Adjoint(e) administratif(ive) / Administrative Assistant

Quantum Management Services Ltd; Montreal; On-site; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Quantum Management Services Ltd recherche un adjoint administratif (e) pour Montréal afin de soutenir les activités comptables et administratives de l’équipe. Vous assemblerez et livrerez les dossiers clients, préparerez et formatiserez diverses correspondances et rapports, tout en assurant l’archivage et le suivi avec les clients et les fournisseurs.

Vous gérerez les agendas, coordonnerez les réunions et pourrez former d’autres collaborateurs sur les méthodes de travail et les logiciels

Qualifications

• Diplôme ou certificat (DEC/AEC) en bureautique, secrétariat ou techniques administratives.
• 5 à 7 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement en cabinet comptable.
• Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel).
• Connaissance de CaseWare/CaseView, Taxprep et DT Max est un atout.
• Certificat de secouriste valide.

Responsibilities

• Préparer les dossiers des clients: assembler/relier des documents, expédier, archiver et classer (PDF et papier).
• Mise en page, révision et production de documents variés en format papier et électronique.
• Coordination des déclarations T1, de leur préparation à la livraison.
• Gérer les agendas et les réunions des gestionnaires.
• Suivi avec clients, fournisseurs et autorités gouvernementales.
• Remplacer la réceptionniste et assumer ses tâches.
• Former les employés sur les méthodes de travail et l’utilisation des logiciels (CaseView).
• Réviser le travail des adjointes débutantes.
• Agir comme secouriste/premier répondant en urgence.

Skills

Habiletés relationnelles

Orientation client

Esprit d’équipe

Adaptation et polyvalence

Gestion du stress et priorités

Respect des échéanciers

Rigueur et qualité

Initiative et débrouillardise

Résolution de problèmes

Organisation et gestion du temps

Education

DEC/AEC en bureautique, secrétariat ou techniques administratives

Tools

CaseWare/View

Taxprep

DtMax

MS Office (Outlook, Word, Excel)

Job description

Poste : adjoint(e) administratif(ive)

Lieu de travail : Montréal

Principales responsabilités :

• Préparer les dossiers des clients: assembler/relier des documents les expédier, archiver et classer les documents (incluant le efiling) en format PDF et papier, livrer aux clients à des fins de signatures.
• Mise en page, réviser, finaliser et produire de la correspondance, rapports, relevés, factures, formulaires, présentations, organigrammes, tableaux, etc., en format papier et électronique.
• Faire la coordination des T1, de la préparation à la livraison.
• Gérer les agendas, fixer et confirmer les réunions des gestionnaires assignés.
• Faire le suivi auprès des clients, des fournisseurs et du gouvernement.
• Remplacer la réceptionniste au besoin et s’acquitter de ses tâches pendant les remplacements.
• Former d’autres employés en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants, notamment la mise en page dans CaseView.
• Réviser au besoin le travail de l’adjointe débutante.
• Agir à titre de secouriste/premier répondant en cas d’urgence.

Qualifications :

• Formation et expérience
• DEC/AEC en bureautique, secrétariat ou techniques administratives
• 5 à 7 ans d’expérience dans un rôle similaire en firme comptable
• Connaissances intermédiaires de MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Connaissances de CaseWare/View, Taxprep et DtMax, un atout
• Certificat de secouriste
• Compétences et aptitudes
• Habiletés relationnelles
• Orientation client
• Esprit d’équipe
• Capacité d’adaptation et polyvalence
• Gestion du stress, des priorités et de la confidentialité
• Respect des échéanciers
• Rapidité d’exécution, souci de la qualité
• Initiative et débrouillardise
• Capacité de résoudre et anticiper les problèmes
• Capacité d’organisation et des priorités

Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.

Key Responsibilities (English version)

• Prepare client files, including assembling and binding documents, coordinating shipments, archiving and filing documents (both electronic and paper), including e-filing and PDF conversion.
• Coordinate the delivery of documents to clients for signature purposes.
• Format, review, finalize, and produce various documents, including correspondence, reports, statements, invoices, forms, presentations, organizational charts, and spreadsheets in both electronic and hard-copy formats.
• Coordinate the T1 tax return process from preparation through final delivery to clients.
• Manage assigned managers' calendars, schedule and confirm meetings and appointments.
• Follow up with clients, suppliers, and government authorities as required.
• Provide reception coverage as needed and assume all related responsibilities during replacement periods.
• Train and support employees on work methods and the use of common software applications, including document formatting in CaseView.
• Review the work of junior administrative assistants when required.
• Act as a First Aid Attendant/First Responder in emergency situations.

Qualifications (English)

• Education and Experience
• Diploma or Certificate (DEC/AEC) in Office Administration, Secretarial Studies, or Administrative Techniques
• 5 to 7 years of experience in a similar role, preferably within a public accounting firm
• Intermediate proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, and Excel)
• Knowledge of CaseWare/CaseView, Taxprep, and DT Max is considered an asset
• Valid First Aid certification
• Skills and Competencies
• Strong interpersonal and communication skills
• Client-focused approach
• Team-oriented and collaborative mindset
• Ability to adapt and manage multiple priorities simultaneously
• Strong ability to manage stress, priorities, and confidential information
• Commitment to meeting deadlines
• Excellent attention to detail and quality of work
• Initiative and resourcefulness
• Ability to anticipate issues and develop practical solutions
• Strong organizational and time management skills

CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

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