coordonnateur administratif - Pointe Claire

Randstad Canada; Pointe-Claire; On-site; CAD 55,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaire compétitif

Assurance maladie et dentaire

Horaires fixes

Prime de rendement

Congés annuels 2-3 semaines

Leader du secteur

Entreprise en croissance

Job summary

Randstad Canada recherche une professionnelle rigoureuse et très organisée pour rejoindre son équipe administrative à Montréal, Pointe-Claire. Le poste garantit la précision de la documentation, la fluidité des communications et la gestion rigoureuse des processus financiers de l’entreprise.

Le candidat idéal maîtrise la suite Microsoft Office, est bilingue anglais-français et possède une expérience en secrétariat ou administration. Poste à temps plein avec salaire compétitif et avantages.

Qualifications

• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Bilingue (anglais et français) à l’écrit et à l’oral.
• Expérience administrative ou secrétariat est un atout.
• Bonne gestion du temps et des priorités.

Responsibilities

• Assistance administrative et de secrétariat
• Gestion des documents : tenue à jour et classement physique et électronique
• Logistique de bureau : gestion des fournitures et des stocks
• Correspondance : courrier et notes de service
• Utilisation des équipements : scanners, photocopieurs, télécopieurs
• Saisie de données et tenue des registres
• Gestion de feuilles de calcul : Excel et reporting
• Suivi des échéances et calendriers internes
• Accueil des visiteurs et orientation des demandes
• Planification des rendez-vous et réunions
• Circulation de l’information par téléphone, email et accueil
• Gestion financière et administrative : contrôle des transactions et factures
• Assistance comptable : dépense et comptes fournisseurs (AP) / clients (AR)
• Émission de documents officiels (permis, reçus, fiches de travail)

Skills

Microsoft Office

Bilingual anglais-français

Saisie de données

Organisation

Communication efficace

Tools

Microsoft Excel

Microsoft Word

Microsoft Outlook

Job description

Nous recherchons un professionnel rigoureux et très organisé pour rejoindre notre équipe. Ce poste est au cœur de nos activités quotidiennes : il garantit la précision de notre documentation, la fluidité de notre communication et la gestion rigoureuse de nos processus financiers. Le candidat idéal est une personne proactive, capable de résoudre les problèmes, qui s'épanouit dans un environnement dynamique et qui met un point d'honneur à maintenir une ambiance de travail professionnelle.

Avantages

• Du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h 30 ou de 8 h 30 à 17 h
• Avantages sociaux (assurance maladie, assurance dentaire)
• Salaire compétitif : 55 000 $ à 65 000 $ (selon l'expérience)
• Prime de rendement
• 2 à 3 semaines de congés (selon l'expérience)
• Travailler pour un leader du secteur
• Travailler pour une entreprise en pleine croissance

Responsabilités

• Assistance administrative et de secrétariat
• Gestion des documents : tenir à jour, organiser et mettre à jour les systèmes de classement physiques et électroniques afin de garantir que tous les dossiers sont à jour et facilement accessibles.
• Logistique de bureau : surveiller et commander les fournitures de bureau, gérer les stocks et veiller à ce que l'espace de travail reste organisé et fonctionnel.
• Correspondance : Gérer le courrier entrant et sortant ; préparer, mettre en forme et relire les notes de service, rapports et documents professionnels courants.
• Utilisation des équipements : Superviser l'utilisation des équipements de bureau standard, notamment les scanners, les photocopieurs et les télécopieurs.
• Saisie de données et tenue des registres
• Exactitude des données : Saisir et mettre à jour les informations dans les bases de données et les systèmes de gestion de l'entreprise en accordant une grande attention aux détails.
• Gestion de feuilles de calcul : Utiliser Microsoft Excel pour suivre les données, effectuer des analyses de base et compiler des rapports consolidés.
• Suivi des échéances : Tenir à jour des registres rigoureux des échéances pour divers comptes, documents et calendriers internes.
• Communication
• Accueil : Servir de premier point de contact en répondant au téléphone, en accueillant les visiteurs et en orientant les demandes vers les services concernés.
• Planification : Gérer des agendas complexes, coordonner les rendez-vous et aider à la planification des réunions et des événements d'entreprise.
• Circulation de l'information : Diffuser des informations générales aux clients et au public par téléphone, par e-mail ou aux guichets d'accueil.
• Gestion financière et administrative
• Contrôle des transactions : vérifier et valider les feuilles de temps, les bons de livraison et les factures afin de garantir leur conformité avec les directives de l'entreprise.
• Assistance comptable : apporter son aide pour les tâches financières de base, notamment la saisie des dépenses, le traitement des comptes fournisseurs (AP) et la création des factures clients (AR).
• Émission de documents : préparer et émettre des documents officiels tels que des permis, des reçus et des fiches de travail, selon les besoins.

Qualifications

• Maîtrise approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Bilingue (anglais et français) (à l'écrit et à l'oral).
• Interactions quotidiennes ou régulières avec des [clients/partenaires/collaborateurs] anglophones, tant en interne qu'en externe, situés hors du Québec.
• Sens de l'organisation : capacité avérée à gérer plusieurs priorités et à respecter des délais stricts.
• Communication : excellentes compétences en communication orale et écrite, avec un souci particulier de l'étiquette professionnelle.
• Précision : souci du détail, notamment en matière de saisie de données et de documentation financière.
• Expérience : une expérience préalable dans un poste administratif ou de secrétariat est un atout.

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à [e-mail] pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.