Adjoint de direction

Messer Americas - Canada; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 65,000; Full time

Job summary

Une entreprise de gaz industriels recherche un adjoint de direction pour soutenir la direction au Canada. Le candidat idéal aura une solide expérience en soutien administratif, des compétences en communication et en organisation, et sera bilingue. Ce rôle implique la gestion de divers documents, la coordination avec les équipes de vente et la supervision des processus administratifs. Les avantages incluent un salaire compétitif, des congés payés et des opportunités de développement professionnel.

Benefits

Congés payés

Rémunération compétitive

Avantages sociaux complets

Programme de remboursement des frais de scolarité

Rabais pour employés

Qualifications

• 5 à 10 ans d’expérience en soutien administratif.
• Excellentes compétences informatiques avec SAP et Microsoft Office.
• Capacité à gérer plusieurs tâches sous pression.

Responsibilities

• Soutenir le vice-président et l'équipe de direction dans les tâches administratives.
• Gérer les appels d'offres et les documents associés.
• Assurer la liaison avec les principaux dirigeants pour les baux.

Skills

Bilinguisme

Communication

Organisation

Gestion multitâche

Discrétion

Education

Diplôme d’études collégiales

Tools

SAP

Word

Excel

Power Point

Job description

À propos de Messer

Messer est la plus grande entreprise privée de gaz industriels au monde et l'une des principales sociétés de gaz industriels et médicaux en Amérique du Nord et du Sud. Nous offrons plus de 125 ans d'expertise dans les gaz industriels, médicaux, spécialisés et électroniques. Messer fournit des gaz de qualité, des services et des technologies connexes via un vaste réseau de production et de distribution. La santé et la sécurité, les pratiques de développement durable et la protection de l'environnement sont des valeurs fondamentales de Messer qui sont ancrées dans nos opérations quotidiennes.

Pourquoi Messer?

• Certifié Great Place to Work
• Congés payés: Vacances payées disponibles la première année d’embauche, y compris des congés personnels.
• Rémunération et avantages sociaux: Taux de rémunération concurrentiel avec avantages sociaux complets et régime de retraite compétitif.
• Primes et augmentations de salaire: Programme d'incitation basé sur la performance de l'entreprise et programme annuel d'augmentation au mérite.
• Développement professionnel: Opportunités d'avancement professionnel grâce à des opportunités de formation et de développement avec un programme de remboursement des frais de scolarité.
• Programme de référencement: Les employés peuvent recommander des talents et recevoir de l’argent!
• Avantages et rabais pour les employés: Accès à des rabais exclusifs sur un certain nombre de produits et services partout au Canada.

Ce que vous ferez:

En tant qu’adjoint de direction, vous jouerez un rôle clé en soutenant le vice-président et directeur général – Canada, le directeur des ventes PGP – Canada et l'équipe de direction dans les tâches administratives et opérationnelles quotidiennes ainsi que de soutenir les directeurs et les représentants des ventes sur des besoins spécifiques tels que la recherche de propositions, les notes de frais, la révision des contrats et la recherche de contrats existants.et les tâches suivantes:

• Rechercher des appels d'offres sur les plateformes (SEAO, Merx, Biddingo, etc.) et transmettre les documents d'appel d'offres au directeur des ventes et au représentant des ventes concernés.
• Surveiller et examiner tous les accords, modifications, etc. de Messer Canada afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux normes et aux exigences de l'entreprise, et s'assurer qu'une copie de chacun est envoyée au client avec une lettre de présentation du vice-président Canada.
• Tenir à jour et gérer les rapports annuels sur les accords et les partager avec les analystes de la performance des ventes.
• Gérer tous les avis d'annulation des accords de vrac ou de bouteilles connexes en vue de la génération d'une lettre de confirmation, en collaboration avec le siège social de Mississauga.
• Assurer la mise en œuvre de toute modification d'accord à l'échelle nationale et collaborer étroitement avec le service juridique, au besoin.
• Tenir à jour la feuille de calcul juridique Smartsheet mensuellement en collaboration avec le service juridique de Messer Canada.
• Gérer le programme de rabais, soumettre les demandes dans BancPay, assurer le suivi des chèques, émettre les accords de rabais annuels, envoyer les chèques aux clients et les accusés de réception.
• Mettre à jour et gérer tous les modèles liés aux ventes et les importer dans le portail de vente intranet de Messer.
• Saisir les détails de toutes les revues de contrats dans le rapport S&OP à l'échelle nationale.
• Assurer la liaison avec les principaux dirigeants pour le suivi et la signature de tous nos baux, partout au Canada et préparer les lettres et les envoyer aux propriétaires.
• Générer les notes de frais pour le vice-président et le directeur des ventes PGP pour le Canada et examiner les notes de frais de leurs subordonnés directs avant leur approbation.
• Charger et coder les factures dans BancPay pour le service juridique, les ressources humaines, les opérations, les ventes et les factures diverses, assurer le suivi de l'approbation des factures dans BancPay et du statut des paiements dans SAP et ouvrir de nouveaux comptes fournisseurs dans SAP.
• Se rendre en personne pour former les nouveaux vendeurs à l'utilisation de l'outil Concur pour le Canada et d'autres outils, au besoin, et soutenir les directeurs des ventes.
• Mettre à jour et gérer la liste des sites canadiens de Messer, les répertoires Outlook, le répertoire des succursales et bureaux de Montréal et la distribuer
• Réviser et distribuer les communications nationales
• Préparation, traduction, gestion et distribution des annonces pour divers postes de direction.
• Assurer le soutien du traducteur de Messer Canada en cas d'absence.
• Gérer, suivre et distribuer les billets de hockey saisonniers (Canadiens de Montréal) à l'ensemble de l'équipe de vente.
• Gérer, suivre et assurer la logistique des événements VIP annuels (par exemple: Cirque du Soleil, feux d'artifice de La Ronde, etc.)
• Gérer et assurer le suivi du concours annuel (communications mensuelles, planification d'événements, si nécessaire)
• Gérer et assurer la logistique de la fête de Noël annuelle du bureau, de l'usine ou de la succursale de Montréal, ainsi que des cadeaux annuels pour les employés lors de la fête du bureau de Montréal (ou nationale si nécessaire, par exemple en raison de la COVID-19), et du barbecue estival annuel.
• Responsable du comité du Club des petits déjeuners du Canada (organiser les réunions du comité, planifier les collectes de fonds, promouvoir les campagnes et les tirages, être la personne-ressource principale du Club des petits déjeuners du Canada, gérer les fonds ($), demander une contrepartie par chèque à Messer Canada, etc.)
• Gérer la préparation des assemblées publiques (trimestrielles), réviser les présentations PowerPoint, envoyer les invitations et gérer les appels pour l'événement.
• Gérer les réunions et les procès-verbaux de l'équipe de direction et s'assurer de leur mise à jour.
• Gérer et réviser la page d'accueil de l'intranet de Messer Canada (assemblées publiques, répertoire de Messer Canada, articles, etc.)
• Réviser et distribuer la correspondance générale destinée au vice-président Canada et au directeur des ventes PGP.
• Commissaire à l'assermentation (Canada et Québec)
• Commander des fournitures de bureau au besoin
• Collaborer avec les adjoints de direction de l'organisation (Amérique du Nord) pour différents événements, activités ou responsabilités.

Les exigences requises:

• Posséder un diplôme d’études collégiales ou son équivalent
• 5 à 10 ans d’expérience en soutien administratif, en administration des affaires et/ou en vente
• Excellentes compétences informatiques avec SAP, Word, Excel, Power Point et Publishing
• Capacité à communiquer avec tous les niveaux de l'entreprise
• Excellentes compétences rédactionnelles et souci du détail
• Excellentes compétences organisationnelles, de priorisation et de gestion multitâche
• Discrétion lors du traitement d'informations confidentielles
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à travailler sous pression
• Capacité à travailler sans supervision
• Bilinguisme (anglais et français, parlé et écrit)

Pour ce poste, nous avons déterminé que la connaissance du français et de l’anglais (écrit et parlé) est requise étant donné que les exigences du poste impliquent des interactions quotidiennes avec des employés et clients ne maîtrisant pas le français. Nous avons évalué que la connaissance de l'anglais déjà exigée des autres employés est insuffisante pour l'exécution des tâches nécessitant la connaissance de l'anglais.

Chez Messer, notre vision de la diversité et de l'inclusion est de créer un environnement dans lequel chacun d'entre nous accepte, respecte et valorise les différences d'identités multiples et accueille véritablement les diverses idées et perspectives des individus. Ce faisant, nous façonnons une culture d'entreprise ouverte et créative, offrant à chaque individu une chance égale de s'épanouir.

Ensemble, nous apprécions l'innovation, l'efficacité et la flexibilité. En mettant la sécurité au premier plan, en travaillant avec intégrité et respect, nous encourageons chacun à trouver des solutions pour réussir avec nos clients et pour nos collègues. Cela fait de nous un endroit idéal pour bâtir une carrière où vos compétences sont valorisées et développées.

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Prendre note que l’usage du masculin dans ce texte a pour but d’alléger le texte seulement.