Adjoint.e à la direction générale

APSM - Association paritaire pour la santé et la sécurité du travail du secteur minier; Quebec; Hybrid; CAD 57,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Allocation cellulaire

Congés fériés payés

Congés des fêtes

Job summary

L’APSM, une association sectorielle paritaire dédiée à la santé et à la sécurité du travail dans le secteur minier, cherche un adjoint.e à la direction générale pour soutenir la directrice générale et coordonner les activités du conseil d’administration.

Le rôle couvre la tenue de livres et la paie, l’accueil des nouvelles recrues, le suivi des contrats et les relations avec les fournisseurs, tout en assurant une gestion efficace des dossiers et des projets.

Qualifications

• DEP en secrétariat et comptabilité ou équivalent.
• Minimum de 5 ans d’expérience en adjoint.e à la direction ou fonctions similaires.
• Maîtrise de SAGE et Nethris.
• Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit.
• Maîtrise de Microsoft Office et outils technologiques.

Responsibilities

• Soutenir la directrice générale et coordonner les réunions du conseil.
• Gérer la paie et les contrats, assurer les assurances collectives et absences.
• Gérer comptes payables et recevables et les déclarations administratives.
• Participer à la planification d’assemblées et événements.
• Assurer la liaison avec fournisseurs et partenaires externes.

Skills

Secretariat

Comptabilité

Gestion administrative

Français impeccable

Gestion du temps

Education

DEP en secrétariat et comptabilité

Tools

SAGE

Nethris

Microsoft Excel

MS Office

Job description

L’APSM est une Association sectorielle paritaire pour la santé et la sécurité du travail dédiée au secteur minier, dont le siège social est situé à Québec. Notre mission est d’accompagner les travailleurs et les employeurs du secteur minier québécois dans leur prise en charge de la prévention en santé et sécurité du travail.

Nous sommes à la recherche d’une personne rigoureuse, organisée et polyvalente pour se joindre à notre équipe à titre d’adjoint.e à la direction générale.

Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjoint.e à la direction générale assure le soutien administratif nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation. La personne contribue à la coordination des activités de la direction générale et du conseil d’administration, gère la tenue de livres comptables et la paie et assure la liaison avec différents fournisseurs et partenaires externes.

La personne recherchée fait preuve de rigueur, de discrétion, de jugement et d’un excellent sens de l’organisation. Elle est autonome dans la façon d’exécuter les mandats qui lui sont confiés et assure des suivis fiables et de qualité.

Soutien à la direction générale

• Soutenir la directrice générale dans l’organisation des rencontres du conseil d’administration et des activités qui y sont liées;
• Assurer les communications avec les administrateurs et préparer la documentation requise;
• Préparer les convocations, documents et informations nécessaires aux différentes rencontres;
• Rédiger les procès-verbaux du conseil d’administration et des différents comités;
• Préparer la correspondance, les documents, les rapports et autres outils requis par la direction générale;
• Participer à la gestion de la boîte de demandes de l’APSM;
• Réaliser différents projets ou mandats spéciaux à la demande de la direction générale.

Soutien administratif, ressources humaines et gestion de la paie

• Effectuer les suivis administratifs liés aux employés, notamment les contrats de travail, la paie, les assurances collectives, les absences, les vacances et les autres conditions administratives;
• Recueillir et transmettre les renseignements nécessaires au traitement de la paie et à l’administration des régimes collectifs;
• Soutenir l’accueil et l’intégration des nouvelles personnes et agir comme personne-ressource pour les systèmes, outils et façons de faire de l’organisation;
• Offrir un soutien administratif ponctuel à l’équipe et contribuer à l’amélioration des processus internes.

Comptabilité et finances

• Assurer la gestion courante des comptes payables et recevables, la facturation, les paiements, les dépôts et le classement des pièces comptables;
• Préparer et transmettre les différents documents et déclarations administratives et gouvernementales requis.

Événements et logistique

• Participer à la planification et à l’organisation logistique de l’assemblée générale annuelle, des colloques et de certaines activités corporatives;
• Coordonner les suivis avec les fournisseurs, firmes externes et autres intervenants;
• Soutenir les besoins logistiques et administratifs liés aux déplacements, aux réservations et aux différentes activités de l’organisation.

Fournisseurs, équipements et soutien administratif

• Assurer la liaison avec les fournisseurs externes et effectuer les suivis relatifs aux services, équipements, soumissions, commandes et réparations;
• Participer à la gestion documentaire, au classement et au bon fonctionnement administratif quotidien de l’APSM;
• Contribuer, dans l’ensemble de ses fonctions, à protéger l’image et la réputation de l’organisation.

PROFIL RECHERCHÉ

• DEP en secrétariat et comptabilité, en bureautique ou toute combinaison de formation et d’expérience pertinente;
• Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste d’adjoint.e à la direction ou dans des fonctions similaires;
• Maîtrise du logiciel de comptabilité SAGE;
• Maîtrise de l’application Nethris pour la paie;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et aisance avec les outils technologiques;
• Expérience en soutien à un conseil d’administration, un atout.

CONDITIONS ET AVANTAGES

• Remplacement d’une durée d’un an – 35 heures/semaine;
• Salaire annuel entre 57 000 $ et 70 000 $, selon l’expérience;
• Horaire flexible et hybride (bureau/télétravail);
• Allocation cellulaire;
• 13 congés fériés payés + 2 congés payés durant la période des Fêtes.

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.