Adjoint(e) administratif(ve)

METIER PLUS; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Stationnement gratuit

Accessibilité en voiture et transport

Évolution de carrière

Lieu de travail moderne et collaborат

Culture Lean et IA

Job summary

METIER PLUS recherche un Assistant administratif(ve) pour optimiser les opérations quotidiennes et décharger la direction. Vous organiserez les agendas des deux patrons, gérerez les communications et contribuerez à des projets Lean et IA, tout en maintenant une image professionnelle.

Idéalement, vous maîtrisez le français et l'anglais, et possédez une expérience solide en secrétariat de direction. Poste permanent basé à Montréal, horaires du lundi au vendredi.

Qualifications

• Formation pertinente en administration, secrétariat de direction, gestion de bureau ou discipline connexe.
• Expérience solide en adjoint(e) de direction ou assistant(e) administratif(ve) de haut niveau.
• Maîtrise de la suite Office et des outils d'édition vidéo, et ouverture à l'utilisation de l'IA.
• Excellente communication, diplomatie et respect de la confidentialité.
• Parfaite maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.

Responsibilities

• Gérer et optimiser les calendriers et agendas des deux patrons, planifier les réunions.
• Filtrer et suivre les courriels de la direction avec rigueur et réactivité.
• Contribuer à l'amélioration continue (LEAN) et documenter les procédures.
• Réaliser des recherches thématiques et préparer des documents synthétiques.
• Réaliser l'édition de vidéos de base et créer des supports PowerPoint percutants.
• Travailler avec le département comptabilité pour assurer une circulation fluide de l'information.
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers et anticiper les besoins.

Skills

Gestion d'agendas

Communication bilingue

Connaissance LEAN

IA et outils IA

Confidentialité et discrétion

Maîtrise de la suite Office

Education

Formation en administration / secrétariat

Tools

PowerPoint

Édition vidéo

Suite Office

Job description

À propos de l’entreprise

Notre client est une entreprise en pleine croissance spécialisée dans la découpe numérique et la fabrication sur mesure. Reconnue pour la qualité de ses produits et son approche axée sur l'amélioration continue, l'entreprise offre un environnement de travail dynamique où la collaboration, l'innovation et le souci du détail sont au cœur des opérations.

Description Du Poste

Relevant directement de la direction, l'Assistant(e) Administratif(ve) joue un rôle clé dans l'optimisation des opérations quotidiennes des deux associés. L'objectif principal de ce poste est de décharger la direction de la gestion administrative, de faciliter le suivi des dossiers et de mettre en place une structure organisationnelle rigoureuse. La personne choisie sera responsable de bâtir, d'améliorer et de standardiser les processus internes (notamment via les principes LEAN et l'intégration de l'intelligence artificielle), tout en projetant une image professionnelle et impeccable de l'entreprise.

Principales responsabilités

• Prendre en charge, optimiser et coordonner les calendriers complexes et les agendas des deux patrons ; planifier et organiser les réunions.
• Filtrer, prioriser et assurer le suivi global et rigoureux des boîtes de courriels de la direction afin de garantir des réponses précises dans les délais requis.
• Collaborer à l'effort d'amélioration continue (philosophie LEAN) ; concevoir, documenter et mettre en place des procédures de travail claires, des standards et des outils visuels pour l'équipe.
• Effectuer des recherches thématiques approfondies, analyser des situations complexes (ex. : scénarios de gestion de projets d'envergure ou personnels/commerciaux à l'international) et préparer des documents de synthèse.
• Prendre en charge l'édition de vidéos de base, concevoir des présentations PowerPoint percutantes et préparer le matériel visuel pour les réunions d'équipe.
• Travailler en étroite collaboration avec le département de la comptabilité et les différents membres de l'équipe pour assurer une fluidité de l'information.
• Assurer un suivi serré des dossiers en cours, anticiper les besoins matériels ou d'information, et faire preuve de débrouillardise pour surmonter les obstacles.

Compétences et Qualifications

• Capacité démontrée à gérer simultanément plusieurs calendriers et boîtes de courriels de manière compartimentée et structurée.
• Être proactif(ve), observateur(trice), à l'écoute et capable de bien lire les gens et les situations.
• Compréhension approfondie de la sensibilité des informations professionnelles et personnelles gérées. (Zéro tolérance pour les bris de confidentialité.)
• Maîtrise de la suite Office (PowerPoint, etc.), aisance avec les outils d'édition vidéo et forte habileté/ouverture à optimiser ses méthodes de travail grâce à l'Intelligence Artificielle (IA).
• Excellente communication, diplomatie, tact, humilité et un sens profond du respect. Une attitude positive et une bonne humeur contagieuse sont recherchées.
• Parfaite maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Exigences du poste

• Formation pertinente en administration, secrétariat de direction, gestion de bureau ou discipline connexe.
• Expérience solide et vérifiable dans un rôle d’adjoint(e) de direction ou d'assistant(e) administratif(ve) de haut niveau (les antécédents professionnels et la stabilité dans les emplois précédents seront rigoureusement évalués).

Conditions offertes

• Emplacement : Montréal
• Type de mandat : Permanent
• Horaire : Lundi au jeudi 8h à 17h et vendredi 8h à 14h30
• Salaire : Selon expérience

Avantages offerts

• Opportunités réelles d'évolution de carrière et de croissance professionnelle vers d'autres postes clés au sein de l'entreprise.
• Environnement de travail collaboratif axé sur l'esprit d'équipe (« tous pour un, un pour tous »).
• Culture d'entreprise moderne valorisant l'autonomie et l'innovation (LEAN, IA).
• Stationnement gratuit
• Accessible en voiture, en transport en commun et à vélo
• Entrée en poste dès que possible

No. de référence

P_774 ()

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