Adjoint·e administratif·ve

Randstad Canada; Laval; On-site; CAD 32,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Stabilité dans le secteur financier

Environnement pro et stimulant

Avantages sociaux compétitifs

Développement professionnel

Équipe conviviale

Job summary

Randstad Canada à Laval recherche une réceptionniste – adjoint·e administratif·ve pour être le premier point de contact et soutenir l’équipe dans les activités administratives et financières quotidiennes.

Le poste exige une bilingue français/anglais, une forte rigueur administrative et une capacité à coordonner les communications et les tâches de bureau avec professionnalisme dans un environnement financier local.

Qualifications

• DES ou diplôme en administration, secrétariat ou domaine connexe.
• Expérience préalable réussie en réception/adjoint administratif ou soutien de bureau.
• Bilinguisme fluide (français et anglais), à l orale et à l écrite.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Rigueur, organisation et gestion du temps.

Responsibilities

• Accueillir visiteurs et clients à la réception avec professionnalisme.
• Gérer la messagerie vocale et les appels entrants.
• Préparer et expédier le courrier et les envois.
• Gérer la petite caisse et concilier les reçus.
• Suivre les reçus des cartes de crédit des actionnaires.
• Organiser les commandes de fournitures et le papier.
• Maintenir les espaces de travail propres et ordonnés.
• Coordonner les résolutions IT avec les fournisseurs.
• Numériser et acheminer le courrier vers les entités pertinentes.
• Autres tâches administratives connexes.

Skills

Réception/Assistance administrative

Education

DES ou diplôme en administration

Tools

MS Office (Word, Excel, Outlook)

Job description

Vous recherchez un poste stimulant et polyvalent à Laval au sein du secteur dynamique de la finance? Notre client, une entreprise réputée du domaine financier, est à la recherche d'un·e réceptionniste – adjoint·e administratif·ve talentueux·se et motivé·e pour joindre son équipe. En tant que premier point de contact de l'organisation, le poste de réceptionniste – adjoint·e administratif·ve joue un rôle central dans la réussite des opérations quotidiennes et le maintien d'une image professionnelle irréprochable. Si vous possédez une excellente rigueur administrative, un sens aigu de l'organisation et une passion pour le service à la clientèle, cette opportunité en administration des affaires et finance est idéale pour propulser votre carrière.

Ce poste exige des compétences de soutien administratif général combinées à une gestion rigoureuse des communications et des suivis financiers de base. En tant que réceptionniste – adjoint·e administratif·ve, vous soutiendrez l'équipe de gestion et les actionnaires dans leurs activités administratives quotidiennes tout en veillant à la tenue harmonieuse du bureau.

Exigence de bilinguisme (Loi 96)

Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle internationale. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions. Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste de réceptionniste – adjoint·e administratif·ve exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il communique avec des clients, partenaires et employés anglophones situés hors du Québec sur une base quotidienne et régulière, et qu'il interagisse avec les services internes centralisés qui soutiennent l'organisation au Canada et en Amérique du Nord.

Avantages

• Postes stables au sein du secteur dynamique de la finance à Laval
• Environnement de travail professionnel, stimulant et collaboratif
• Gamme d'avantages sociaux compétitifs offerte dès l'embauche
• Opportunités de développement professionnel continu et d'avancement
• Équipe de gestion à l'écoute et ambiance de travail conviviale

Responsabilités

• Accueillir chaleureusement les visiteurs, clients et nouveaux employés à la réception avec professionnalisme
• Gérer efficacement la messagerie vocale, les appels entrants, les courriels et les télécopies
• Préparez et coordonner l'ensemble des envois postaux ainsi que les services de messagerie express
• Assurer la gestion précise de la petite caisse et la conciliation des reçus
• Effectuer le suivi et la gestion rigoureuse des reçus pour les différentes cartes de crédit des actionnaires
• Coordonner l'attribution et la gestion des billets pour les divers événements corporatifs tout au long de l'année
• Administrer les commandes de fournitures de bureau et de papeterie selon les besoins de l'équipe
• Veiller proactivement à la bonne tenue, à la propreté et au bon ordre général des espaces de travail
• Coordonner les résolutions de problèmes informatiques (IT) en faisant le suivi avec les fournisseurs externes
• Numériser, classer et acheminer le courrier reçu destiné aux autres entités du groupe
• Coordonner les demandes de signatures officielles auprès des actionnaires
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe

Qualifications

• Diplôme d'études secondaires (DES) ou diplôme en administration, secrétariat ou domaine connexe
• Expérience préalable réussie en tant que réceptionniste, adjoint·e administratif·ve ou soutien de bureau
• Bilinguisme fluide (français et anglais), tant à l'oral qu'à l'écrit
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Excellentes compétences en organisation, en gestion du temps et en priorisation des tâches
• Grande rigueur, discrétion et le souci du détail avec les documents financiers
• Aptitudes exceptionnelles pour les relations interpersonnelles et la communication

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à [e-mail] pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.