Adjoint administratif/adjointe administrative

JobsMedia.io; Sainte-Marguerite; On-site; CAD 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective

REER

Job summary

JobsMedia.io à Sainte-Marguerite, au sein de la direction générale, recrute un adjoint administratif pour accueillir et prendre en charge les demandes des citoyens. Vous effectuerez des tâches de soutien, gérerez le courrier, réserverez des salles, suivrez les inventaires et contribuerez à divers services municipaux et projets structurants.

Maîtrise du français et de la Suite Office exigée; expérience en milieu municipal est un atout; poste temporaire à temps plein avec assurance collective et

Qualifications

• Formation ou expérience pertinente en administration.
• Expérience dans le milieu municipal est un atout.
• Maîtrise du français parlé et écrit.
• Maîtrise de la Suite Office.

Responsibilities

• Accueillir les citoyens en personne et par téléphone.
• Traiter le courrier et assurer le classement documentaire.
• Réserver des salles et gérer les contrats de location.
• Suivre le calendrier de conservation des documents.
• Gérer l’inventaire et les fournitures de bureau.
• Collaborer à l’entretien des équipements municipaux.
• Soutenir les services municipaux et participer à des projets.
• Effectuer la saisie de données et des rapports.
• Gérer les comptes recevables et les encaissements.

Skills

Service client

Organisation

Initiative

Esprit d'équipe

Polyvalence

Débrouillardise

Confidentialité

Jugement

Transparence

Education

Formation pertinente en administration

Tools

Suite Office

Job description

Description Du Poste

Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjoint(e) administratif(ive) sera responsable d’accueillir et de prendre en charge les différentes demandes des citoyens. Il(elle) effectue des tâches de soutien administratif. Il (elle) apporte une aide à la directrice générale ainsi qu’aux services d’urbanisme, de voirie, de traitement des eaux et des loisirs.

Principales Fonctions

• Accueillir les citoyens en personne et par téléphone;
• Traiter le courrier reçu par la poste ou par voie électronique;
• Effectuer la réservation de salles et la gestion de contrats de location de salle;
• Gérer et tenir à jour les systèmes de classement documentaire et assurer le suivi du calendrier de conservation des documents;
• Assurer le suivi d’inventaire et d’achat des fournitures de bureau et biens renouvelables;
• Collaborer à l’entretien et au maintien des équipements et infrastructures municipales;
• Apporter un soutien administratif aux divers services municipaux dans leurs opérations;
• Participer à la gestion de projets structurants;
• Effectuer de la saisie de données en complétant certains rapports, formulaires ou relevés;
• Effectuer des tâches comptables simples tels la gestion et le suivi des comptes recevables, et les encaissements.
• Effectuer toutes autres tâches cléricales reliées à l’emploi.

Exigences

• Avoir une formation ou une expérience pertinente en lien avec les fonctions du poste;
• Avoir une expérience dans le milieu municipal est un atout;
• Bonne maitrise de la langue française (parlée et écrite);
• Maitrise de la suite Office.

Compétences Personnelles

• Avoir une approche axée sur le service à la clientèle et des habiletés à communiquer;
• Avoir un excellent sens de l’organisation, de l’initiative et d’esprit d’équipe;
• Démontrer de la polyvalence et de la débrouillardise;
• Faire preuve de confidentialité, de jugement et de transparence.

Conditions

• Poste temporaire d’une durée indéterminée;
• Du lundi au vendredi midi de 32 à 34 heures par semaine (à discuter);
• Salaire selon compétences et expérience;
• Assurance collective et REER;
• Entrée en fonction dès que possible

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

ExpérienceUn atout