adjoint administratif/adjointe administrative

CIBLE FAMILLE BRANDON INC.; Saint-Gabriel; On-site; CAD 35,000 - 52,000; Full time

Job summary

Cible Famille Brandon inc. recherche un candidat pour un poste de soutien administratif et de gestion informatique au sein de l’équipe.

Vous préparerez les réunions, rédigerez les comptes rendus et assurerez le suivi des actions, tout en soutenant les services administratifs et les événements. Vos responsabilités incluent la gestion des documents internes, le suivi des fournisseurs et la maintenance du parc informatique avec l’aide d’un partenaire externe.

Qualifications

• Maîtrise des cycles administratifs et de la tenue des dossiers
• Capacité à préparer et suivre les comptes rendus des réunions
• Compétences en rédaction et en communication écrite
• Savoir coordonner les meetings et activités internes

Responsibilities

• Organiser et soutenir les rencontres de comités et assemblées; préparer documents et comptes rendus
• Gérer la préparation des réunions d’équipe et assurer le suivi des actions
• Suivre les fournisseurs et maintenir la documentation interne (politiques, procédures)
• Gérer les stocks et la maintenance du parc informatique avec le support externe
• Assurer l’accueil et les inscriptions lors d’événements; promouvoir les services
• Contribuer à la préparation des dossiers de fin d’année et à la reddition de comptes

Skills

Gestion administrative

Rédaction et comptes rendus

Gestion des réunions

Soutien aux subventions

Tools

Base de données

Job description

Soutien administratif

• Organiser et soutenir les rencontres de comités, assemblées des membres, et au besoin y participer comme personne-ressource (convocation, préparer documents, prise de notes, rédaction du compte-rendu et suivis);
• Voir à la préparation des réunions d’équipe, prise de notes, compte-rendu et suivis;
• Assurer le suivi auprès des fournisseurs de l’organisme;
• Créer et assurer la mise à jour de documents internes (politiques, procédures, outils de travail);
• Gérer les inventaires (matériel et équipements);
• Produire différents rapports statistiques afin de documenter l’évaluation des activités et programmes et s’assurer de la compilation des résultats;
• Assister la direction dans les demandes de subventions et redditions de comptes.

Gestion informatique

• Coadministrer la base de données;
• Gérer l’arborescence informatique de l’organisme;
• Assurer la maintenance et la mise à jour du parc informatique (avec firme externe) et fournir une assistance technique aux membres de l’équipe;
• Soutenir la responsable des communications dans la gestion du site internet;
• Procéder aux installations techniques lors des événements;

Comptabilité

• Doit connaitre ce qu’est un cycle comptable complet et exécuter certaines tâches de comptabilité (facturation, dépôts, etc);
• Soutenir la direction dans la préparation des dossiers de fin d’année;

Accueil et événements

• Remplacer l’agente à l’accueil et aux inscriptions 1 journée par semaine et lors de ses absences.
• Participer aux événements de l’organisme et à divers événements externes (kiosques et autres) pour promouvoir les activités et services de l’organisme.