Adjoint(e) Administratif(ive)

Gexel Telecom International Inc.

Lanaudière

On-site

CAD 54,000 - 66,000

Full time

5 days ago

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Benefits offered by this job

Repas fourni sur place

3 semaines de vacances

RVER - régime volontaire d’épargne

Job summary

Maison Mémoire du Cœur recherche une personne polyvalente pour assurer le soutien administratif, comptable et organisationnel. Vous contribuerez à la coordination des horaires, au secrétariat et au suivi des opérations.

Le poste nécessite une solide maîtrise de Microsoft 365 et des outils comptables; expérience en paie et déclarations associées est un atout.

Qualifications

DEC en technique de bureautique, comptabilité de gestion ou formation pertinente.

Responsibilities

Soutien administratif, comptable et organisationnel au quotidien.
Coordination administrative et gestion des horaires.
Soutien aux opérations comptables et secrétariat du conseil d’administration.
Gestion des achats et factures; dépôts et paiements.
Gestion paies et cessations d’emploi; déclarations d’accidents du travail.
Suivi administratif RH et mouvement de personnel.

Skills

Rigueur et souci du détail

Organisation

Autonomie et initiative

Capacité rédactionnelle

Esprit d’équipe

Education

DEC en bureautique/comptabilité de gestion

Tools

Microsoft 365

Adobe Pro

Caméléon

Employeur D (Desjardins)

Job description

Description de l’employeur

La Maison Mémoire du Cœur est un milieu humain et bienveillant ayant pour mission d’offrir des services adaptés et un environnement sécuritaire à sa clientèle. Reconnue pour son approche empreinte de respect, d’écoute et de compassion, l’organisation veille quotidiennement au bien-être des résidents et de leurs proches grâce à une équipe engagée et dévouée.

Lieu de travail

Joliette, Québec.

Description du poste

Sous la supervision de la direction générale, la personne titulaire du poste agit à titre de ressource clé au sein de l’organisation. Elle assure un soutien administratif, comptable et organisationnel essentiel au bon fonctionnement quotidien de la Maison Mémoire du Cœur. Elle joue également un rôle central dans la coordination administrative, la gestion des horaires, le soutien aux opérations comptables, les communications internes ainsi que les activités liées au secrétariat et au conseil d’administration.

Soutien à la direction générale et aux opérations

Assister la direction générale dans le bon fonctionnement quotidien de l’organisation;
Assurer la mise en application des notes internes et des nouvelles directives;
Collaborer étroitement avec l’ensemble de l’équipe afin de soutenir les opérations administratives et organisationnelles;
Participer à l’amélioration continue des méthodes de travail administratives;

Gestion administrative et comptable

Analyser les demandes d’achats et effectuer les validations nécessaires auprès de la direction générale;
Effectuer l’entrée des factures fournisseurs dans le module des comptes à payer;
Réaliser les dépôts et les paiements de factures;
Effectuer les conciliations bancaires;
Gérer les petites caisses des résidents et la petite-caisse menues dépenses
Préparer les paies et effectuer leur comptabilisation dans le système comptable;
Préparer les cessations d’emploi;
Gérer les déclarations d’accidents de travail;
Assurer les suivis administratifs auprès de la mutuelle de prévention;

Gestion des horaires et soutien RH

Effectuer les tâches administratives liées aux mouvements de personnel et à l’attribution des postes;
Tenir à jour différentes listes administratives telles que probation, ancienneté, départs et arrivées;
Habileter avec les horaires des employés syndiqués;
Tenir à jour la liste des employés avec leur poste et fonction;
Mettre à jour les banques de congés de maladie et de congés fériésselon convention collective et concilier celles-ci avec le système de paye;

Secrétariat et soutien administratif

Accueillir, informer et diriger les visiteurs, familles et sous-traitants;
Tenir à jour le fichier des résidents; arrivées, départs, allergies, etc;
Acheminer les appels et assurer le suivi des communications;
Rédiger diverses correspondances pour la direction générale;
Participer à la rédaction des procès-verbaux ainsi que de documents destinés au conseil d’administration;
Gérer l’inventaire et effectuer les achats de fournitures de bureau;
Gérer l'inventaire et effectuer les achats d'épicerie;
Agir à titre de personne-ressource pour le système téléphonique;
Assurer la gestion du classement et des archives administratives;
Effectuer toute autre tâche connexe liée au poste;

Exigences du poste

Formation et expérience

DEC en technique de bureautique, comptabilité de gestion ou toute autre formation pertinente;
Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans un poste similaire;
Excellente maîtrise de l’environnement Microsoft 365, notamment Outlook, Excel, Word et PowerPoint;
Bonne connaissance d’Adobe Pro;
Connaissance du logiciel Caméléon, un atout;
Connaissance du logiciel Employeur D (Desjardins), un atout;
Excellente maîtrise du français parlé et écrit;

Compétences recherchées

Excellente capacité rédactionnelle et esprit de synthèse développé;
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
Sens de l’organisation et excellente gestion des priorités;
Rigueur et souci du détail;
Capacité à respecter des échéanciers serrés;
Aptitude à maintenir des suivis administratifs rigoureux;
Habileté à communiquer efficacement dans des situations délicates;
Capacité à développer et améliorer des outils de travail selon les besoins de l’organisation;

Profil recherché

Entregent et approche professionnelle;
Souci du travail bien fait et du service à la clientèle;
Autonomie et sens de l’initiative;
Esprit d’équipe et collaboration;
Méthode et rigueur;
Créativité et capacité d’adaptation;
Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations confidentielles;

Conditions de travail