Coordonnateur | Coordonnatrice administrative

EBC Inc.; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

4 semaines de vacances annuelles

Assurances collectives

Médecin virtuel 24h/24

REER collectif

Formation et perfectionnement

Job summary

EBC Inc. recherche un coordonnateur(trice) administratif(ve) à Montréal pour assurer la coordination administrative et documentaire des appels d’offres et soutenir les activités comptables fournisseurs.

Le poste exige une excellente maîtrise du français et un anglais fonctionnel, ainsi qu’une forte rigueur et autonomie. Vous rejoindrez une équipe dynamique et bénéficierez d’un ensemble d’avantages incluant 4 semaines de vacances et un régime d’assurances collectives, avec opportunités de

Qualifications

• Maîtrise avancée de Microsoft 365 (Excel, Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint)
• Saisie, vérification et consolidation de données dans plusieurs systèmes
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Bilinguisme: Français et Anglais fonctionnel pour communiquer avec la direction et les acteurs canadiens

Responsibilities

• Coordination administrative et documentaire des appels d’offres.
• Soutien au démarrage des projets d’estimation et dépôt administratif.
• Gestion des envois de colis et courriers et gestion des appels entrants.
• Participation à l’organisation d’événements sociaux et soutien au service clientèle.
• Gestion des documents fournisseurs et consolidation dans le système.

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Initiative

Proactivité

Adaptabilité

Service interne

Tools

Microsoft 365

Excel

Outlook

Teams

SharePoint

PowerPoint

Job description

Job Description

Depuis plus de 50 ans, l’équipe bâtiment donne vie à d’innombrables projets de construction, se démarquant par la grande qualité de ses travaux, respectant les plus hauts standards de l’industrie et visant l’obtention de certifications environnementales. Les ingénieurs, architectes et autres spécialistes en bâtiment œuvrent avec cœur et ardeur afin de respecter les échéanciers et surpasser les attentes des clients, tout en améliorant le mieux-être des communautés.

Depuis plus de 50 ans, l’équipe bâtiment donne vie à d’innombrables projets de construction, se démarquant par la grande qualité de ses travaux, respectant les plus hauts standards de l’industrie et visant l’obtention de certifications environnementales. Les ingénieurs, architectes et autres spécialistes en bâtiment œuvrent avec cœur et ardeur afin de respecter les échéanciers et surpasser les attentes des clients, tout en améliorant le mieux-être des communautés.

Édifices à bureaux, centres hospitaliers et de recherche, établissements d’enseignement, immeubles résidentiels, hôtels, centres commerciaux, usines, centres sportifs et culturels, notre équipe excelle à ériger ces lieux en utilisant les outils à la fine pointe de la technologie et place l’humain au cœur de ses préoccupations en prônant une approche collaborative innovante.

Venez bâtir l’avenir avec nous!

Responsabilités

Sous la supervision de la gestionnaire des services administratifs, les responsabilités du coordonnateur/trice administratif(ve), se diviseront en 2 axes :

Volet Adminstration :

Service à la clientèle :

• Gestion des envois de colis et courriers;
• Gestion des courriels de la boite du bureau de Montréal;
• Commandes de papeterie et divers articles de bureau;
• Gestion des appels entrants;
• Participation à l’organisation d’événements sociaux.

Gestion comptable payables de fournisseurs

• Obtenir et vérifier tous les documents nécessaires pour chacun des fournisseurs;
• Consolidation et réception des bons de livraison dans le système informatique.

Autres tâches administratives

• Effectuer les dépôts bancaires et transmettre l’information aux comptes payables;
• Participer à l’optimisation des méthodes de travail;
• Effectuer toute autre tâche connexe afin d’assurer le bon fonctionnement du département;

Volet Estimation :

Relevant de la direction de l’estimation, le/la coordonnateur/trice assure la coordination administrative et documentaire des appels d’offres.

Principales responsabilités

• Coordination des nouveaux appels d’offres
• Soutien au démarrage des projets d’estimation
• Préparation administrative et dépôt
• Coordination de l’ouverture et des résultats des soumissions

Compétences techniques

• Très bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Outlook, Teams, SharePoint et PowerPoint.
• Capacité à saisir, vérifier, consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes.
• Bonne compréhension des méthodes de classement électronique, de gestion des versions et de contrôle documentaire.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
• Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit.

Compétences organisationnelles

• Excellente capacité de planification et de gestion des priorités.
• Grande rigueur dans la saisie, la validation et la mise à jour de l’information.
• Capacité à structurer les dossiers de manière uniforme et facilement compréhensible.
• Bon jugement pour reconnaître les renseignements incomplets, incohérents ou urgents.

Requirements

Exigences

• Très bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Outlook, Teams, SharePoint et PowerPoint.
• Capacité à saisir, vérifier, consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes.
• Bonne compréhension des méthodes de classement électronique, de gestion des versions et de contrôle documentaire.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
• Bilinguisme: français, anglais fonctionnel afin de pouvoir communiquer avec la haute direction et avec certains acteurs clés répartis partout au Canada;

Profil recherché

• Sens élevé de l’organisation.
• Minutie et souci du détail.
• Fiabilité et sens des responsabilités.
• Autonomie et initiative.
• Proactivité.
• Capacité d’adaptation.
• Souci du service interne.

Benefits

• Salaire compétitif;
• 4 semaines de vacances annuelles dès l’entrée en poste;
• Programme complet d’assurances collectives modulaire dès l’entrée en poste;
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
• Programme d’aide aux employés;
• Programme de vêtements corporatifs dès l’embauche;
• REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
• Programmes de formation et de perfectionnement;
• Milieu de travail convivial;
• Club social et comité santé mieux‑être actifs;
• Environnement diversifié, innovant et stimulant;
• Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.