Adjointe de direction, Affaires juridiques et immobilières

ADM Aéroports de Montréal; Montreal; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

ADM Aéroports de Montréal is seeking an Administrative Assistant for the Legal and Real Estate departments. The role involves providing proactive secretarial and administrative support, ensuring efficient operations. Candidates should have strong organizational skills, be detail-oriented, and possess excellent language proficiency in French and English.

Qualifications

• Minimum de trois années d’expérience pertinente.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais.

Responsibilities

• Effectue du traitement de texte et en exécute la mise en page.
• Assure le suivi des échéanciers et la tenue des dossiers.
• Organise des réunions et traite les factures.

Skills

Organisation

Minutie

Rigueur

Fiabilité

Initiative

Adaptabilité

Intégrité

Discrétion

Travail en équipe

Education

Diplôme d’études collégiales en secrétariat

Techniques juridiques

Tools

Ms Office 365

Sharepoint

Job description

SOMMAIRE

Dans le cadre des activités de la direction des Affaires juridiques et des activités de la direction des Affaires immobilières, le (la) titulaire du poste assiste de manière proactive les équipes de direction en fournissant des services de secrétariat, d’administration et de coordination afin d’assurer l’organisation et le bon fonctionnement des activités de la direction des Affaires juridiques et de celle des Affaires immobilières.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• Effectue du traitement de texte tels des lettres, contrats et rapports et en exécute la mise en page.
• Assure le suivi des échéanciers, la tenue et le classement des dossiers.
• Répond directement à certaines demandes de renseignements.
• Effectue diverses autres tâches telles que l’organisation des réunions, la réception du courrier et le traitement des factures liées aux budgets.
• Assure la préparation et le suivi de différents actes.
• Participe à la préparation et à la mise à jour de modèles de documents juridiques.
• Établit et tient des systèmes de classement selon les principes établis pour la gestion des documents et des procédures juridiques, coordonne la mise à jour des dossiers de classement et contrôle fréquemment la sécurité des documents confidentiels.
• Coordonne l’archivage des documents selon les procédures établies.
• Coordonne la transmission de diverses correspondances.
• Effectue toute autre tâche connexe.
  
  

EXIGENCES

• Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience pertinente à l’emploi.
• Excellente maîtrise de la suite bureautique Ms Office 365, incluant Sharepoint, et autres outils de gestion documentaire informatiques.
• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais (tant à l’oral qu’à l’écrit).
• Avoir le sens de l’organisation et la capacité à travailler en équipe.
• Faire preuve de minutie, de rigueur et de fiabilité.
• Faire preuve d'initiative, et d’une bonne capacité d’adaptation aux changements de priorités.
• Intégrité et sens de la discrétion absolue.
• Détenir un diplôme d’études collégiales en secrétariat ou techniques juridiques constitue un atout.
• Une expérience en cabinet d’avocats constitue un atout.
  
  

Ce concours est ouvert simultanément à l'interne et à l'externe; cependant, les candidatures provenant de l'interne seront traitées en priorité.

Nous vous remercions de l'intérêt porté envers ADM. Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.