 années d’expérience en tant qu’adjoint administratif.
• Expérience dans un environnement de travail rapide.
• Bilinguisme anglais et français exigé à l’oral et à l’écrit.
• Maîtrise de MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Capacité à respecter des échéanciers serrés.
• Autonomie et sens de l’organisation.
• Discrétion et capacité d’analyse.

Responsibilities

• Rédiger les contrats et les correspondances
• Préparer les présentations, rapports, ouvertures de dossiers
• Préparer les ébauches des inscriptions pour le marketing
• Coordonner les appels conférences quotidiens
• Effectuer des traductions simples
• Compléter les feuilles de transactions et le tableau de bord sur Excel
• Assurer le processus de mise en marché des inscriptions sur divers sites internet
• Procéder aux commandes de matériels publicitaires et assurer le suivi
• Assurer le suivi des processus des inscriptions et des transactions de l’équipe
• Effectuer les recherches nécessaires aux dossiers d’inscriptions des immeubles
• Gestion des comptes payables et recevables, suivi avec le comptable
• Confirmer les rendez-vous et événements sur demande
• Tâches administratives générales et classement
• Entrées de données sur le logiciel de contacts et sur l’intranet
• Déplacements ponctuels (banque, centre de copies, etc.)

Skills

Bilingual English/French

Gestion du temps

Autonomie

Esprit d’équipe

Rigueur et précision

Résolution de problèmes

Tools

MS Office Suite

Excel

Job description

Vous êtes de nature dynamique et performante voulant vous joindre à une équipe expérimentée! Créativité, défis, gestion, coordination, c’est ce qui vous attend!

Polyvalente, organisée, autonome, la personne aura à effectuer le suivi des dossiers auprès de la direction et des services administratifs.

Responsabilités :

• Rédiger les contrats et les correspondances
• Préparer les présentations, rapports, ouvertures de dossiers
• Préparer les ébauches des inscriptions pour le service du marketing
• Coordonner les appels conférences quotidiens de l’équipe
• Effectuer des traductions simples
• Compléter les feuilles de transactions et le tableau de bord sur Excel
• Assurer le processus de mise en marché des inscriptions sur divers sites internet
• Procéder aux commandes de matériels publicitaires et en assurer le suivi
• Assurer le suivi des processus des inscriptions et des transactions de l’équipe
• Effectuer les recherches nécessaires aux dossiers d’inscriptions des immeubles
• Gestion des comptes payables et recevables, assurer le suivi avec le comptable
• Confirmer les rendez-vous et autres événements sur demande
• Effectuer des tâches administratives générales, classement, transmissions par télécopieur, reproduction de documents
• Effectuer les entrées de données sur le logiciel de contacts et sur l’intranet et en gérer les rapports, synchroniser les données
• Sur demande faire quelques déplacements, centre de copies, banque, etc.

Compétences requises

• Avoir 3 à 5 années d’expérience en tant qu’adjoint (e) administratif (ve)
• Expérience pratique à titre d’adjoint (e ) administratif (ve) dans un environnement de travail au rythme rapide
• Bilinguisme essentiel tant à l’oral qu’à l’écrit (anglais et français) : dans le cadre de communication avec la clientèle anglophone
• Capacité de rencontrer des échéanciers serrés
• Maîtriser la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Capacité d’apprendre de nouveaux logiciels
• Avoir le sens de la planification du travail et de la gestion des dossiers, savoir gérer des attentes en établissant des priorités
• Haut degré de conscience professionnelle et capacité de travailler de façon autonome
• Bonne capacité de jugement et de discrétion, compétences en analyse et en résolution de problèmes
• Fort souci de l’exactitude et du détail, aptitude à s’adapter aux changements, gestion de plusieurs tâches simultanées
• Aimer travailler en équipe

Lieu de travail :

Montréal

Horaire :

8h à 17h