Adjoint administratif/adjointe administrative

Fonds d'action quebecois pour le developpement durable; Quebec; In loco; CAD 42.000 - 64.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Le Fonds d'action quebecois pour le developpement durable cherche une personne rigoureuse et dotée d’un bon sens des responsabilités pour occuper le poste d’adjoint(e) administratif(ve) à Québec.

Sous la responsabilité de l’administration et des finances, elle contribuera au fonctionnement des activités comptables et RH, assurera le suivi des processus et coordonnera les échéances tout en veillant au respect des exigences réglementaires et organisationnelles.

Mansioni

• Préparer et maintenir à jour un calendrier des redditions de comptes des programmes.
• Assurer le suivi administratif des engagements contractuels et des échéances.
• Coordonner les activités d’approvisionnement et les achats de biens et services.
• Assurer la gestion de l’inventaire du matériel informatique, etc.
• Préparer les contrats de travail et les documents liés à la gestion administrative des dossiers employés.
• Coordonner les processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés.
• Veiller au respect des obligations légales et réglementaires (santé, sécurité, Loi 25, etc.).
• Coordonner les activités administratives du comité SST.
• Gérer les boîtes courriel administratives et l’acheminement des demandes.
• Assurer la gestion des messageries vocales administratives.
• Proposer des améliorations visant accroître l’efficacité administrative.

Descrizione del lavoro

Noussommesàlarecherched’unepersonnerigoureuseetquipossèdeunbonsensdesresponsabilitéspourjoindrenotreéquipeàtitred’adjoint(e)administratif(ve).BaséeàQuébec,cettepersonneserasouslaresponsabilitédeladirectiondel’administrationetdesfinances.

Elleaurapourmandatdecontribueraubonfonctionnementdesactivitéscomptables,administrativesetdegestiondesressourceshumainesenassurantlesuividediversprocessus,lacoordinationdeséchéanciersetlerespectdesexigencesréglementairesetorganisationnelles.Elleseraégalementlapersonne-ressourceauprèsdesemployésetdespartenairesexternespourlesdossiersadministratifscourantsetparticipeactivementàl’améliorationcontinuedesprocessusadministratifs.

Principalesfonctionsetresponsabilités

Soutienàlagestionfinancièreetadministrative

• Prépareretmainteniràjouruncalendrierdesredditionsdecomptesdel’ensembledesprogrammes.
• Assurerlesuiviadministratifdesengagementscontractuelsetdeséchéancescontractuelles.
• Coordonnerlesactivitésd’approvisionnementetlesachatsdebiensetservices.
• Assurerlagestiondel’inventairedumatérielinformatique,etc.

Administrationdesressourceshumaines

• Préparerlescontratsdetravail,leslettresadministrativesettoutedocumentationliéeàlagestionadministrativedesdossiersemployés.
• Coordonnerleprocessusd’accueiletd’intégrationdesnouveauxemployés,etc.

Soutienàlaconformitéetàlagouvernance

• AssurerlesuiviadministratifdesobligationsdécoulantdelaLoisurlesnormesdutravail,delaLoisurlasantéetlasécuritédutravail,delaLoi25etdesautresexigencesréglementairesapplicables.
• CoordonnerlesactivitésadministrativesducomitéSST,etc.

Soutienadministratifetlogistique

• Gérerlesboîtescourrieladministrativesetassurerletraitementoul’acheminementdesdemandes.
• Assurerlagestiondesmessageriesvocalesadministratives.
• Coordonnerlesdemandesdesoutieninformatiqueauprèsdufournisseurexterneetassurerlesuividesbilletsdeservice,etc.

Améliorationcontinue

• Participeràladocumentationetàlastandardisationdesprocessusadministratifs.
• Proposerdesaméliorationsvisantàaccroîtrel’efficacitéadministrative.
• Contribueraudéveloppementetàlamiseàjourdesprocédures,modèlesetoutilsdegestiondesressourceshumaines,etc.