Adjoint(e) administratif(ve)

Automedia; Saint-Jean-sur-Richelieu; Hybrid; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Automedia recherche un assistant administratif polyvalent pour soutenir les opérations quotidiennes d'une concession automobile. Vous gèrerez l'inventaire des véhicules, les enregistrements et transferts SAAQclic, et vous apporterez un support administratif aux équipes de ventes et de comptabilité.

Le candidat idéal est organisé, rigoureux et autonome, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et de travailler en équipe.

Qualifications

• Expérience en administration, comptabilité ou dans le domaine automobile.
• Excellente capacité d'organisation et souci du détail.
• Bonne connaissance d'Excel.
• Autonomie, débrouillardise et esprit d'équipe.
• Permis de conduire valide, requis pour déplacements.

Responsibilities

• Effectuer les entrées et mises à jour des véhicules dans les systèmes.
• Assurer le suivi des véhicules en inventaire.
• Effectuer les transferts et échanges de véhicules entre concessionnaires.
• Préparer et suivre la documentation liée aux transferts.
• Faire le suivi des véhicules en transit et des dossiers en attente.
• Effectuer les vérifications nécessaires afin d'assurer l'exactitude des informations d'inventaire.
• Effectuer les enregistrements et transferts de véhicules dans SAAQclic.
• Assurer le suivi des dossiers d'immatriculation et archivage des documents.
• Suivi administratif du financement des véhicules au floorplan et rapprochements.
• Assurer le soutien administratif aux équipes des ventes et de la comptabilité.

Skills

Excel

Organisation

Rigueur

Fiabilité

Autonomie

Esprit d'équipe

Multi-dossiers

Tools

SAAQclic

Systèmes administratifs

Job description

Ce que nous recherchons avant tout

Une personne qui aime que les dossiers soient complets, les informations exactes et les suivis faits jusqu'au bout.

Le poste convient particulièrement bien à une personne qui apprécie la variété, qui est à l'aise avec les tâches administratives et qui souhaite évoluer dans un environnement où elle aura un rôle concret dans le bon fonctionnement de la concession.

Une expérience dans le domaine automobile, notamment avec SAAQclic, l'inventaire ou le financement de véhicules, sera considérée comme un sérieux atout.

Profil recherché

• Expérience en administration, comptabilité ou dans le domaine automobile, un atout;
• Excellente capacité d'organisation et souci du détail;
• Rigueur et fiabilité;
• Bonne capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• À l'aise avec l'informatique et les systèmes administratifs;
• Bonne connaissance d'Excel;
• Autonomie, débrouillardise et esprit d'équipe;
• Capacité à effectuer des suivis et à respecter les échéanciers;
• Permis de conduire valide, requis pour certaines tâches liées aux déplacements de véhicules.

Gestion de l’inventaire – véhicules neufs et d’occasion

• Effectuer les entrées et mises à jour des véhicules dans les systèmes;
• Assurer le suivi des véhicules en inventaire;
• Effectuer les transferts et échanges de véhicules entre concessionnaires;
• Préparer et suivre la documentation reliée aux transferts;
• Faire le suivi des véhicules en transit et des dossiers en attente;
• Effectuer les vérifications nécessaires afin d'assurer l'exactitude des informations d'inventaire.

SAAQclic et immatriculations

• Effectuer les enregistrements et transferts de véhicules dans SAAQclic;
• Assurer le suivi des dossiers d'immatriculation;
• Effectuer les recherches et corrections nécessaires;
• Faire le suivi des dossiers incomplets ou en attente;
• Assurer le classement et l'archivage des documents reliés aux véhicules.

Financement de l’inventaire – Floorplan

• Effectuer le suivi administratif du financement des véhicules au floorplan;
• Préparer et transmettre les informations nécessaires;
• Effectuer les entrées et mises à jour requises;
• Faire le suivi des véhicules financés et des dossiers à régulariser;
• Effectuer les rapprochements et vérifications administratives nécessaires.

Soutien administratif – ventes et comptabilité

• Assurer le soutien administratif aux équipes des ventes et de la comptabilité;
• Effectuer différentes entrées de données;
• Préparer et classer les dossiers de transactions;
• Effectuer le suivi des documents manquants;
• Préparer différents rapports et tableaux de suivi;
• Effectuer du classement, de la numérisation et de l'archivage;
• Effectuer diverses tâches administratives selon les besoins de l'équipe.