Adjoint exécutif

brh; Centre-du-Québec; Hybrid; CAD 60,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail hybride

4 jours et demi de travail

4 semaines de vacances

Assurance collective

Régime de retraite gouvernemental

Job summary

La SPIPB, Société du parc industriel et portuaire de Bécancour, recherche un adjoint exécutif ou une adjointe exécutive pour soutenir le Bureau de projets. Le poste demande une formation en administration, plus de cinq ans d’expérience et une excellente maîtrise du français, avec autonomie et organisation.

Vous assurerez la coordination administrative et le soutien stratégique pour planifier, suivre et réaliser des projets. Télétravail hybride et avantages variés sont offerts.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en techniques d’administration et de gestion ou équivalent.
• Plus de cinq ans d’expérience pertinente.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Maîtrise des outils de la suite Office.
• Proactivité et autonomie, rigueur et travail d’équipe.
• Organisation et gestion des priorités, polyvalence.

Responsibilities

• Planifier l’horaire et l’agenda du Directeur principal du Bureau de projets.
• Assurer le suivi administratif, comptes de dépenses et formations.
• Filtrer les courriels et gérer les priorités.
• Contribuer à la planification et au secrétariat des réunions et comités.
• Consolider les actions et suivre les livrables des projets.
• Rédiger, réviser et corriger divers documents et formulaires.
• Organiser réunions et événements du Bureau de projets.
• Préparer les documents d’appel d’offres et suivre les processus SEAO.

Skills

Français fluide

Suite Office

Proactivité autonomie

Rigueur esprit d’équipe

Organisation

Polyvalence flexibilité

Bilingue (FR/EN)

Education

Diplôme d’études collégiales en techniques d’administration et de gestion / secrétariat / bureautique

Tools

Microsoft Office

Job description

Description De L’employeur

La Société du parc industriel et portuaire de Bécancour (SPIPB) joue un rôle clé dans le développement économique du Québec. Elle planifie, développe et administre l’un des plus importants parcs industriels de la province, en accueillant des projets industriels majeurs dans les secteurs stratégiques de demain.

Description De L’employeur

La Société du parc industriel et portuaire de Bécancour (SPIPB) joue un rôle clé dans le développement économique du Québec. Elle planifie, développe et administre l’un des plus importants parcs industriels de la province, en accueillant des projets industriels majeurs dans les secteurs stratégiques de demain.

Afin de soutenir ses activités et la réalisation de ses projets stratégiques, la SPIPB est actuellement à la recherche d’un adjoint exécutif ou d’une adjointe exécutive - Bureau de projets.

Profil recherché

Vous détenez un diplôme d’études collégiales en techniques d’administration et de gestion, en secrétariat, en bureautique ou l’équivalent. Toute autre combinaison pertinente de formation et d’expérience sera également considérée.

Vous possédez plus de cinq (5) ans d’expérience pertinente et vous vous démarquez par votre discrétion, votre sens de la confidentialité et votre capacité à gérer efficacement les priorités.

Vous Présentez Également Les Compétences Suivantes

• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit;
• Maîtrise des outils de la suite Office;
• Proactivité et autonomie;
• Rigueur et esprit d’équipe;
• Excellent sens de l’organisation;
• Polyvalence et flexibilité;
• Bilinguisme, un atout.

Description Du Poste

Sous l’autorité de la Directrice principale du Bureau de projets, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif, organisationnel et de coordination de haut niveau afin de contribuer à la planification, au suivi et à la réalisation efficace des projets stratégiques de la Société.

Agissant comme point de liaison auprès des différentes parties prenantes internes et externes, elle veille notamment à la préparation, à la circulation et au suivi des documents requis. Elle soutient également la direction principale dans la gestion des priorités, des échéanciers, des rencontres et des communications liées aux projets.

Principales Responsabilités

• Planifier, filtrer et gérer l’horaire de la Direction principale du Bureau de projets et l’adapter selon les priorités et les imprévus;
• Assurer différents suivis administratifs, notamment les comptes de dépenses et les formations;
• Filtrer les courriels et contribuer à la gestion des priorités;
• Soutenir, au besoin, la planification de l’agenda des directeurs et directrices de projet;
• Agir comme point de coordination auprès des collaborateurs du Bureau de projets;
• Agir à titre de secrétaire lors de différents comités et rencontres et préparer les ordres du jour;
• Assurer la consolidation des actions et le suivi des rencontres et des livrables;
• Organiser les réunions et différents événements liés au Bureau de projets;
• Rédiger, transcrire, réviser et corriger différents documents;
• Créer des formulaires et contribuer à la conception d’outils de travail liés aux projets;
• Effectuer le classement et l’archivage des documents;
• Assurer le suivi des approbations, des signatures et de la facturation;
• Participer à la préparation et au suivi de documents de projets, notamment les bons de commande, avenants et ordres de changement;
• Assurer le suivi des dénonciations, quittances et retenues applicables, en soutien aux équipes des finances et des projets;
• Participer à la préparation des documents d’appel d’offres ainsi qu’aux processus de publication sur le SEAO et d’octroi de contrats;
• Effectuer toute autre tâche visant à soutenir le Bureau de projets.

Il s'agit d'un mandat d’une durée approximative de cinq (5) ans.

Salaires et avantages

• Salaire compétitif sur le marché;
• Horaire flexible de 35 heures par semaine, sur 4 ½ jours, du lundi au vendredi midi;
• Télétravail hybride, selon les besoins du poste;
• 4 semaines de vacances dès la première année cumulée;
• 5 congés personnels par année;
• 13 jours de congés fériés et chômés annuellement;
• Assurance collective;
• Télémédecine (Dialogue);
• Programme d’aide aux employés;
• Compensation pour l’utilisation du cellulaire;
• Régime de retraite du personnel employé du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
• Programme d’allocation mieux-être « Je bouge »;
• Formations et développement professionnel;
• Salle de sport sur place.