Technicien ou technicienne en administration - Volet Finances

Santé Québec Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal – Universitaire; Montreal (administrative region); On-site; CAD 54,000 - 76,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibilité horaire

Job summary

La Santé Québec Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal – Universitaire recherche un professionnel polyvalent chargé du soutien financier et administratif, incluant la tenue de livres, le contrôle des dépenses et le suivi des achats pour la direction SAT.

Sous la supervision du chef du service Intelligence d’affaires et Reddition de comptes, il assure les conciliations, l’élaboration de rapports et la vérification de la conformité des documents, tout en soutenant les activités du personnel de bureau.

Qualifications

• Formation académique exigée en lien avec le titre d’emploi.
• DEC en techniques administratives ou équivalent; ou BAC dans un domaine pertinent.
• Connaissances en GRF/GRM et suite Office/M365.
• Bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques.
• Français écrit et oral courant; anglais non requis.

Responsibilities

• Concilier périodiquement les comptes du grand livre.
• Effectuer la conciliation des formations des employés et le rapport annuel.
• Préparer des tableaux synthèses pour le suivi financier.
• Vérifier la conformité bons de commande, devis et factures.
• Effectuer le traitement et le paiement des factures.
• Soutenir les employés pour les comptes de dépense et rapports.

Skills

Aptitude à influencer

Mobiliser

Négocier

Organisation et priorisation

Communication efficace

Travailler en équipe

Gestion du stress

Orientation client

Esprit d’analyse

Education

DEC en techniques administratives

AEC pertinente à la fonction

Certificat en administration

Baccalauréat en administration

Tools

GRF

GRM

Windows

Office 365 / M365

Excel (TD et tableaux croisés)

Job description

Mandat

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données. Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

CONCOURS RÉSERVÉ AU PERSONNEL DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX

Remplacement à temps complet

RESPONSABILITÉS

Sous l’autorité hiérarchique du chef du service Intelligence d’affaires et Reddition de comptes de la CNESST (IARCC) de la Direction adjointe Santé au travail (SAT), le titulaire du poste contribue à titre de soutien technique dans le volet Finances pour des mandats donnés par le service IARCC mais qui contribuent au soutien de toute la direction adjointe.

• Assurer les conciliations périodiques des comptes du grand livre;
• Effectuer la conciliation des formations des employés pour le rapport annuel de fin d’année;
• Préparer des tableaux synthèses de données pour le suivi financier;
• Vérifier la conformité entre les bons de commandes, les devis et les factures;
• Assurer le traitement et le paiement des factures;
• Suivre les abonnements SAT;
• Effectuer les achats avec ou sans bon de commande;
• Assurer la conciliation :
• Des honoraires professionnels;
• Des relevés de la carte de crédit
• Des dépenses de la Direction Adjointe SAT (DA SAT)
• Des dépenses de la Table Nationale de Santé au Travail (TNSAT)
• Soutenir les employés de la DA SAT pour les comptes de dépense;
• Collaborer à la préparation des rapports semestriel et annuel (ETC, inventaire);
• Organiser et effectuer le classement des factures pour lesquels il effectue le suivi selon les normes en vigueur;
• Participer à l’amélioration continue des processus de travail reliés à son secteur d’activité;
• Effectuer la cueillette et l’analyse des données;
• Vérifier l’exactitude des données à l’aide des différents rapports;
• Participer à certaines réunions de suivi des dossiers sous sa responsabilité à la demande de son supérieur immédiat;
• Collaborer à l’orientation du nouveau personnel;
• Contribuer au soutien de toute la direction adjointe dans les domaines reliés à son secteur d’activité;
• Collaborer à plusieurs mandats avec l’équipe du fonds d’exploitation de la Direction financière de Santé Québec du Centre-Sud de l’Île de Montréal - Universitaire;
• Accomplir toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat.
• Formation académique exigée (en lien avec la nomenclature du titre d’emploi)
• Doit détenir un diplôme de fin d'études collégiales (DEC) en techniques administratives

Exigences

• Formation académique exigée (en lien avec la nomenclature du titre d’emploi)
• Doit détenir un diplôme de fin d'études collégiales (DEC) en techniques administratives
• une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente à la fonction ET
• un certificat en administration ou dans une des disciplines suivantes en fonction des activités du secteur : comptabilité, finance, gestion des ressources humaines, relations industrielles, etc.
• la candidate ou le candidat doit s’engager à l’obtenir après l’obtention du poste; ou
• une expérience professionnelle pertinente peut être considérée. — OU —
• un baccalauréat en administration ou dans une des disciplines suivantes en fonction des activités du secteur : comptabilité, finance, gestion des ressources humaines, relations industrielles, etc.
• Expérience de travail (expérience demandée)
• Une année d’expérience de travail en lien avec le domaine des finances;
• Connaissance du réseau de la Santé et des Services sociaux ou du Réseau de santé publique en santé au travail est considérée comme un atout
• Équipements utilisés de manière régulière
• Poste informatique : environnement Windows, suite Office (Outlook, Word et Excel : tableaux croisés dynamiques) et la suite M365.
• Langues et logiciels utilisés de manière régulière
• Français niveau 1
• Word niveau 1
• Excel niveau 1
• Connaissances théoriques appliquées
• Très bonne connaissance de la langue française à l’oral et à l’écrit.
• Très bonne connaissance des logiciels de la suite Office et M365.
• Bonne connaissance des applications GRF et GRM

Mandat

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données. Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

CONCOURS RÉSERVÉ AU PERSONNEL DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX

Remplacement à temps complet

Lieu de travail : 6 555 Métroplitain Est

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Sous l’autorité hiérarchique du chef du service Intelligence d’affaires et Reddition de comptes de la CNESST (IARCC) de la Direction adjointe Santé au travail (SAT), le titulaire du poste contribue à titre de soutien technique dans le volet Finances pour des mandats donnés par le service IARCC mais qui contribuent au soutien de toute la direction adjointe.

• Assurer les conciliations périodiques des comptes du grand livre;
• Effectuer la conciliation des formations des employés pour le rapport annuel de fin d’année;
• Préparer des tableaux synthèses de données pour le suivi financier;
• Vérifier la conformité entre les bons de commandes, les devis et les factures;
• Assurer le traitement et le paiement des factures;
• Suivre les abonnements SAT;
• Effectuer les achats avec ou sans bon de commande;
• Assurer la conciliation :
• Des honoraires professionnels;
• Des relevés de la carte de crédit
• Des dépenses de la Direction Adjointe SAT (DA SAT)
• Des dépenses de la Table Nationale de Santé au Travail (TNSAT)
• Soutenir les employés de la DA SAT pour les comptes de dépense;
• Collaborer à la préparation des rapports semestriel et annuel (ETC, inventaire);
• Organiser et effectuer le classement des factures pour lesquels il effectue le suivi selon les normes en vigueur;
• Participer à l’amélioration continue des processus de travail reliés à son secteur d’activité;
• Effectuer la cueillette et l’analyse des données;
• Vérifier l’exactitude des données à l’aide des différents rapports;
• Participer à certaines réunions de suivi des dossiers sous sa responsabilité à la demande de son supérieur immédiat;
• Collaborer à l’orientation du nouveau personnel;
• Contribuer au soutien de toute la direction adjointe dans les domaines reliés à son secteur d’activité;
• Collaborer à plusieurs mandats avec l’équipe du fonds d’exploitation de la Direction financière de Santé Québec du Centre-Sud de l’Île de Montréal - Universitaire;
• Accomplir toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences

• Formation académique exigée (en lien avec la nomenclature du titre d’emploi)
• Doit détenir un diplôme de fin d'études collégiales (DEC) en techniques administratives
• une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente à la fonction ET
• un certificat en administration ou dans une des disciplines suivantes en fonction des activités du secteur : comptabilité, finance, gestion des ressources humaines, relations industrielles, etc.
• la candidate ou le candidat doit s’engager à l’obtenir après l’obtention du poste; ou
• une expérience professionnelle pertinente peut être considérée. — OU —
• un baccalauréat en administration ou dans une des disciplines suivantes en fonction des activités du secteur : comptabilité, finance, gestion des ressources humaines, relations industrielles, etc.
• Expérience de travail (expérience demandée)
• Une année d’expérience de travail en lien avec le domaine des finances;
• Connaissance du réseau de la Santé et des Services sociaux ou du Réseau de santé publique en santé au travail est considérée comme un atout
• Équipements utilisés de manière régulière
• Poste informatique : environnement Windows, suite Office (Outlook, Word et Excel : tableaux croisés dynamiques) et la suite M365.
• Langues et logiciels utilisés de manière régulière
• Français niveau 1
• Word niveau 1
• Excel niveau 1
• Connaissances théoriques appliquées
• Très bonne connaissance de la langue française à l’oral et à l’écrit.
• Très bonne connaissance des logiciels de la suite Office et M365.
• Bonne connaissance des applications GRF et GRM

Notes

Pour une optimisation du temps dans la réalisation de certains travaux reliés aux Finances, la connaissance dans Excel des fonctionnalités « tableaux croisés dynamiques » et « recherche V » sont un atout afin d’extraire, synthétiser, analyser et explorer les données. La connaissance de l’Entrepôt de données et de GRH est un atout.

• Compétences clés attendues
• Aptitude à influencer, à mobiliser et à négocier de manière positive dans le but d’atteindre les objectifs
• Aptitude à s’organiser et à établir des priorités
• Aptitude à synthétiser l’information, la vulgariser et la communiquer efficacement autant à l’oral qu’à l’écrit
• Aptitude à travailler en équipe interdisciplinaire et à collaborer
• Capacité d’adaptation et de gestion du stress
• Démontre de la rigueur et un grand souci de qualité dans son travail
• Orientation vers la clientèle
• Sens de l’observation, esprit d’analyse et jugement

• Équipements utilisés de manière régulière
• Poste informatique : environnement Windows, suite Office (Outlook, Word et Excel : tableaux croisés dynamiques) et la suite M365.

• Langues et logiciels utilisés de manière régulière
• Français niveau 1
• Word niveau 1
• Excel niveau 1
• Connaissances théoriques appliquées
• Très bonne connaissance de la langue française à l’oral et à l’écrit.
• Très bonne connaissance des logiciels de la suite Office et M365.
• Bonne connaissance des applications GRF et GRM

Flexibilité de l'horaire : Possibilité d'aménagement de temps de travail (9/10 ou 4/32) + Début de journée de travail de 7 heures entre 7:00 et 9:00 au choix de l'employé.

Seules les personnes retenues seront contactées pour participer au processus de sélection.