adjoint administratif/adjointe administrative 6535

123JOB INC.; Saint-Louis-de-Blandford; On-site; CAD 38,000 - 46,000; Full time

Job summary

Atocas Bédard Inc. à Saint-Louis-de-Blandford recherche une personne polyvalente pour assurer la réception, le secrétariat et le support des départements comptabilité et RH.

Vous accueillerez visiteurs, gérerez le courrier et les messages, aiderez à la paie et au dossier des employés, et participerez à la préparation de rapports et de présentations.

Qualifications

• Expérience en réception et secrétariat.
• Connaissances de base en comptabilité et facturation.
• Connaissance des dossiers du personnel et de la paie.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de la suite Office.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et orienter vers le bon service.
• Répondre au téléphone, transmettre les messages et acheminer le courrier.
• Gérer les expéditions et la coordination avec les fournisseurs.
• Maintenir l’inventaire papeterie et le bon fonctionnement du matériel.
• Soutenir les RH et préparer les documents administratifs.
• Rédiger des présentations et participer aux réunions de direction.

Skills

Réception et secrétariat

Comptabilité

Gestion de la paie

Ressources humaines

Job description

Important :

Vous pouvez postuler à cet emploi seulement si :

• 1. Vous êtes un citoyen canadien, un résident permanent ou un résident temporaire du Canada.
• 2. Vous détenez un permis de travail canadien valide.

Si vous n’êtes pas autorisé à travailler au Canada, ne postulez pas. L’employeur ne répondra pas à votre candidature.

RESPONSABILITÉS

Réception et secrétariat

• Accueillir les visiteurs et les diriger au bon endroit;
• Répondre au téléphone, prendre les messages et veiller à les acheminer;
• Traiter et acheminer le courrier (site web) et répondre selon les formules standard;
• Gérer la réception des marchandises diverses :
• S’assurer de la coordination et aviser le supérieur pour remettre la marchandise à qui de droit, afin d’éviter qu’elle ne traîne dans la réception
• Gérer les expéditions de baies de façon sécuritaire et s’assurer du respect des procédures en place : cadenassage du réfrigérant, vérification de la remorque, bons de livraison et traitement des PO avec Itrade
• gestion des palettes CHEP : commande, coordonner transport.
• Gérer l’inventaire en papeterie fournitures de bureau (prendre action pour supporter l’équipe administrative);
• Veiller au l’entretien et au bon fonctionnement du photocopieur;
• S’il y a lieu participer aux réunions de la direction et prendre les minutes;
• Soutenir l’équipe de direction dans la rédaction de présentations PowerPoint, affiches et de ses besoins;
• Classer les divers documents.

Comptabilité

• Rapports des ventes hebdommadaire vs comptes à recevoir les mises à jour :
• Hebdomadaire en période saisonnière :
  • Bleuets de juillet à fin septembre
  • Canneberges d’août à fin décembre
• Rapports des ventes par catégorie, par client, global
  • Bleuets
  • Canneberges
• Comptes à payer :
• Classer les factures;
• Faire les envois postaux des paiements aux fournisseurs;
• Envoi par messager (purolator… autres) :
• Supporter la direction dans ce sens

Gestion de la paie

Dossier des employés :

• Mise à jour des Fiche employé annuellement / TET à l’arrivée :
• Compléter les documents du gouvernement : UPA, ass maladie, ass social. Vérifier passeport scanner.
• Créer ou activer le numéro de poinçon des nouveaux employés ou retour saison et faire l’ouverture du dossier de l’employé
• Garder à jour la liste des employés (effectuer le suivi des anniversaires/carte de souhaits gestionnaire).
• Effectuer toutes tâches reliées au support du service des RH
• Tenir à jour le registre des absences et les pièces justificatives déposé au dossier

Hebdomadairement lundi am, faire le bilan/triage « Clockin/poinçoin) rapport de temps des divers départements :

• Atocas Bédard Inc.
• Perfect Berries Inc.