Adjoint administratif/adjointe administrative
Placealemploi
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Benefits offered by this job
Job summary
La Bouffe du Carrefour recherche une personne polyvalente pour soutenir l’administration, la comptabilité et la communication de l’organisme. Vous serez impliqué(e) dans la tenue des livres, le suivi budgétaire et la gestion des documents internes, tout en coordonnant les activités sur le site web et les réseaux sociaux.
Le poste implique un rôle clé dans les relations avec la direction générale et les bénévoles, avec des possibilités d’évolution et un environnement axé sur l’efficacité et la
Qualifications
- Formation en administration, bureautique, comptabilité ou équivalent, atout
- Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle administratif
- Expérience dans un organisme à but non lucratif (OBNL), atout
- Maîtrise de la Suite Office, des médias sociaux et de QuickBooks
- Excellente maîtrise du français écrit et parlé
Responsibilities
- Assurer le soutien administratif, comptable et budgétaire de l’organisme (60%)
- Gestion des suivis administratifs courants et tenue des livres
- Aider à la préparation et à la mise à jour des documents administratifs
- Soutenir la direction générale dans la collecte et le suivi des informations budgétaires
- Contribuer à la création et à la mise à jour des documents internes et procédures
- Assurer la gestion des médias sociaux et du site Internet (10%)
- Soutenir l’accueil, l’intégration et le suivi administratif des bénévoles (5%)
Skills
Education
Tools
Job description
Notre mission: vous aider à retrouver le bonheur d'être sur votre X professionnel !
Mots clés
Poste(s) à combler
Postuler avant
Sous la responsabilité de la direction générale, la personne titulaire du poste soutient l’organisme dans la réalisation de ses activités administratives, financières et de communication. Elle contribue aux suivis administratifs et comptables, à la tenue de livres de base, au soutien à la reddition de comptes, aux demandes de financement, à la gestion du site web et des médias sociaux, ainsi qu’à l’accueil et au suivi administratif des bénévoles. Elle peut également appuyer les différentes équipes dans la réalisation d’activités, de projets ou de tâches opérationnelles selon les besoins de l’organisme. Par son sens de l’organisation, sa rigueur et sa discrétion, elle participe activement à l’efficacité administrative, au soutien de l’équipe et au rayonnement de La Bouffe du Carrefour.
- Effectuer les suivis administratifs courants selon les priorités établies par la direction générale
- Assurer la tenue de livres de base et les suivis dans QuickBooks
- Contribuer à la préparation, au classement et à la mise à jour des documents administratifs de l’organisme
- Appuyer la direction générale dans la collecte, l’organisation et le suivi des informations nécessaires à la gestion administrative
- En collaboration avec la direction générale, assurer le suivi administratif des informations budgétaires de l’organisme
- Participer à la création, la mise à jour et l’amélioration de documents internes, politiques, procédures ou outils, en collaboration avec la direction générale
- Peut être appelée à agir comme personne-ressource en absence de la direction générale
- Soutenir la direction générale dans la préparation des demandes de subvention et des documents requis
- Rassembler les pièces justificatives, données et informations nécessaires aux suivis avec les bailleurs de fonds et partenaires
- Contribuer à la rédaction, la mise en page et la préparation des rapports de reddition de comptes
- Assurer un suivi administratif des échéanciers liés aux demandes de financement et aux redditions de comptes
- Maintenir une organisation rigoureuse des dossiers, particulièrement en lien avec le financement
- Assurer la gestion des médias sociaux de l’organisme, incluant la préparation, la planification, la publication et le suivi des contenus, selon les orientations établies
- Réaliser et diffuser des publications ou campagnes simples sur les réseaux sociaux, en appui aux activités, projets et besoins de l’organisme
- Agir à titre de personne-ressource pour le site Internet, en assurant la coordination et la mise à jour, l’ajout ou la modification du contenu
- Veiller à la cohérence de l’image corporative dans les communications et le matériel promotionnel de l’organisme, notamment par l’application de la charte graphique
- Accueillir les personnes bénévoles souhaitant s’impliquer au sein de l’organisme
- Participer à l’intégration des bénévoles et des groupes corporatifs, notamment par la présentation de l’organisme et la visite des lieux
- Orienter les bénévoles vers les membres de l’équipe désignés
- Collaborer avec la direction générale et les responsables internes afin de faciliter l’implication des bénévoles dans l’organisme
- Maintenir une organisation rigoureuse des informations et assurer le suivi de la documentation requise liée aux bénévoles
3780, Grande Allée
Adjala-Tosorontio, Québec, J4T 2V7
Type de salaire
À partir de
Heures par sem.
Conditions diverses
ENVIRONNEMENT ET CONDITIONS DE TRAVAIL
Travail principalement administratif, réalisé dans les locaux de l’organisme
Poste nécessitant de l’autonomie et une bonne gestion des priorités
Interactions régulières avec la direction générale, l’équipe interne, les membres, les bénévoles, la communauté et certains partenaires
Participation occasionnelle à certaines activités ou projets de l’organisme pouvant aller au-delà des tâches strictement administratives, lorsque requis
Possibilité de travailler à l’extérieur durant certaines périodes de l’année, selon les activités de l’organisme
Peut être appelé à soutenir l’équipe dans certaines tâches opérationnelles, notamment par la préparation, l’installation, le déplacement de matériel ou la manutention de charges légères à modérer dans le cadre d’activités
AVANTAGES
Repas du midi fournis via le service de mets cuisinés surgelés (sauf pour la période estivale)
Conciliation travail-famille-école +
4 semaines de vacances payées dès l’embauche (suite à la période d’essai)
Congés santé et bien-être (10) et journées fériées (11) payées
Congé popup et congé gratitude
Cotisation à un régime enregistré d’épargne retraite avec cotisation employeur (suite à la période d’essai)
Assurance salaire avec cotisation employeur (suite à la période de probation)
Programme de santé et bien-être PSBE (suite à la période d’essai)
Équipe de travail dynamique
À partir de 26 $/heure selon l’expérience
Date d’entrée en fonction : à déterminer
Statut d'emploi
Horaire de travail
Date de début d'emploi
Niveau d'éducation requis
Aucun
Expérience requise
1 à 6 mois
Compétences recherchées
Compétences techniques (savoir/savoir-faire) :
Formation en administration, bureautique, comptabilité ou toute combinaison d’expérience pertinente jugée équivalente, un atout.
Minimum de 5 ans d’expérience pertinente dans un rôle administratif
Expérience dans un organisme à but non lucratif (OBNL), un atout
Excellentes connaissances et habiletés avec la Suite Office, les médias sociaux et QuickBooks
Connaissance de Canva, un atout
Excellente maîtrise du français écrit et parlé
Compétences relationnelles et personnelles (savoir-être) :
Rigueur, souci du détail et sens de l’organisation
Autonomie, débrouillardise et capacité à gérer plusieurs priorités
Discrétion, jugement et respect de la confidentialité des informations
Esprit de collaboration et attitude orientée vers le soutien à l’équipe
Capacité d’adaptation dans un environnement communautaire polyvalent et inclusif
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